Die digitale Vertragsakte – zentral, revisionssicher und hochverfügbar.

Ob Einkauf, Rechts-oder IT-Abteilung – die Erstellung und Verwaltung von Verträgen betrifft verschiedene Fachabteilungen, teilweise sogar über mehrere Standorte hinweg. Um die Effizienz im Vertragswesen zu steigern, stehen Unternehmen vor der Herausforderung:

• Defizite im Informationszugriff und der Informationssuche zu beseitigen.
• Mehrfachablagen (meist in „Filestrukturen), Intransparenz und Datenfriedhöfe abzuschaffen.
• Elektronische Dokumenten zentral und revisionssicher zu speichern.
• Alle Informationen unterschiedlichen Formats z.B. aus Notizen, E-Mail aufzubewahren
• Termine und Fristen einzuhalten.

Mit dem Einsatz der digitalen Vertragsakte gewinnt das Vertragswesen an Dynamik. Neben der zentralen und revisionssicheren Ablage aller Verträge und der dazugehörigen Dokumente bietet die elektronische Akte ein ausgereiftes Berechtigungskonzept. Vertrauliche Dokumente dürfen nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden.

Besonders profitieren die Mitarbeiter von der automatisierten Überwachung der Vertragslaufzeiten, Überblick  aller im Unternehmen vorhandenen Verträge und der einzelnen Vertragskonditionen.  Über verschiedene Suchmöglichkeiten werden Verträge und Vertragsinhalten schnell recherchiert.

Durch die Automatisierung des Genehmigungsprozesses per Knopfdruck mittels eines integrierten Workflows und der erhöhten Transparenz minimiert sich der manuelle Aufwand des einzelnen Mitarbeiters. Interne Kosten werden gesenkt und das Risiko eines monetären Verlustes durch z. B. vergessene Kündigungen der Vertragslaufzeiten minimiert.

Verwalten Sie Ihre Verträge zentral und gewinnen Sie dadurch mehr Transparenz und Effizienz in Ihrem Vertragswesen. Profitieren Sie in den einzelnen Fachabteilungen von:

Verwaltung (Vertragswesen)

• Systematische Aktenstruktur (gemäß Unternehmensstruktur bzw. Vertragstyp)
• Überwindung von Medienbrüchen
• Dezentraler Zugriff
• Individuell gestaltbares Berechtigungskonzept
• Auswertungsmöglichkeiten (z.B. Zahlungspläne über mehrere Verträge und Vertragsarten)
• Wiedervorlage und Fristenüberwachung (optional Outlookintegration)
• Schnelles Auffinden der Informationen
• Automatisierte Eskalationsmöglichkeiten
• Übersicht aller Vertragsparameter
• Detaillierte Sicht auf Vertragspartner
• Aufgabenverteilung mittels Workflow (flexible Genehmigungsabläufe und Vertreterregelung)
• Vorlagen zur Vertragserstellung (z.B. Miet-, Kauf, Leasing-,Lieferantenverträge usw.)
• revisionssichere Ablage im Archiv

IT

• Performance-Sicherheit
• Beratungskompetenz und Erfahrung des HENRICHSEN-Teams
• Projektmanagement-Standards und -Services

Management

• Minimierung des Risikopotentials bei persönlicher Haftung
• Zugriffsschutz bei vertraulichen Vertragsinformationen
• Unterstützung der Liquiditätsplanung (mittels Zahlungspläne)
• Einhaltung von Compliance-Richtlinien
• Reduzierung von Verwaltungskosten und Papierkopien

Im Herbst 2009 führte Hans Kupfer & Sohn die Software-Lösung EASY Contract zur zentralen Verwaltung aller Verträge im Haus ein. Heute profitieren alle Mitarbeiter von der übersichtlichen, abteilungsbezogenen Darstellung aller Verträge im Unternehmen. Mit nur wenigen Mausklicks haben nun die Bereichsleiter einen schnellen und einfachen Einblick in die Originalverträge und kommerziellen Rahmenbedingungen. Insbesondere die Finanzbuchhaltung wurde sichtlich entlastet. Auf Fristen zur Verlängerung oder Kündigung werden die Verantwortlichen per Mail hingewiesen. „Lange Laufzeiten innnerhalb des Unternehmens werden komplett eingespart, weil alle Verträge permanent verfügbar sind. Das mühsame Heraussuchen von gültigen Verträgen aus einem Wust von Dokumenten entfällt.“ Michael Stephan, IT-Abteilungsleiter bei Hans Kupfer & Sohn.

 

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2010 entschied sich die Pensionskasse Post für die Einführung der digitalen Vertragsakte mit dem langjährigen IT-Partner HENRICHSEN. Innerhalb von weniger als 10 Tagen war die revisionssichere und effiziente Standardlösung zur zentralen Verwaltung aller Verträge implementiert, nutzt  die bestehende Infrastruktur und entlastet die Verwaltung enorm. Aufwändige Prozesse wie die Überwachung von Fristen oder das Anfordern relevanter Unterlagen durch andere Abteilungen entfallen. Der Zugriff auf alle Verträge erfolgt dezentral, die Informationen sind sofort verfügbar. Die Effizienz in den Fachabteilungen wurde spürbar gesteigert. „Wir konnten uns hier im Hause von der kompetenten, schnellen und gewissenhaften Arbeitsweise der Mitarbeiter von HENRICHSEN überzeugen. Wir setzen auch in Zukunft auf die gute Zusammenarbeit!“ Urs Buess, Leiter Organisationsentwicklung bei der Pensionskasse

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