Wo ist die Rechnung vom Lieferanten Müller? Ist diese denn noch immer nicht freigegeben?
Diese Situation ist den Mitarbeitern in der Buchhaltung nur allzu bekannt. Das Finanzwesen in Unternehmen kämpft täglich mit zu vielen Kopien und zu langsamen Durchsatz ihrer Rechnungen.
Mit der automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung verbessern Sie Ihre Prozessgeschwindigkeit.
Mit der Invoice-Lösungen aus unserem Haus gewinnen Sie wieder mehr Transparenz und Effizienz in Ihrem Rechnungsverarbeitungsprozess. Inzwischen arbeitet fast jedes dritte Unternehmen mit der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung und nutzt die Skontovorteile.
Die Rechnungsstrecke auf einen Blick:
Diese Situation ist den Mitarbeitern in der Buchhaltung nur allzu bekannt. Das Finanzwesen in Unternehmen kämpft täglich mit zu vielen Kopien und zu langsamen Durchsatz ihrer Rechnungen.
Mit der automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung verbessern Sie Ihre Prozessgeschwindigkeit.
Mit der Invoice-Lösungen aus unserem Haus gewinnen Sie wieder mehr Transparenz und Effizienz in Ihrem Rechnungsverarbeitungsprozess. Inzwischen arbeitet fast jedes dritte Unternehmen mit der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung und nutzt die Skontovorteile.
Die Rechnungsstrecke auf einen Blick:
Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung – schnell, effizient und transparent
Hoher manueller Aufwand, langsamer Durchsatz und fehlende Übersicht bei der papierbezogenen Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen – Mitarbeiter der Buchhaltung sind täglich mit Kopieren von Unterlagen und der Nachfrage nach dem Bearbeitungsstatus einer Rechnung konfrontiert. Seit der Vereinfachung des Steuergesetztes 2011* können jetzt auch Rechnungen ohne qualifizierte Signatur gestellt werden. Somit fällt zukünftig unter Umständen der erste Bearbeitungsschritt - das Scannen einer Rechnung - weg, dennoch stehen Unternehmen und Ihre Mitarbeiter weiterhin vor folgenden Herausforderungen:
Unsere leistungsfähige Invoice-Lösung unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung des Eingangsrechnungsvolumen und der effizienten Rechnungsbearbeitung (Papier oder Digital). Über multifunktionsfähige Scanner werden Papierrechnungen eingescannt, digitale Rechnungen laufen automatisiert in ein eigens dafür vorgesehenes Postfach. Rechnungskopf-und Positionsdaten werden ausgelesen und mit den Stammdaten des ERP-Systems abgeglichen. Über eine Schnittstelle werden die Buchungsdaten im System vorerfasst und im revisionssicheren Archiv automatisch abgelegt.
Mittels eines vordefinierten Workflowsenarios können die Rechnungen am Arbeitsplatz sowie über mobile Endgeräte von den zuständigen Mitarbeitern freigegeben werden. Ein zentrales Rechnungseingangsbuch gibt Aufschluss über den Bearbeitungsstatus der Rechnung. Ein Eskalationsszenario informiert die Buchhaltung per Mail rechtzeitig vor Ablauf der Skontofristen. Vertreterregelungen schließen eine Verzögerung des Prozesses nahezu aus.
Anschließend werden die Rechnungsdaten im FIBU-System verbucht.
Wir unterstützen Sie ganzheitlich und beraten Sie auf Basis unserer 30-jährigen Erfahrung und über 1.500 Installationen. Wir bieten:
• Analyse-und Konzeptionsworkshop
• Integration der Lösung (inklusive Test-und Produktivsetzung)
• Soft- und Hardware-Komponenten
• Projektplanung und -steuerung
• Verfahrensdokumentation
Optimieren Sie Ihre Ressourcen und sparen Sie Kosten!
Hoher manueller Aufwand, langsamer Durchsatz und fehlende Übersicht bei der papierbezogenen Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen – Mitarbeiter der Buchhaltung sind täglich mit Kopieren von Unterlagen und der Nachfrage nach dem Bearbeitungsstatus einer Rechnung konfrontiert. Seit der Vereinfachung des Steuergesetztes 2011* können jetzt auch Rechnungen ohne qualifizierte Signatur gestellt werden. Somit fällt zukünftig unter Umständen der erste Bearbeitungsschritt - das Scannen einer Rechnung - weg, dennoch stehen Unternehmen und Ihre Mitarbeiter weiterhin vor folgenden Herausforderungen:
- Die schnelle Bearbeitung einer Rechnung zu gewährleisten
- Ausdrucke und Kopien zu vermeiden
- Den Überblick zu behalten, Doppelarbeit vermeiden
- Skontomöglichkeiten ausschöpfen
- Gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Unsere leistungsfähige Invoice-Lösung unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung des Eingangsrechnungsvolumen und der effizienten Rechnungsbearbeitung (Papier oder Digital). Über multifunktionsfähige Scanner werden Papierrechnungen eingescannt, digitale Rechnungen laufen automatisiert in ein eigens dafür vorgesehenes Postfach. Rechnungskopf-und Positionsdaten werden ausgelesen und mit den Stammdaten des ERP-Systems abgeglichen. Über eine Schnittstelle werden die Buchungsdaten im System vorerfasst und im revisionssicheren Archiv automatisch abgelegt.
Mittels eines vordefinierten Workflowsenarios können die Rechnungen am Arbeitsplatz sowie über mobile Endgeräte von den zuständigen Mitarbeitern freigegeben werden. Ein zentrales Rechnungseingangsbuch gibt Aufschluss über den Bearbeitungsstatus der Rechnung. Ein Eskalationsszenario informiert die Buchhaltung per Mail rechtzeitig vor Ablauf der Skontofristen. Vertreterregelungen schließen eine Verzögerung des Prozesses nahezu aus.
Anschließend werden die Rechnungsdaten im FIBU-System verbucht.
Wir unterstützen Sie ganzheitlich und beraten Sie auf Basis unserer 30-jährigen Erfahrung und über 1.500 Installationen. Wir bieten:
• Analyse-und Konzeptionsworkshop
• Integration der Lösung (inklusive Test-und Produktivsetzung)
• Soft- und Hardware-Komponenten
• Projektplanung und -steuerung
• Verfahrensdokumentation
Optimieren Sie Ihre Ressourcen und sparen Sie Kosten!
Während der Einführung und nach Produktivsetzung der Invoice-Lösung profitieren Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen von:
Buchhaltung
IT
Management
Qualitätsmanagement
Buchhaltung
- Höherer Transparenz durch das zentrale Rechnungseingangsbuch
- Übersicht über den Bearbeitungsstatus einer Rechnung
- Einhaltung von Skontofristen
- Reduzierung von Kopierablagen
- Vermeidung von Fehlbuchungen
- Medienbruchfreiem Arbeiten
- Dezentraler Zugriff (auch über Mobile Devices)
- Eskalationsmechanismen bei nicht fristgerechter Bearbeitung
- Vertreterregelung bei Urlaub, Krankheit oder Abwesenheit
IT
- Erfahrungen und Prozess-Knowhow der HENRICHSEN-Spezialisten
- Qualitativ hochwertige Software- und Hardware-Produkte namhafter Hersteller
- Nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft
- Adminschulung nach „train the trainer“-Prinzip
- Performancesicherheit
Management
- Planungs-und Investitionssicherheit
- Kosteneinsparung durch Ausnutzung von Skonti und Reduzierung des Zeit-und Resourcenaufwands
- Einhaltung der Compliance-Richtlinien
Qualitätsmanagement
- Verbesserte Prozesssteuerung und – qualität
 | „Früher waren die Rechnungen erst einmal im ganzen Unternehmen unterwegs und kamen oftmals erst nach ein paar Wochen in die Finanzbuchhaltung. Mit HENRICHSEN Invoice Solution4SAP haben wir jetzt immer den Überblick über die Rechnungen. Skontoverluste gehören bei uns der Vergangenheit an. Die Rechnungen werden standortübergreifend einheitlich erfasst, zentral bearbeitet und revisionssicher abgelegt!“ Anita Lotter, Leiterin der Finanzbuchhaltung bei Hans Kupfer |
 | „Die Finanzbuchhaltung hat wieder die Herrschaft über die Rechnungen und das Controlling freut sich. Unser direkter HENRICHSEN-Kundenberater war täglich erreichbar. Mit ihm konnten wir in der gesamten Projektphase immer alles durchsprechen. Wir sind sehr zufrieden. “ |
 | „Unsere Rechnungen verbuchen wir jetzt innerhalb von zwei bis vier Tagen nach Eingang, unser Belegfluss hat sich dadurch erheblich verbessert. Unsere Kompetenz gegenüber Wirtschafts-, Finanz und Zollprüfern wurde erheblich gesteigert, da wir den direkten und schnellen Zugriff auf alle Eingangsrechnungen haben!.” Dieter Hümmer, Leiter Finanzbuchhaltung bei RZB Leuchten |
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Kontakt
Sarah Waßmann
0911-64163-39
