Europäische Unternehmen erstellen jedes Jahr mehr als 18 Milliarden Rechnungen. Die meisten davon kommen heute immer noch auf dem Postweg und erreichen ihre Empfänger in Papierform. Die manuelle Erfassung der Rechnungsinhalte in die vorhandenen IT-Systeme sind nur mit großem Aufwand zu bewältigen.

Anschließend erfolgt die Ablage der Rechnungen nach dem Prüf- und Freigabeprozess – teilweise bereits in elektronischer Form, meistens jedoch herrschen noch großflächige Papierarchive vor. Dazu kommt ein hoher Zeitaufwand für die manuelle, papiergebundene Verarbeitung der Rechnungen im Prüfprozess, wodurch es häufig zu Verzögerungen im Prozess kommt.

Die Folge: Bei Nichteinhaltung der Skontofristen oder durch Verzugszinsen können unnötige Mehrkosten entstehen. Ebenso ist nach der herkömmlichen Eingangsrechnungsbearbeitung die Recherche der Rechnung meist sehr umständlich, da diese beispielsweise nach unterschiedlichen Ablagesystemen (Datum, Buchungsnummer, Firmenname…) einsortiert wurden.

Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten ist der Zugriff auf die zentrale Papierablage äußerst schwierig und in der Regel mit vielen Rechnungskopien verbunden.

Durch die Umstellung auf eine digitale Eingangsrechnungsbearbeitung soll der Prozessablauf wesentlich optimiert und dadurch beschleunigt werden. Die Einhaltung der Skontofristen, die Transparenz des Prüfungs- und Freigabeprozesses und die Vermeidung von unnötigen Rechnungskopien stehen dabei im Vordergrund.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Beschleunigte Arbeits- und Durchlaufprozesse verbessern Cashflow
• Frühere Vorsteuerrückzahlung
• Vermeidung von Vertragsstrafen
• Return on Investment innerhalb 12 Monaten
• Effizientere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen durch automatisierte Workflows
• Senkung der Bearbeitungskosten pro Rechnung
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Prozess der digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung:


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Download:
Datenblatt Eingangsrechnungsbearbeitung der HENRICHSEN


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