Aufbewahrung der Personaldaten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind personenbezogene Daten nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses grundsätzlich zu löschen.

Es gibt aber Ausnahmen, beispielsweise für Sozialversicherungsunterlagen oder zur Arbeitnehmerüberlassung, wo eine längere Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben ist.


In diesen Fällen sind Unternehmen verpflichtet, die Daten vorzuhalten, aber als „GESPERRT“ zu kennzeichnen, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken.

Einzelne Dokumente aus papiergeführten Personalakten zu sperren ist mit hohem Aufwand verbunden. Es müssen einzelne Seiten entnommen, neu abgeheftet und schließlich an einem für Unbefugte unzugänglichen Ort aufbewahrt werden.

Anders jedoch bei der elektronischen Personalakte: mit nur einem Klick kann ein Personalleiter einzelne Ordner  oder Dokumente für alle Mitarbeiter sperren. Der komplette Ordner kann aus der Ansicht genommen werden, so dass unbefugte Mitarbeiter noch nicht einmal die Existenz der Dokumente vermuten können.

Mehr Informationen zu den rechtlichen Hintergründen finden Sie in unserem Expertenforum in dem Beitrag von Rolf Haarmann, Fachanwalt für Arbeitsrecht.


Weitere Vorteile der digitalen Personalakte:  

• Einfache Verwaltung und Pflege der Stammdaten und Personaldokumente 
• Zentrale Ablage aller Dokumente (Abrechnungsdaten, E-Mail, Papier, etc.)
• Standortunabhängiger, webbasierter Zugriff und Recherche auf die Akten
• Dezentraler Mehrfachzugriff auf ausgewählte Personaldokumente (per webbasierten Client)
• Individuell gestaltbares Berechtigungskonzept
• Fristenüberwachung mit Wiedervorlage und Erinnerungsfunktion
• Workflowgesteuerte Personalprozesse (z.B. Mitarbeiterintegration)
• Revisionssicherheit und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
• Flexibles Standardprodukt, anpassbar an individuelle Anforderungen
• Benutzerfreundliche (Intuitive) Handhabung
• Nahtlose Integration in die IT-Landschaft
• Anbindung an das HR-Abrechnungssystem
• Einbinden von Office-Produkten, Mailsystem, etc.
• Auch für Personaldienstleister geeignet

 

<- Zurück zu: Expertenforum