Digitale Akten Lösungen

Transparenz schaffen und die Dynamik in den Prozessen Ihrer Fachabteilungen steigern


Erhebliche Mehrwerte durch den Einsatz von Digitalen-Akten-Lösungen in Ihrer Fachabteilung

 

Der Mehrwert einer Digitalen Aktenlösung geht weit über die Vorteile des klassischen Dokumentenmanagements hinaus. Mit ihren übersichtlichen Aktenregistern ist diese nicht nur eine schnelle Informationsquelle für zuständige Mitarbeiter, sondern ermöglicht über flexible Workflows auch eine effiziente und strukturierte Bearbeitung eines Geschäftsvorgangs in kurzer Zeit und jederzeit nachvollziehbar.

 


Dabei erleichtert eine einheitliche Ablagestruktur eingehender Dokumente zu einem bestimmten Geschäftsfall den schnellen Zugriff auf relevante Informationen – direkt vom Arbeitsplatz aus oder von unterwegs. Die aktuellste Version eines Dokuments ist so immer schnell zur Hand. Dank der Office Integration können der Akte jederzeit weitere Dokumente wie zum Beispiel Anschreiben, Aktenvermerke und E-Mails zugeordnet werden.  Unterschiedliche Prozesse mit Prüf- und Freigabeschritten können jederzeit direkt aus der Akte angestoßen werden. So gewinnt Ihre Vorgangsbearbeitung an Dynamik. 

DIGITALE VERTRAGSAKTE
DIGITALE PERSONALAKTE
DIGITALE PROJEKTAKTE
DIGITALE KUNDENAKTE
DIGITALE EINKAUFSAKTE
DIGITALE QM-AKTE

MEHR EFFIZIENZ IM VERTRAGSMANAGEMENT (CONTRACT MANAGEMENT)

 

Unzählige Vertragskopien in physischen Papierordnern kursieren heute oftmals noch verstreut im ganzen Unternehmen.  Doch bleibt die Sicherheit vertraulicher Informationen gewährleistet? Wer hat den Gesamtüberblick und behält die Fristen im Blick?

 

Die digitale Vertragsakte bietet eine umfassende Vertragsverwaltung, die alle relevanten Vertragsinformationen an zentraler Stelle zusammenführt. Ein leistungsfähiges Termin- und Workflowmanagement bietet beste Unterstützung für den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der Anbahnung und Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung.

 

Genehmigungsworkflow und Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen

 

  • Besserer Überblick aller Verträge und der einzelnen Vertragskonditionen
  • Bei Überschreitung der zeitlichen Fristen setzt ein mehrstufiges Eskalationsverfahren ein
  • Reduzierung der internen Kosten und des Risikos eines monetären Verlustes durch z.B. vergessene Kündigungen der Vertragslaufzeiten
  • Vertretungsregelungen für abwesende Mitarbeiter

 

SAP Lösung digitale Vertragsakte    SharePoint Lösung digitales Vertragsmanagement

HOHE ANFORDERUNGEN AN EIN MODERNES PERSONALMANAGEMENT

 

Die Digitale Personalakte (DPA) ist das zentrale IT-Modul im HR-Bereich zur Optimierung und Beschleunigung von HR-Prozessen. Neben nachweisbarer Prozesskostenreduzierung werden auch höchste Ansprüche an Compliance und Datenschutz gerade durch die digitale Personalakte realisiert.

 

Die digitale Personalakte stellt, unabhängig vom führenden System, wie HCM im SAP-Umfeld oder in Microsoft-Umgebungen die optimale Ergänzung zu Abrechnungssystemen, HR-Informationssystemen oder zu Bewerber-Management-Tools dar.

 

Durch die DPA werden komplett papierlose Prozesse ermöglicht: Mitarbeitern und Führungskräften können Employee-, bzw- Management-Selfservices (ESS, MSS) zur Verfügung gestellt werden, sog. Schattenakten verschwinden, die HR-Anbindung von in- oder ausländischen Niederlassungen erfolgt BDSG-konform und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

 

Laut einer Studie verbringen Mitarbeiter pro Tag rund 67 Minuten mit Suchen nach Informationen. Tendenz steigend. Mit der DPA optimieren Sie ihr Informations-Management im HR Bereich und können dadurch messbare Wertschöpfungssteigerungen erzielen.

 

Dies ermöglicht HR-Leitern und Mitarbeitern, ihre Rolle als Businesspartner und Begleiter strategischer Prozesse und Projekte im Unternehmen wahrzunehmen.

 

Weiteres erfahren Sie auch unter Lösungen – HR Prozesse

MEHR TRANSPARENZ IM AUFTRAGS- UND PROJEKTMANAGEMENT

 

Projektpläne mit Termin- und Kostenabsprachen, Projekthandbuch und Projektdokumentationen –  alle projektbezogenen Dokumente sind in der Projektakte beheimatet. Doch meist gehen die Anforderungen in Unternehmen noch weiter. Oftmals bietet sich eine Kombination aus Kunden- / Auftrags- und Projektakte an.

 

Über individuelle Zugriffsrechte erhalten alle Projekt- und Vorgangsbeteiligten – intern wie extern – eine unterschiedliche Sicht auf den gleichen Datenbestand. Vertreterregelungen gewähren dabei jederzeit Zugriff auf aktuelle Listen mit offenen Punkten und ein reibungsloser Projektverlauf bleibt sichergestellt. Interne Vorgänge werden beschleunigt, externe Zuständigkeiten haben jederzeit die Einsicht auf Protokolle und Vereinbarungen. Der mobile Zugriff z.B. per Tablet oder mittels modernsten Web-Technologien versorgt Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall mit wichtigen Projektinformationen.

 

Die hohe Flexibilität der dynamischen Aktenstrukturen ermöglicht es, kurzfristig auf Änderungen im Projekt zu reagieren, neue Rollen zuzuweisen oder Register hinzuzufügen/ zu ändern. Funktionen wie beispielsweise Wiedervorlagen, Fristenmanagement oder digitale Workflows für Freigabe- und Genehmigungsprozesse erleichtern die Zusammenarbeit aller Beteiligten und führen so zum ergebnisorientierten Projekterfolg.

 

VERBESSERTE KUNDENBETREUUNG DURCH DEN EINSATZ DER KUNDENAKTE

 

Die Kundenakte wird nahezu in jeder Branche eingesetzt und dient vor allem dazu, die Kundenbeziehung und -bindung (CRM) zu stärken. Je nach Unternehmensanforderungen häufen sich Informationen zu einem Kundenkontakt wie zum Beispiel Kundenanfragen, Angebote, Kalkulationen, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Verträge, Korrespondenz und vieles mehr.

 

Die Kundenakte ist der ideale Sammelort für alle Dokumente zu einem Kunden - egal ob es sich dabei um Informationen aus dem CRM-System oder um individuell erstellten Dokumente sowie E-Mails aus der vorliegenden Kundenkorrespondenz handelt.

 

Eine digitale Kundenakte schließt die Lücke zwischen der reinen Vertriebssicht in einem CRM und schafft die Chance einer ganzheitlichen 360°-Sicht auf Kunden- und Service-Vorgänge im gesamten Unternehmen.

IHRE EINKAUFSABTEILUNG PROFITIERT VON DER BESTELL- UND LIEFERANTENAKTE

 

Die Einkaufsakte bündelt alle Informationen und Daten, die Sie für eine effiziente Abwicklung des Beschaffungsprozesses benötigen: Die einheitliche Organisation und Ablage von Dokumenten wie Bestellanforderungen, Lieferantenanfragen, Produkt- und Dienstleistungsbeschreibungen, Angebote, interne Genehmigungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sorgen für eine verbesserte Transparenz im Einkaufsprozess.

 

Mehrere Personen können jederzeit und zeitgleich auf die verschiedenen Dokumente zugreifen. Über einfaches Customizing können einzelne Prozessschritte zur Aufgabenverteilung mit Freigabe- und Genehmigungsschritte an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden.

SICHERUNG IHRER INTERNEN QUALITÄTSSTANDARDS MIT DER ELEKTRONISCHEN QM-AKTE

 

Interne Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen z.B. für die Erstellung eines Angebots, eines Produktes oder einer Dienstleistung gemäß der ISO finden sich in der QM-Akte wieder. Vordefinierte Office- Vorlagen erleichtern die schnelle Erstellung interner Dokumente nach definierten Standards. Dokumentenbibliotheken für Handbücher, Dokumente und Formulare gewähren dabei jederzeit einen schnellen Zugriff.

 

Über Workflowfunktionen werden die erforderlichen Freigaben der jeweiligen Fachabteilungen eingeholt. Ist die finale Dokumentenversion  in der Akte abgelegt, werden die Mitarbeiter über eine automatische Benachrichtigungsfunktion, die eine Abnahme des jeweiligen Sachbearbeiters erfordert, informiert.

DIGITALE VERTRAGSAKTE

MEHR EFFIZIENZ IM VERTRAGSMANAGEMENT (CONTRACT MANAGEMENT)

 

Unzählige Vertragskopien in physischen Papierordnern kursieren heute oftmals noch verstreut im ganzen Unternehmen.  Doch bleibt die Sicherheit vertraulicher Informationen gewährleistet? Wer hat den Gesamtüberblick und behält die Fristen im Blick?

 

Die digitale Vertragsakte bietet eine umfassende Vertragsverwaltung, die alle relevanten Vertragsinformationen an zentraler Stelle zusammenführt. Ein leistungsfähiges Termin- und Workflowmanagement bietet beste Unterstützung für den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der Anbahnung und Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung.

 

Genehmigungsworkflow und Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen

 

  • Besserer Überblick aller Verträge und der einzelnen Vertragskonditionen
  • Bei Überschreitung der zeitlichen Fristen setzt ein mehrstufiges Eskalationsverfahren ein
  • Reduzierung der internen Kosten und des Risikos eines monetären Verlustes durch z.B. vergessene Kündigungen der Vertragslaufzeiten
  • Vertretungsregelungen für abwesende Mitarbeiter

 

SAP Lösung digitale Vertragsakte    SharePoint Lösung digitales Vertragsmanagement

DIGITALE PERSONALAKTE

HOHE ANFORDERUNGEN AN EIN MODERNES PERSONALMANAGEMENT

 

Die Digitale Personalakte (DPA) ist das zentrale IT-Modul im HR-Bereich zur Optimierung und Beschleunigung von HR-Prozessen. Neben nachweisbarer Prozesskostenreduzierung werden auch höchste Ansprüche an Compliance und Datenschutz gerade durch die digitale Personalakte realisiert.

 

Die digitale Personalakte stellt, unabhängig vom führenden System, wie HCM im SAP-Umfeld oder in Microsoft-Umgebungen die optimale Ergänzung zu Abrechnungssystemen, HR-Informationssystemen oder zu Bewerber-Management-Tools dar.

 

Durch die DPA werden komplett papierlose Prozesse ermöglicht: Mitarbeitern und Führungskräften können Employee-, bzw- Management-Selfservices (ESS, MSS) zur Verfügung gestellt werden, sog. Schattenakten verschwinden, die HR-Anbindung von in- oder ausländischen Niederlassungen erfolgt BDSG-konform und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

 

Laut einer Studie verbringen Mitarbeiter pro Tag rund 67 Minuten mit Suchen nach Informationen. Tendenz steigend. Mit der DPA optimieren Sie ihr Informations-Management im HR Bereich und können dadurch messbare Wertschöpfungssteigerungen erzielen.

 

Dies ermöglicht HR-Leitern und Mitarbeitern, ihre Rolle als Businesspartner und Begleiter strategischer Prozesse und Projekte im Unternehmen wahrzunehmen.

 

Weiteres erfahren Sie auch unter Lösungen – HR Prozesse

DIGITALE PROJEKTAKTE

MEHR TRANSPARENZ IM AUFTRAGS- UND PROJEKTMANAGEMENT

 

Projektpläne mit Termin- und Kostenabsprachen, Projekthandbuch und Projektdokumentationen –  alle projektbezogenen Dokumente sind in der Projektakte beheimatet. Doch meist gehen die Anforderungen in Unternehmen noch weiter. Oftmals bietet sich eine Kombination aus Kunden- / Auftrags- und Projektakte an.

 

Über individuelle Zugriffsrechte erhalten alle Projekt- und Vorgangsbeteiligten – intern wie extern – eine unterschiedliche Sicht auf den gleichen Datenbestand. Vertreterregelungen gewähren dabei jederzeit Zugriff auf aktuelle Listen mit offenen Punkten und ein reibungsloser Projektverlauf bleibt sichergestellt. Interne Vorgänge werden beschleunigt, externe Zuständigkeiten haben jederzeit die Einsicht auf Protokolle und Vereinbarungen. Der mobile Zugriff z.B. per Tablet oder mittels modernsten Web-Technologien versorgt Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall mit wichtigen Projektinformationen.

 

Die hohe Flexibilität der dynamischen Aktenstrukturen ermöglicht es, kurzfristig auf Änderungen im Projekt zu reagieren, neue Rollen zuzuweisen oder Register hinzuzufügen/ zu ändern. Funktionen wie beispielsweise Wiedervorlagen, Fristenmanagement oder digitale Workflows für Freigabe- und Genehmigungsprozesse erleichtern die Zusammenarbeit aller Beteiligten und führen so zum ergebnisorientierten Projekterfolg.

 

DIGITALE KUNDENAKTE

VERBESSERTE KUNDENBETREUUNG DURCH DEN EINSATZ DER KUNDENAKTE

 

Die Kundenakte wird nahezu in jeder Branche eingesetzt und dient vor allem dazu, die Kundenbeziehung und -bindung (CRM) zu stärken. Je nach Unternehmensanforderungen häufen sich Informationen zu einem Kundenkontakt wie zum Beispiel Kundenanfragen, Angebote, Kalkulationen, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Verträge, Korrespondenz und vieles mehr.

 

Die Kundenakte ist der ideale Sammelort für alle Dokumente zu einem Kunden - egal ob es sich dabei um Informationen aus dem CRM-System oder um individuell erstellten Dokumente sowie E-Mails aus der vorliegenden Kundenkorrespondenz handelt.

 

Eine digitale Kundenakte schließt die Lücke zwischen der reinen Vertriebssicht in einem CRM und schafft die Chance einer ganzheitlichen 360°-Sicht auf Kunden- und Service-Vorgänge im gesamten Unternehmen.

DIGITALE EINKAUFSAKTE

IHRE EINKAUFSABTEILUNG PROFITIERT VON DER BESTELL- UND LIEFERANTENAKTE

 

Die Einkaufsakte bündelt alle Informationen und Daten, die Sie für eine effiziente Abwicklung des Beschaffungsprozesses benötigen: Die einheitliche Organisation und Ablage von Dokumenten wie Bestellanforderungen, Lieferantenanfragen, Produkt- und Dienstleistungsbeschreibungen, Angebote, interne Genehmigungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sorgen für eine verbesserte Transparenz im Einkaufsprozess.

 

Mehrere Personen können jederzeit und zeitgleich auf die verschiedenen Dokumente zugreifen. Über einfaches Customizing können einzelne Prozessschritte zur Aufgabenverteilung mit Freigabe- und Genehmigungsschritte an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden.

DIGITALE QM-AKTE

SICHERUNG IHRER INTERNEN QUALITÄTSSTANDARDS MIT DER ELEKTRONISCHEN QM-AKTE

 

Interne Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen z.B. für die Erstellung eines Angebots, eines Produktes oder einer Dienstleistung gemäß der ISO finden sich in der QM-Akte wieder. Vordefinierte Office- Vorlagen erleichtern die schnelle Erstellung interner Dokumente nach definierten Standards. Dokumentenbibliotheken für Handbücher, Dokumente und Formulare gewähren dabei jederzeit einen schnellen Zugriff.

 

Über Workflowfunktionen werden die erforderlichen Freigaben der jeweiligen Fachabteilungen eingeholt. Ist die finale Dokumentenversion  in der Akte abgelegt, werden die Mitarbeiter über eine automatische Benachrichtigungsfunktion, die eine Abnahme des jeweiligen Sachbearbeiters erfordert, informiert.

WARUM HENRICHSEN ALS PARTNER FÜR DIGITALE AKTEN?

 

Dezentraler, mobiler und zu jeder Zeit möglicher Zugriff auf Ihre Wissenszentrale.

 

Erhöhte Prozesssicherheit durch individuelles Berechtigungskonzept.

 

Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

 

Einheitliche Ablagestruktur und Speicherung im revisionssicheren Archiv.

 

Stark verkürzte Durchlaufzeiten durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wie Freigabe- und Genehmigungsschritte.

 

Modulare und schlanke Lösungen mit exzellentem Prozess-Know-how.

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Martin Gubo

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Martin Gubo
Leiter Accountmanagement

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