Seien Sie mit Diamant® Rechnungswesen vorbereitet auf die Einführung der E-Rechnungspflicht am 01.01.2025
Die E-Rechnungspflicht ist eine Maßnahme des Wachstumschancengesetz, welches von der Bundesregierung verabschiedet wurde. Sie schafft einen einheitlichen Standard für E-Rechnungen in Deutschland und ist ausschlaggebend für die Zukunft des Rechnungswesens. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Sektor (Business to Business) - unabhängig von Umsatzgröße oder Mitarbeiteranzahl. Beginnend mit der Verpflichtung, ab 01.01.2025 elektronische Eingangsrechnungen von inländischen Lieferanten/Kreditoren empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren zu können, erfolgt schrittweise auch die Verpflichtung E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
Mit dem Diamant® Rechnungswesen können Sie sich optimal für die Erfüllung der Gesetzgebung rüsten:
Die Diamant® Software bietet Werkzeuge für die digitale, automatisierte Rechnungsverarbeitung: das Rechnungseingangsmanagement, die revisionssichere Ablage - alternativ die Ablage im DMS-System Ihrer Wahl (z. B. EASY) - und bei Bedarf die Faktura für Erstellung der Ausgangsrechnungen. Damit sind Sie nicht nur auf den Empfang von E-Rechnungen, sondern auch auf die zukünftige Versandpflicht vorbereitet.
Unsere Consultants unterstützen Sie in der Analyse Ihrer Prozesse und kümmern sich um die Einrichtung der erforderlichen Komponenten.
E-Rechnungspflicht: So gelingt die Umsetzung
Die Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsempfang erhöht den Handlungsbedarf deutscher Unternehmen: Prozesse anpassen, technische Voraussetzungen schaffen, den Dokumentationspflichten nachkommen.
Im Webinar informieren wir Sie ausführlich,
- was Sie über das E-Rechnungsformat wissen müssen.
- wie die Umsetzung in der Praxis aussehen kann.
- wie sich Ihre Ausgangsposition mit Diamant®/4 im Einsatz darstellt
- was Sie als Diamant®/3 bzw. als Diamant® 2020 Kunde noch tun müssen, um den gesetzlichen Vorgaben aus dem Wachstumschancengesetz zu entsprechen
Speaker: Herbert Schneider – Leiter Commercial Solutions, HENRICHSEN AG
Termin: 08.10. 11:00 – 11:45
Allgemein:
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931) ist ein digital erstelltes, versendetes und empfangenes Dokument, das den gleichen rechtlichen Status wie eine traditionelle Papierrechnung hat. Elektronische Rechnungen werden in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, wie XML, UBL oder EDIFACT, was die automatisierte, digitale Verarbeitung ermöglicht. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht. Laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) entsprechen sowohl die deutsche XRechnung als auch Rechnungen im deutschen ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 einer elektronischen Rechnung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931).
Im B2B-Bereich gibt es keine gesetzliche Pflicht, eine erhaltene E-Rechnung im exakt gleichen Format weiterzuverarbeiten. Allerdings müssen bestimmte Anforderungen beachtet werden:
- Sie müssen sicherstellen, dass die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts der Rechnung gewährleistet bleiben. Jede Umwandlung muss sicherstellen, dass die ursprünglichen Daten unverändert und nachvollziehbar bleiben.
- Nach den GoBD und dem Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG) müssen elektronische Rechnungen im Originalformat archiviert werden. Das bedeutet, dass Sie die E-Rechnung im ursprünglichen XML-Format speichern und aufbewahren müssen.
- Wenn Sie die E-Rechnung in ein anderes Format umwandeln, muss dieser Prozess dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit und die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen sicherzustellen.
Dieser zusätzliche Aufwand und die Vorteile, die sich ergeben, wenn E-Rechnungen über den gesamten Prozess einheitlich verarbeitet werden, sprechen deutlich für eine vollständige, nachhaltige Lösung.
- Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den Prozess.
- Die Verarbeitung von strukturierten Daten eliminiert Fehler bei der digitalen Auslese
- E-Rechnungen eliminieren Druck-, Papier-, Porto- und Lagerkosten.
- Die sofortige Zustellung beschleunigt den Zahlungsprozess.
- Automatisierte Prozesse verringern den manuellen Aufwand.
- Automatisierte Datenverarbeitung minimiert Eingabefehler.
- Der reduzierte Papierverbrauch unterstützt nachhaltige Geschäftsstrategien.
Der elektronische Rechnungsprozess umfasst sowohl die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen in einem geeigneten Format als auch die Erfassung und die Verarbeitung von E-Rechnungen bis zur Bezahlung. Somit betrifft die E-Rechnungspflicht sowohl die Faktura als auch das Rechnungseingangsmanagement mit revisionssicherer Ablage.
Wie die Umstellung auf E-Rechnungen gelingt, zeigen wir Ihnen in unserem Webinar am 08.10.24. Melden Sie sich jetzt noch an!
Zudem können Sie sich jederzeit an Ihren persönlichen Berater wenden. Wir unterstützen Sie gerne! Jetzt Kontakt aufnehmen
Diamant® Software:
Für den Rechnungseingang: Rechnungseingangsmanagement
Für den Rechnungsausgang: Faktura
Für die Beleg-Archivierung: Revisionssichere Ablage*
*Die Darstellung von XRechnungen ist im Diamant® Rechnungseingangsmanagement, während der Beleg im Rechnungseingangsbuch ist, immer möglich, solange ein Cloud-Konto gemäß unseren Vertragsbedingungen aktiviert ist. Weiterhin ist zu beachten, dass nach der Buchung des Rechnungsbelegs ausschließlich das Archivsystem für die Darstellung einer XRechnung verantwortlich ist. Wenn statt der revisionssicheren Ablage kein revisionssicheres Archivsystem verwendet wird oder ein Archivsystem, das XRechnungen nicht selbst darstellen kann, sieht der Anwender kein für ihn nutzbares Rechnungsdokument.
- Entgegennahme der E-Rechnung aus dem E-Mail Postfach
- Auslesen von Rechnungsdaten
- Generierung der visuellen Darstellung bei XRechnungen
- Anzeige der visuellen Darstellung im Diamant® Rechnungseingangsmanagement
Entscheidet sich ein Diamant®/4 Kunde für das Rechnungseingangsmanagement oder die Faktura, sind diese vergleichsweise schnell implementiert:
Implementierung des Rechnungseingangsmanagements: ca. 3-4 Tage
Einrichtung der Faktura: ca. 2-3 Tage
Nach Klärung der Anforderungen werden die Zusatzmodule entsprechend eingerichtet. Das Rechnungseingangsmanagement wird mit dem E-Mail-Server bzw. die Faktura* mit Diamant®/4 verbunden. Eine Schulung der Mitarbeitenden schließt die Einführung ab.
*Hinweis: Die Faktura wird lokal (On-Premises) betrieben. Die entsprechenden Systemvoraussetzungen sind zu erfüllen.
Auch Diamant® 2020 und Diamant®/3 bieten ab der Version x.2.06 mit den entsprechenden Produktkomponenten (Rechnungseingangsmanagement, revisionssichere Ablage, Faktura) die Möglichkeit zur Verarbeitung von E-Rechnungen und erfüllen die ab Januar 2025 gesetzliche Annahmepflicht von Rechnungen im XML-Format.*
Dennoch empfiehlt sich ein Upgrade auf Diamant®/4, um die zahlreichen Vorteile der neuesten Softwaregeneration zu nutzen und Ihr Rechnungswesen zukunftssicher aufzustellen.
Jetzt mehr erfahren: Warum sich ein Upgrade lohnt
*Hinweis: Kunden, die eine Diamantversion nutzen, die sich nicht mehr im Standardsupport befindet, entstehen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen gegebenenfalls manuelle Zusatzaufwände, z. B. bei der lesbaren (visualisierten) Darstellung von XRechnungen.
Mit einem Upgrade auf Diamant®/4 erhält der Kunde nicht nur neue Funktionen, mehr automatische Prozesse und eine noch bessere Integration, sondern ist auch für die E-Rechnungspflicht optimal aufgestellt. Die Dauer eines Upgrades hängt dabei von vielen individuellen Faktoren ab. Deshalb wird dies zusammen mit dem weiteren Vorgehen kundenspezifisch besprochen und erarbeitet.
Ihr HENRICHSEN4cs Diamant®-Team
