Messbare Vorteile in der Kreditorenbuchhaltung

Durchgängige Prozesse von der Beschaffung bis zur Buchung


Infografik - Kreditorenbuchhaltung Einkaufsystems

Wie die Rechnungseingangsbearbeitung Schritt halten kann

Die Kreditorenbuchhaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Kreditoren. Darüber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Beschaffungsprozesses: Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt. Aus den operativen Vorgängen werden die Buchungen automatisch angestoßen. Das Cash Management wird ebenfalls mit Werten aus Rechnungen versorgt, um so die Liquiditätsplanung zu optimieren.

 

Die Kreditorenbuchhaltung hat also eine immense Bedeutung im Rechnungswesen der Unternehmen. Mit der Digitalisierungsbrille betrachtet verläuft der Prozess der Rechnungsbearbeitung aber oft noch stark papierbasiert, mit händischer statt automatisierter Datenüber-tragungen und Datenabgleich mit dem Bestellwesen bzw. der Beschaffung.

 

Dazu kommt, dass Rechnungen zunehmend in unterschiedlicher Form in die Unternehmen kommen, per Papier, als pdf, elektronisch und somit das Handling der Medienbrüche zu einer weiteren Herausforderung für das Rechnungswesen wird.

Infografik - Optimierung der Kreditorenbuchhaltung

Warum sind Automatisierung und Digitalisierung ein „Must“?

Die automatisierte Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen optimiert einen der Kernprozesse in der Kreditorenbuchhaltung, bietet ein signifikantes Einsparungspotential und liefert einen schnellen Return on Investment. Die Invoice Lösung der HENRICHSEN AG zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung integriert best-of-breed-Produkte zu einer intelligenten Gesamtlösung mit

  • Rechnungsdatenextraktions-Modul
  • Freigabeworkflows für die Rechnungsprüfung
  • regelbasiertes Routing
  • Eskalations- sowie Fehlerfallbehandlung
  • Abgleich-Funktion mit dem Bestellwesen
Infografik - Vorteile einer automatisierten Kreditorenbuchhaltung

Gibt es messbare Vorteile durch die automatisierte Kreditorenbuchhaltung?

Die Umstellung auf automatisierte Verarbeitung bietet messbare Vorteile:

 

je nach Rechnungsvolumen und Unternehmensgröße, sind Optimierungen in dieser Größenordnung erreichbar: 68% weniger Doppelte Zahlungen, 46% weniger Skontoverluste, 69% weniger Stornos

 

 

Die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung erlaubt der Finanzabteilung, mehr Geschäftsvorfälle mit der gleichen Anzahl an Mitarbeiten zu erledigen. Skalierbarkeit ist also ein wesentliches Systemmerkmal. Die Beschleunigung des Rechnungs-Verarbeitungs-prozesses durch die reduzierte Durchlaufzeit je Rechnungen reduziert den Aufwand von Wochen auf Tage. Im Idealfall können Rechnungen mit Bestellbezug vollautomatisch verarbeitet werden – es kann eine sogenannte Dunkelbuchung erfolgen.

 

Die Prozesssicherheit nimmt gravierend zu. Doppelzahlungen aufgrund mangelnder Transparenz werden deutlich weniger, ebenso wie Skontoverluste und Stornos.

Die Einführung der auf SAP basierten Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungs-bearbeitung der HENRICHSEN AG verringerte unsere Durchlaufzeiten um 60-70% und sorgt für eine Einsparung von mehreren tausend Euro pro Jahr. -S. Daoud, Geschäftsführer Jochen Schweizer Technology Solutions GmbH

Grafik - Prozesskette Purchase to Pay

Sicherheit schaffen - mit durchgängige Prozesse, von der Beschaffung bis zur Buchung

Die Buchhaltung hat, durch die Arbeitsweise auf Datenebene, als quasi „letzte Instanz“ alle prüfungsrelevanten Informationen sofort im Zugriff. Der Absprung aus der Rechnungsbearbeitung heraus in die dazugehörige Bestellung ist ebenso einfach möglich, wie die Anzeige von z.B. Wareneingangsbelegen. Die Prozesskette schließt sich mit dieser Überprüfungsmöglichkeit. Somit ist der Prozess von der Bedarfsmeldung, über die Bestellung und AB bis zur Rechnungsstellung und Verbuchung ein durchgängiger Prozess geworden.

 

Vorteile der geschlossenen Prozessketten in SAP Finance und Beschaffung "Purchase to Pay":

 

  1. Die Vorgänge werden über alle 3 Teilprozesse hinweg generell deutlich effizienter und transparenter 
  2. Durch automatisierte Datenextraktion und Datenabgleich kann der Prozess vollständig papierlos gestaltet werden
  3. Abweichungen werden schnell erkannt und es kann darauf ebenso schnell reagiert und Klärungen herbeigeführt werden
  4. Der manuelle Erfassungsaufwand wird deutlich reduziert
  5. Basierend auf dem SAP Business Workflow ist eine nahtlose Integration in SAP ERP Business Logik (FI & MM) und ein mobiler Zugriff über UI5 möglich

 

 

 

Button - Invoice auf Basis SAP

Unsere SAP Lösung im Bereich Kreditorenbuchhaltung:

Weitere Informationen und Best Practice Beispiele erhalten Sie


   bei einem unserer zahlreichen kostenfreien Webinare

      einer unserer Kundenveranstaltungen

     oder direkt mit Ihrer Kontaktaufnahme

 

Grafik - Whitepaper Eingangsrechnungsbearbeitung SAP Invoice 

Warum HENRICHSEN als Partner für SAP-Solutions?

SAP-KNOWHOW

Wir haben die SAP-Expertise: erfahrene Berater und Consultants, die ständig auf SAP geschult werden begleiten die Konzeptions- und Einführungsprozesse

PROZESS-KNOWHOW

Wir haben das erforderliche Geschäfts-Prozess-Knowhow aus über 1.800 Installationen sowie umfangreiche Erfahrung in Prozess-Modellierung mit SIGNAVIO

PLATTFORM-KNOWHOW

Wir setzen Lösungen auf den Plattformen SAP und SharePoint um und verbinden diese Welten; so kommen Ihnen die Vorteile beider Welten zu Gute

PROZESSBESCHLEUNIGUNG UND KOSTENEINSPARUNG

Prozesse können in der Regel um bis zu 30% beschleunigt werden 

STEIGERUNG DER WERTSCHÖPFUNG

Durch reduzierten Aufwand bei den administrativen Tätigkeiten entsteht mehr Wertschöpfung

SICHERHEIT

Die Systeme unterstützen die Forderungen von Datenschutz, Compliance GoBD u.a. relevanten Gesetzen und Normen

UNSERE INTEGRATIONS-PARTNER

Christian Kirsch

Ihr Ansprechpartner für eine individuelle Lösung

Christian Kirsch
Leitung Portfolio Management & IT

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