Durchgängige Prozesse von der Beschaffung bis zur Buchung
Messbare Vorteile in der Kreditorenbuchhaltung
Wie die Rechnungseingangsbearbeitung Schritt halten kann
Die Kreditorenbuchhaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Kreditoren. Darüber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Beschaffungsprozesses: Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt. Aus den operativen Vorgängen werden die Buchungen automatisch angestoßen. Das Cash Management wird ebenfalls mit Werten aus Rechnungen versorgt, um so die Liquiditätsplanung zu optimieren.
Die Kreditorenbuchhaltung hat also eine immense Bedeutung im Rechnungswesen der Unternehmen. Mit der Digitalisierungsbrille betrachtet verläuft der Prozess der Rechnungsbearbeitung aber oft noch stark papierbasiert, mit händischer statt automatisierter Datenüber-tragungen und Datenabgleich mit dem Bestellwesen bzw. der Beschaffung.
Dazu kommt, dass Rechnungen zunehmend in unterschiedlicher Form in die Unternehmen kommen, per Papier, als pdf, elektronisch und somit das Handling der Medienbrüche zu einer weiteren Herausforderung für das Rechnungswesen wird.
Warum sind Automatisierung und Digitalisierung ein „Must“?
Die automatisierte Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen optimiert einen der Kernprozesse in der Kreditorenbuchhaltung, bietet ein signifikantes Einsparungspotential und liefert einen schnellen Return on Investment. Die Invoice Lösung der HENRICHSEN AG zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung integriert best-of-breed-Produkte zu einer intelligenten Gesamtlösung mit
- Rechnungsdatenextraktions-Modul
- Freigabeworkflows für die Rechnungsprüfung
- regelbasiertes Routing
- Eskalations- sowie Fehlerfallbehandlung
- Abgleich-Funktion mit dem Bestellwesen
Gibt es messbare Vorteile durch die automatisierte Kreditorenbuchhaltung?
Die Umstellung auf automatisierte Verarbeitung bietet messbare Vorteile:
je nach Rechnungsvolumen und Unternehmensgröße, sind Optimierungen in dieser Größenordnung erreichbar: 68% weniger Doppelte Zahlungen, 46% weniger Skontoverluste, 69% weniger Stornos.
Die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung erlaubt der Finanzabteilung, mehr Geschäftsvorfälle mit der gleichen Anzahl an Mitarbeiten zu erledigen. Skalierbarkeit ist also ein wesentliches Systemmerkmal. Die Beschleunigung des Rechnungs-Verarbeitungs-prozesses durch die reduzierte Durchlaufzeit je Rechnungen reduziert den Aufwand von Wochen auf Tage. Im Idealfall können Rechnungen mit Bestellbezug vollautomatisch verarbeitet werden – es kann eine sogenannte Dunkelbuchung erfolgen.
Die Prozesssicherheit nimmt gravierend zu. Doppelzahlungen aufgrund mangelnder Transparenz werden deutlich weniger, ebenso wie Skontoverluste und Stornos.
Die Einführung der auf SAP basierten Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung der HENRICHSEN AG verringerte unsere Durchlaufzeiten um 60-70% und sorgt für eine Einsparung von mehreren tausend Euro pro Jahr.
Sicherheit schaffen - mit durchgängige Prozesse, von der Beschaffung bis zur Buchung
Die Buchhaltung hat, durch die Arbeitsweise auf Datenebene, als quasi „letzte Instanz“ alle prüfungsrelevanten Informationen sofort im Zugriff. Der Absprung aus der Rechnungsbearbeitung heraus in die dazugehörige Bestellung ist ebenso einfach möglich, wie die Anzeige von z.B. Wareneingangsbelegen. Die Prozesskette schließt sich mit dieser Überprüfungsmöglichkeit. Somit ist der Prozess von der Bedarfsmeldung, über die Bestellung und AB bis zur Rechnungsstellung und Verbuchung ein durchgängiger Prozess geworden.
Vorteile der geschlossenen Prozessketten in SAP Finance und Beschaffung "Purchase to Pay":
- Die Vorgänge werden über alle 3 Teilprozesse hinweg generell deutlich effizienter und transparenter
- Durch automatisierte Datenextraktion und Datenabgleich kann der Prozess vollständig papierlos gestaltet werden
- Abweichungen werden schnell erkannt und es kann darauf ebenso schnell reagiert und Klärungen herbeigeführt werden
- Der manuelle Erfassungsaufwand wird deutlich reduziert
- Basierend auf dem SAP Business Workflow ist eine nahtlose Integration in SAP ERP Business Logik (FI & MM) und ein mobiler Zugriff über UI5 möglich
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