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DIGITALE PERSONALAKTE

DIGITALE PERSONALAKTE IN SAP
ZERTIFIZIERT UND RECHTSKONFORM

Mit der digitalen Personalakte, Dokumente einfach und rechtssicher verwalten

Papierlastiges Arbeiten und immer wiederkehrende manuelle Prozesse verlangsamen die HR-Arbeit erheblich.
Der Einsatz einer digitalen Personalakte macht damit Schluß.


Hohe Produktivität, Kosteneffizienz und kurzen Responsezeiten lassen sich im HR nur erzielen, wenn
Papier aus den HR-Bereichen verbannt wird. Durch die rechtssichere Ablage in der digitalen Personalakte haben Sie jederzeit und standortunabhängig Zugriff auf die Daten und Dokumente. Durch einen Manager Self Service (MSS) versetzen Sie Ihre Führungskräfte in die Lage diese Vorteile ebenfalls zu nutzen. 

Die digitale Personalakte ist also die Basis für ein digitales Dokumentenmanagement im HR.

Ihr Ansprechpartner

Ludwig Jahrstorfer
Business Development
Welche Vorteile bringt Ihnen die digitale Personalakte?

Arbeiten 4.0 im Personalmanagement: Die Mitarbeiterdaten im Blick

Mit dem xFlow Personnel File haben Sie als Personaler durchgängigen Zugriff auf Daten und Dokumente, auch außerhalb der Fachapplikation. Alle relevanten Mitarbeiter-Daten sind auf einen Blick ersichtlich, Suchezeiten reduzieren sich erheblich. Der Zugriff ist durch Berechtigungskonzepte individuell steuerbar und ermöglicht es weitere Anwendungen z.B. aus dem Recruiting einzubinden sowie Prozesse zu steuern.

Weitere Vorteile der SAP Personalmanagement Lösung:

  • Der Dokumenten-Zugriff erfolgt über das klassische SAP GUI oder einen Web-Arbeitsplatz
  • Der Zugang kann als dedizierte Kachel im Fiori- Launchpad ermöglicht werden
  • Eine native Integration in die neue S/4 HANA Technologie ist bereits heute möglich

Transparenz bei den Personal Dokumenten - die Vorteile auf einen Blick

  • Zentraler Zugriff auf alle Personalunterlagen und Zusammenführung von Dokumenten verschiedenster Formate und Arten
  • Intuitive Nutzerführung in der digitalen Personalakte
  • Reibungslose Aktenintegration in das SAP-Berechtigungskonzept
  • SAP HCM/HR-Integration
  • Schnittstelle für Aufnahme von Massendaten (z.B. Altakten) ist vorhanden
  • Beliebige Scan-Szenarien integrierbar

 

Anbindung an SAP HCM / SAP HR …

Viele Unternehmen, die das SAP-Modul SAP Human Capital Management (SAP HCM oder SAP HR) für die Personalarbeit einsetzen, nutzen bereits ein elektronisches Archivsystem für die Ablage der Daten. Gängige Praxis ist es dabei, Personalakten einzuscannen und anschließend zu den entsprechenden SAP-Infotypen zu verlinken

… und mehr

Das xFlow Personnel File geht jedoch weit über die Möglichkeiten eines elektronischen Aktendeckels hinaus, denn:

  • Es können zusätzlich externe Links eingebunden werden
  • Die Initiierung von Workflows z. B. zur Einhaltung des 4-Augen-Prinzips bei Entfernen oder Löschen von Daten oder Dokumenten ist möglich
  • Damit unterstützt diese Aktenlösung Personaler optimal bei der Einrichtung einer integrierten elektronischen Daten-, Dokumenten- und Vorgangsverwaltung.

Funktionen und Vorteile dieser Digitalen Personalakte im Überblick

SAP-zertifzierte Eingangsschnittstelle (xFlow Interface)

Massendatenerfassung (z.B. initiales Erfassen der Bestandsakten)

Anzeige archivierter Dokumente

Spätes Erfassen mit Barcode

Direktes Scannen aus der Applikation

Office Integration & Serienbrief Unterstützung

Workflow-Integration (z.B. 4-Augen-Prinzip: Dokumente löschen/verschieben)

Chronologische Sicht auf Dokumente

Rollenbasiertes Sichten

(Temporäres) Verleihen von Akten

HCM/HR Integration – Absprung in PA20/PA30

Integriertes Berechtigungskonzept

Security und Compliance sind auch in HR ein Thema

Die EU-DSGVO erfordert sichere Prozesse - die digitale Personalakte macht diese erst möglich

Machen Sie Ihren HR-Bereich fit für die EU-DSGVO:

  • Daten und Dokumente in der digitalen Personalakte sind sicher, da Zugriffsrechte und die Verfahren DSGVO-konform gestaltet sind.
  • Die Verarbeitung und Speicherung von Daten  muss transparent gemacht und in der Regel das Einverständnis der Mitarbeiter eingeholt werden. Dieses Erfordernis ist in der DPA optimal zu hinterlegen.
  • Die Rechte auf Berichtigung, Transparenz und Löschung sind individuell steuerbar und, was entscheidend ist, protokollierbar.
  • Wir unterstützen Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die das geforderte Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und eine Datenschutz-folgeabschätzung integriert.

Lesen Sie hierzu unser Whitepaper zur EU-DSGVO.

Whitepaper zum Thema digitale Personalakte

Whitepaper - Digitale Personalakte für SAP-Anwender
Grafik - Whitepaper die digitale Personalakte für SAP-Anwender | © HENRICHSEN AG
EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) Fakten
Grafik - Whitepaper EU-DSGVO HR Fakten | © HENRICHSEN AG

Aktuelles im Bereich Personalmanagement

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