Purchase to Pay Prozesse in SAP einfach und sicher managen

Von der Bedarfsmeldung bis zum Zahlungsvorgang: Transparenz, Sicherheit und Kosteneinsparung


Purchase to Pay Prozess optimieren durch Digitalisierung

Deutschlandweit werden jährlich über 30 Milliarden Rechnungen versendet und bearbeitet. Für Unternehmen entsteht ohne digitale Unterstützung hieraus hoher Arbeitsaufwand, die Medienbrüche zu managen und komplexe Prüf- und Abwicklungsverfahren sicher und transparent zu gestalten. Betrachtet man das Thema im gesamten Kontext von Purchase to Pay Prozess kommen die Nachteile einer fehlenden digitalen Unterstützung noch stärker zum Tragen.

 

HENRICHSEN bietet für das Bestellwesen/Einkauf und den Finance-Bereich hochperformante Lösungen, die den gesamten Purchase to Pay Prozess umfassen. Von einer Lösung für das Beschaffungsmanagement, über eine automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen bis hin zur schnellen und einfachen Eingangsrechnungsbearbeitung können verschiedene Bereiche digital unterstützt werden. Somit gibt es Synergieeffekte im gesamten Prozess - z.B. ein digitaler Gesamtüberblick über den Bestellvorgang.

Grafik - Prozesskette Purchase to Pay

Digitalisierung im Purchase to Pay Prozess

Die größte Wirkung entsteht, wenn in Unternehmen Bereichs- und Prozess-Schnittstellen überwunden werden. HENRICHSEN Lösungen umfassen daher zusammenhängende Prozesse, sog. "geschlossene Prozessketten". Dies sind im Umfeld des Rechnungswesens neben der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung vor allem auch der Bereich Einkauf mit seinen Bestellvorgängen in Verbindung mit der Warenwirtschaft.

 

Das Ergebnis dieses ganzheitlichen Purchase to Pay Ansatzes ist:

  • mehr Transparenz für die Mitarbeiter
  • Entscheidungen werden schneller getroffen
  • Abweichungen fallen schneller auf
  • Daten-Silos und System-Grenzen werden überwunden

Grafik - dezentralen Zugriff im Purchase To Pay Prozess

Transparenz und Beschleunigung durch dezentralen Zugriff auf Dokumente und Daten

Grafik - Purchase To Pay Compliance Konformität

Compliance-Konformität und Einhalten aller relevanter steuerlicher Anforderungen

Grafik - Purchase To Pay wichtige Vorteile

• Skonto-Verluste vermeiden
• verringerte Durchlaufzeiten
• Kosten-Einsparung

Gehen wir ins Detail: Was beinhaltet der Purchase to Pay Prozess

Grafik - Purchase to Pay Beschaffungsprozess

Digitalisierung im Beschaffungsprozess

Das zentrale Element bildet die Beschaffungsübersicht. Hier können alle Prozesse, egal ob laufend oder abgeschlossen, eingesehen werden. Eine maximale Transparenz wird somit dem Mitarbeiter ermöglicht. Über Selektionsparameter kann die Übersicht flexibel gestaltet werden. Aus der Beschaffungsübersicht ist es jederzeit möglich in Belege abzuspringen oder auch direkt Workflowaufgaben zu bearbeiten​.

 

Mit digitalen Workflows kann ein Unternehmen seine Beschaffungsprozesse beschleunigen, weitgehend automatisieren und insgesamt eine höhere Transparenz im internen Bestellwesen erzielen. Eine erhöhte Prozesssicherheit / Compliance ist ein weiterer positiver Effekt.​

Wir bieten eine generische Lösung basierend auf SAP-Standards, die Ihre Beschaffungsprozesse innerhalb von SAP abbildet.

 

Button - Purchase to Pay Beschaffungsprozess

Grafik - Purchase to Pay Auftragsbestätigung

Optimierung der Auftragsbestätigungen

Mit der Unterstützung von digitalen Lösungen können Unternehmen Ihre Prozesse beschleunigen und automatisieren. Speziell bei der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen sind hohe Effizienzsteigerung bei der täglichen Arbeit möglich.

 

Die Erfassung eingehender Auftragsbestätigungen, stellt in vielen Unternehmen eine Effizienzbremse dar, da sie häufig manuell vorgenommen wird und der Abgleich von Angebot und Bestellung mit dem Auftrag mühsam ist.

 

Dieser Prozess kann jedoch automatisiert und deutlich effizienter gestaltet werden: durch die Digitalisierung des Auftragsbestätigungsprozesses. 

 

Button - Der Purchase to Pay Auftragsbestätigung

Grafik - Purchase to Pay Eingangsrechnungsbearbeitung

Die Digitalisierung im Bereich der Eingangsrechnungsbearbeitung

Rechnungen erreichen ein Unternehmen heute auf verschiedenste Arten:

in Papierform, als PDF oder (EDI)-Datenstrom. Für jeden Eingangskanal stellen wir das adäquate Werkzeug bereit, um die Rechnung und ihre Daten zu erfassen und für die Weiterverarbeitung digital aufzubereiten.

 

Die HENRICHSEN Invoice Lösung unterstützt und beschleunigt den Eingangsrechnungs Prozess von Lieferantenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung: vom Scannen, dem Erkennen und Archivieren, über den Rechnungsfreigabe Workflow bis zur automatisierten Buchung in Ihrem ERP System.

 

Die Einführung der auf SAP basierten Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung der HENRICHSEN AG verringerte unsere Durchlaufzeiten um 60-70% und sorgt für eine Einsparung von mehreren tausend Euro pro Jahr. - S. Daoud, Geschäftsführer Jochen Schweizer Technology Solutions GmbH

 

Button - Eingangsrechnung Prchase To Pay

SharePoint INVOICE
SAP INVOICE
ILC4Invoice
Mobile Solution
HENRICHSEN VAT MODUL

SharePoint INVOICE - Digitale Eingangsrechnungs-Prozess

Innovation durch digitale Workflows im Eingangsrechnungs-Prozess

 

Die pscInvoice Lösung der HENRICHSEN AG beseitig sämtliche Handlings-Problematiken, beschleunigt den Rechnungsbearbeitungs-Prozess und ist zudem durchgägngig compliance-konform.

  • Office 365und SharePoint-online fähig
  • Smarte Datenextraktion dank einer leistungsstarken OCR
  • Revisionssichere Archivierung in SharePoint oder in anderen Archivsystemen
  • 100% SharePoint-Integration
  • 100% Microsoft-Integration

SAP INVOICE - Digitale Rechungsbearbeitung

Innovation durch digitale Workflows bei der Rechnungsbearbeitung

 

Die von uns entwickelte automatisierte Rechnungsbearbeitung auf der Plattform SAP entfaltet vor allem in dezentral strukturierten Organisationen ihre Wirkung. Eingangsrechnungen treffen dort oft in verteilt liegenden Abteilungen ein, ihre manuelle Weiterleitung und Freigabe kostet Zeit.

• Eingangsrechnungs Prozess beschleunigen
• Workflows schaffen Transparenz
• Optimiertes Reporting
• Prüf- und Freigabeprozess durch den Mobile Client

ILC4INVOICE – das perfekte AddOn zu Ihrer INVOICE4SAP Lösung! 
Sie haben bereits die Best Practice Lösung INVOICE4SAP zur Bearbeitung Ihrer kreditorischen Eingangsrechnungen im Einsatz oder planen die Einführung in naher Zukunft?

Dann ist ILC4INVOICE die perfekt Ergänzung, um Ihren Mitarbeitern im Rechnungsprüfungsprozess alle benötigten Informationen kontextbezogen und in Echtzeit zur Verfügung zu stellen !

Entweder über ILC Search oder mittels ILC Process stellen wir Ihnen zum aktuell bearbeiteten Kreditor zahlreiche Informationen, wie die dortigen Ansprechpartner, alle offenen Bestellungen im SAP oder Prozesskennzahlen wie etwa Durchlaufzeiten, Anzahl Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug bereit!

Sie benötigen adhoc alle relevanten Informationen zu einem Lieferanten auf einen Blick? An statt aufwändig im SAP sich über sieben verschiedene Transaktionen
Zusammenzusuchen, erhalten Sie alle Informationen sofort und im Kontext
Des aktuellen Lieferanten (z.B. wenn Sie im SAP eine Rechnung von diesem
Bearbeiten) angezeigt! Ein immenser Zeitgewinn!

Dadurch erhalten Ihre Mitarbeiter im Rechnungsprüfungsprozess einen 360° Blick auf den Lieferanten!

 

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Mobilität für Order to Cash und Procure to Pay in SAP

 

Der moderne Manager muss mobil sein und dabei immer in Verbindung mit seinem Business stehen.
So bearbeiten Geschäftsreisende von unterwegs aus heute mit dem Smartphone wie selbstverständlich ihre E-Mails und surfen im Internet. Gleichzeitig entsteht der Wunsch, auch auf weitere Geschäftsanwendungen, zum Beispiel im SAP-Bereich, mobil zugreifen zu können. Browserbasierte Ansätze stehen hierbei den bekannten Business-Apps gegenüber. Die WMD (Workflow Management & Document Consulting) hat sich bei ihrem Konzept der mobilen Abwicklung kompletter P2P-Vorgänge (Beschaffen und Bezahlen) und Oder to Cash-Abläufe für die erstere, flexiblere Variante entschieden. Deren Vorteil ist u.a. die Unabhängigkeit vom eingesetzten mobilen Endgerät.

 

Download Whitepaper Mobile Solution

Für international agierende Unternehmen hat HENRICHSEN ein spezielles VAT-Modul (Value Added Tax) entwickelt.

Eine Lösung zur vollständigen Prüfung von Eingangsrechnungen nach landesspezifischen Umsatzsteuergesetzen.

HENRICHSEN Invoice VAT unterstützt Anwender bei der korrekten Buchung der Mehrwertsteuer und sichert unseren Kunden erhebliche Steuervorteile.

SharePoint INVOICE

Innovation durch digitale Workflows im Eingangsrechnungs-Prozess

 

Die pscInvoice Lösung der HENRICHSEN AG beseitig sämtliche Handlings-Problematiken, beschleunigt den Rechnungsbearbeitungs-Prozess und ist zudem durchgägngig compliance-konform.

  • Office 365und SharePoint-online fähig
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SAP INVOICE

Innovation durch digitale Workflows bei der Rechnungsbearbeitung

 

Die von uns entwickelte automatisierte Rechnungsbearbeitung auf der Plattform SAP entfaltet vor allem in dezentral strukturierten Organisationen ihre Wirkung. Eingangsrechnungen treffen dort oft in verteilt liegenden Abteilungen ein, ihre manuelle Weiterleitung und Freigabe kostet Zeit.

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ILC4Invoice

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Mobile Solution

Mobilität für Order to Cash und Procure to Pay in SAP

 

Der moderne Manager muss mobil sein und dabei immer in Verbindung mit seinem Business stehen.
So bearbeiten Geschäftsreisende von unterwegs aus heute mit dem Smartphone wie selbstverständlich ihre E-Mails und surfen im Internet. Gleichzeitig entsteht der Wunsch, auch auf weitere Geschäftsanwendungen, zum Beispiel im SAP-Bereich, mobil zugreifen zu können. Browserbasierte Ansätze stehen hierbei den bekannten Business-Apps gegenüber. Die WMD (Workflow Management & Document Consulting) hat sich bei ihrem Konzept der mobilen Abwicklung kompletter P2P-Vorgänge (Beschaffen und Bezahlen) und Oder to Cash-Abläufe für die erstere, flexiblere Variante entschieden. Deren Vorteil ist u.a. die Unabhängigkeit vom eingesetzten mobilen Endgerät.

 

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HENRICHSEN VAT MODUL

Für international agierende Unternehmen hat HENRICHSEN ein spezielles VAT-Modul (Value Added Tax) entwickelt.

Eine Lösung zur vollständigen Prüfung von Eingangsrechnungen nach landesspezifischen Umsatzsteuergesetzen.

HENRICHSEN Invoice VAT unterstützt Anwender bei der korrekten Buchung der Mehrwertsteuer und sichert unseren Kunden erhebliche Steuervorteile.

Weitere Informationen zur Eingangsrechnung Bearbeitung und Best Practice Beispiele erhalten Sie

 

   bei einem unserer zahlreichen kostenfreien Webinare
      einer unserer Kundenveranstaltungen

     oder direkt mit Ihrer Kontakta­ufnahme

 

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Toni Reicheneder

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Sales Manager

+49 89 / 962282-40