Bild - Collaboration mit Sharepoint | © HENRICHSEN AG

Collaboration mit SharePoint

09.06.2017

Zusammenarbeit ist eine der Kernkompetenzen von SharePoint.

Augenmerk liegt hierbei auf dem Bereitstellen und Freigeben von Dokumenten und Informationen. Sie können zu jedem Zeitpunkt in einer SharePoint Websitesammlung Ihre Inhalte ablegen, erzeugen und den Kolleg/-innen zur Verfügung stellen. Hierbei unabhängig davon ob Sie eine SharePoint-Farm im Haus betreiben oder SharePoint in der Cloud über O365 nutzen. 

Zusammenarbeitsräume – virtuell und individuell

Virtuelle Zusammenarbeitsräume gibt es für die unterschiedlichsten Anwendungszwecke, so z.B. als Team-, Abteilungs- oder Projektraum. Alle Räume verfügen über die Grundfunktionalität zur Sammlung von Wissen sowie Arbeitsergebnissen und die Bereitstellung von Informationen für Kollegen. 

Bei der Nutzung von Räumen in SharePoint ist es mit der einfachen Bereitstellung von Räumen nicht getan. Die Räume müssen auch entsprechend verwaltet werden um Wissen effektiv und zielgerichtet bereitzustellen. 

Collaboration – powered by HENRICHSEN

Mit den Zusammenarbeitsräumen – powered by HENRICHSEN können Sie direkt in die Nutzung der Zusammenarbeitsräume einsteigen. Mit der Lösung spCollab erhalten Sie eine vollständige Lösung, die Sie nach dem Rollout nach Ihren Anforderungen konfigurieren und sofort nutzen können. 

Folgende Features sind in spCollab enthalten

• Beantragung von Zusammenarbeitsräumen
Im Rahmen der Konfiguration können Sie Templates für Ihre Raumtypen definieren. Sie geben damit vor, welche Listen und Bibliotheken der entsprechende Raum enthalten soll und können auch entscheiden, ob die Konfiguration angepasst werden darf. Ebenfalls definieren können Sie ob die Beantragung durch einen Vorgesetzten freigegeben werden muss oder die Anlage direkt nach dem Absenden der Beantragung erfolgt.

 Erstellung von Räumen
Räume werden automatisiert nach Abschluss der Beantragung und ggf. positivem Freigabe-Workflow automatisiert angelegt. Bereits bei Anlage des Raumes können im Rahmen der Anlage definierte Berechtigungen gesetzt und ebenfalls entsprechende Benachrichtigungen versandt werden.

• Freigabe-Workflows
Die Beantragung eines Raumes kann, abhängig von der getroffenen Konfiguration, mit einem vorhandenen Workflow durch den Vorgesetzten des Beantragenden freigegeben werden. Für alle Dokumentenbibliotheken ist ein Freigabe-Workflow für Dokumente verfügbar. Die Entscheidung ob dieser Workflow zur Verfügung steht, immer starten soll oder nach Bedarf gestartet werden kann, können Sie für jede Bibliothek separat treffen. Der Zugriff auf einen Raum kann durch eine beliebige Person (diese muss dabei selbst über keinen Zugriff auf den Raum verfügen), auch für andere Personen, beantragt werden. Sofern der Raumverantwortliche direkt den Zugriff einträgt wird dieser umgehend angewandt, anderenfalls wird über einen Workflow die Zustimmung abgefragt.

• Individuelle Workflows
Über das enthaltene Addon-Package haben Sie jederzeit die Möglichkeit über die Oberfläche weitere Workflows zu konfigurieren und Ihre Räume mit weiterer Funktionalität anzureichern.

• Raum-Schließung
Einige Räume (z.B. Projekträume) werden nur temporär benötigt und können anschließend geschlossen werden. Ob und wann Sie einen Raum schließen liegt dabei bei Ihnen, gleichermaßen was mit den Inhalten des Raumes passieren soll. Sie können den Raum insgesamt in einen Archivbereich verschieben, Dokumente auf ein Netzlaufwerk exportieren oder den Raum auch direkt vollständig entfernen.

• Auffinden von Informationen
Zum Auffinden von Informationen stehen Ihnen sowohl eine Volltextsuche über den gesamten Collaboration Bereich als auch umfassende Filtermöglichkeiten innerhalb der einzelnen Räume und Listen auf Metadatenbasis zur Verfügung. Hierbei immer unter der Berücksichtigung der Berechtigungen auf den einzelnen Elementen.

• Administration
Die Lösung wird über eine eigene Administration verwaltet. In der Administration nehmen Sie die Konfiguration der Lösung vor und verwalten die Berechtigungen. Hier haben Sie ebenfalls die Möglichkeit weitere Workflows zu erzeugen und anzupassen.

 

Zusammenarbeit spCollab – einfach und effektiv

Nicht mehr aufzufindende Dokumente, ungenutzte Räume und nicht mehr durchschaubare Berechtigungen innerhalb der Vielzahl von Räumen gehören mit spCollab der Vergangenheit an. Mit den zentral vergebenen Berechtigungen, konfigurierbaren Workflows und der Möglichkeit Räume, auch mit Unterstützung von Workflows, wieder Schließen zu können, bietet Ihnen die Möglichkeit von unstrukturierten und nicht managebaren Räumen zu einem Managed Service zu gelangen. 

Ausführliche Informationen hierzu erhalten Sie in unserem kostenfreien Whitepaper.

Gerne stehen wir Ihnen auch persönlich für die Beantwortung Ihrer Fragen zur Verfügung. Schicken Sie uns hierzu einfach eine persönliche Nachricht zukommen und wir melden uns anschließend umgehend bei Ihnen.

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