30.05.2017
Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass Unternehmen mit der Unterstützung von digitalen Lösungen ihre Prozesse beschleunigen und automatisieren können. Speziell im sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess, also dem Prozess von der Bedarfsmeldung bis hin zur Rechnungen, gibt es besonders viele Optimierungspotentiale. Ein Teil dieser Strecke bildet die Ver- bzw. Bearbeitung von Auftragsbestätigungen, die im weiteren Verlauf näher betrachtet wird. Die Grundlage hierzu stellt dabei die HENRICHSEN Lösung zur Digitalisierung im Purchase-to-Pay-Prozess dar.
Nutzen für das Unternehmen:
Nutzen für den Mitarbeiter:
Die Prüfung in Bezug zur Bestellung erfordert auf die herkömmliche Art und Weise viel Zeit und erzeugt außerdem einen hohen manuellen Aufwand. Je nach Arbeitsweise fängt dies bereits beim Ausdrucken der per Mail eingegangen Auftragsbestätigung an, wobei für einen besseren Abgleich oftmals zusätzlich auch noch die Bestellung aus SAP gedruckt wird. Das Abgleichen der Positionen der beiden Dokumente ist anschließend, je nach Umfang, sehr zeitaufwändig und oftmals auch fehleranfällig.
Abschließend stellt sich dann noch die Frage der Ablage bzw. Archivierung. Denn beide Dokumente sollten zusammen abgelegt werden, um im Falle einer Recherche nicht unnötige viele Ablageorte durchsuchen zu müssen. Die Papierablage stellt dabei eine ineffiziente Lösung dar.
Die Lösung besteht im Standard aus 4 Teilbereichen: Eingang, Erkennung, Prüfung/Abgleich und Archivierung.
Eingegangene Auftragsbestätigungen werden z.B. aus einem E-Mail-Postfach importiert und durch eine Belegerkennung ausgelesen. Hier werden beispielsweise Werte wie AB-Nummer, Datum, Lieferant, Preise, Termine extrahiert. Die gelesenen Daten werden anschließend an das HENRICHSEN AB Cockpit in SAP übergeben. Somit ist der Erfassungsaufwand bereits erheblich verringert.
Im Cockpit im SAP erfolgt der Abgleich der Daten zur Bestellung bzw. den einzelnen Positionen. Das Cockpit kann über verschiedene Selektionsparameter eingeschränkt werden. Über eine Ampelfunktion für die einzelnen Bereiche ist ein einfacher und schneller Überblick über notwendige Klärungen möglich.
Abschließend erfolgt die digitale Archivierung der Auftragsbestätigung zur Bestellung im SAP.
OCR/Belegerkennung (Abhängig von Auftragsbestätigungsaufbau und -qualität sowie von SAP Stammdaten Qualität)
Mit unserer Lösung für die digitale Auftragsbestätigungsverarbeitung haben wir eine Basis geschaffen die es Unternehmen ermöglicht einen schnellen und einfachen Einstieg durchzuführen.
Die Standardlösung ist so ausgelegt, dass ein Produktivbetrieb in kurzer Zeit möglich ist. Ausgehend von diesem Standard können dann mit dem Kunden zusätzliche Anpassungen / Erweiterungen besprochen und implementiert werden, um die Optimierungspotentiale noch weiter auszuschöpfen.
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