Wie Löschworkflows Ihnen die tägliche Personalarbeit vereinfachen

22.09.2017

In einer Personalakte werden allerlei Daten und Unterlagen des Arbeitnehmers abgelegt. In der Regel handelt es sich hierbei um Daten, welche für das Arbeitsverhältnis relevant sind oder auch für eine Kündigung einmal wichtig werden können. Gemäß Arbeitsrecht hat jeder Arbeitnehmer das Recht diese Unterlagen jederzeit einzusehen. Gerade auch auf Grund des Arbeitnehmer-Einsichtsrechts ist es wichtig, dass die Dokumente und Daten in der Personalakte zu jeder Zeit korrekt sind.

Durch den täglichen Trubel in der Personalabteilung kann es schon einmal passieren, dass Dokumente falsch abgelegt werden. Solche kleinen Fehler lassen sich durch einfache Workflows schnell beheben. Wichtig hierbei ist, dass die Compliance und Datenschutzrichtlinien des Unternehmens beachtet werden. In der Regel werden bei der Löschung von Personaldokumenten immer 4 Augen eingebunden.

Wenn ein HR-Mitarbeiter die Löschung eines Dokuments anstößt, muss er immer auch einen Grund für die Löschung angeben. Zur Überprüfung des Löschantrags wird eine E-Mail an einen Kollegen oder Vorgesetzten ausgelöst. Er kann der Löschung zustimmen oder die Löschung des Dokuments ablehnen. Bei Ablehnung der Löschung muss der Grund der Ablehnung eingetragen werden. Das Dokument bleibt während des kompletten Workflows in der Personalakte und wird erst nach Zustimmung des Genehmigers gelöscht. Alle Schritte werden in einem Zugriffs-Protokoll mitgeschrieben.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit durch vorabeingestellte terminierte Löschfristen, Dokumente schnell und ohne manuellen Aufwand automatisiert aus der digitalen Personalakte löschen zu lassen.

Wenn Sie mehr über Löschfunktionen oder auch weitere Funktionalitäten unserer digitalen Personalakte wissen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

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