Bild - Beschaffungsoptimierung mittels OCI

Optimierung der C-Teile Beschaffung mittels OCI und E-Procurement

27.09.2018

Ausgangslage

In vielen Unternehmen wird die Beschaffung von indirektem Material bzw. von C-Teilen nur stiefmütterlich behandelt.

Vielfach ist ein intransparenter Beschaffungsprozess diesbezüglich vorhanden, bei dem die einzelnen Abteilungen eigenständig Materialien oder Dienstleistungen ohne die Einbeziehung des Einkaufs beschaffen (Maverick-Buying).
Auch wenn man bereits den Beschaffungsprozess dahingehend optimiert hat, dass alle Beschaffungsprozesse schon über den Einkauf laufen, wird gerade beim indirektem Material oftmals noch manuell gearbeitet, dabei finden sich häufig Bedarfszettel (papierbasiert) oder Drittsysteme ohne SAP Verbindung im Einsatz, welche zu einem stark manuellen Prozess führen.

Beschleuniger: OCI Kataloge mit digitalen Workflows

Zunächst sollte darüber nachgedacht werden, eine Beschaffungsplattform welche auch eine OCI (Open Catalog Interface) Schnittstelle bietet zu nutzen (z.B. Simple System). Der Vorteil liegt hier in einer einheitlichen Oberfläche für die User und auch der Einkäufer hat den Vorteil, dass alle Systemlieferanten an einer zentralen Stelle gepflegt werden.

Um jedoch auch die nötige Transparenz für den Einkäufer zu erreichen und nebenbei auch etwaige Freigaben digital abzusichern, sollte die Beschaffung mit einem Workflowsystem gekoppelt werden.

xFlow Procurement bietet sich hier als perfekte Kombination an.

xFlow Procurement basiert auf dem SAP Business Workflow und bietet für alle User (SAP und NON-SAP) eine Schnittstelle zu OCI Anbietern.

Nachdem auf der Plattform die benötigten Materialien gefunden wurden, können diese automatisch über die Schnittstelle an das ERP (SAP) übergeben werden.
Dabei werden bereits die für die spätere SAP BANF bzw. Bestellung benötigten Daten (Kostenstellen, Sachkonten, Warengruppen, etc.) automatisch vorbelegt, was zu einem stark verkürzten Prozess hinsichtlich Datenbeschaffung führt.

Auf Basis von Kontierungselementen oder Beträgen werden dann noch etwaige Freigaben digital mittels Workflow eingeholt. (Siehe Abb. Freigabe einer Beschaffung)

Kleinstbeschaffungen könnten dabei komplett automatisch freigegeben und bestellt werden ohne die jeweilige Transparenz über den Prozess zu verlieren.

Fazit

Eine sinnvolle Auswahl einer Beschaffungsplattform kombiniert mit einem SAP Workflow stärkt die Transparenz der Beschaffung, verhindert Maverick-Buying und führt zu stark verkürzten Prozesslaufzeiten. (Siehe Abb. Transparenz für den Einkäufer)

Wie das geht und was es dafür braucht besprechen wir auf Wunsch gerne mit Ihnen. Einfach das Kontaktformular ausfüllen.

 

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