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Sicher digital - Mit der richtigen IT-Landschaft ein Kinderspiel!

23.04.2018

Ein Thema ist aktuell aus der einschlägigen Fachpresse nicht mehr wegzudenken: Die Sicherheit der IT-Landschaft, inkl. der dazugehörigen Prozesse. Viele Unternehmen waren daher aktiv und haben bereits entsprechende Vorkehrungen getroffen um ihre Infrastruktur abzusichern. Ein wichtiger erster Schritt, der Unternehmen jedoch in falscher Sicherheit wiegen kann. Denn, eine ausreichende IT Absicherung ist zweifelsohne von sehr hoher Priorität, aber sie vernachlässigt zu oft die internen Geschäftsprozesse, die in den Systemen selbst stattfinden. Um eine möglichst vollumfängliche Sicherheit gewährleisten zu können ist es daher notwendig auch diese unterschiedlichen Geschäftsprozesse in den Fokus zu rücken. Seitens der HENRICHSEN AG werden aus diesen Gründen beispielsweise entlang des Purchase-to-Pay (P2P) Prozesses verschiedene Lösungen angeboten, die einen sehr wichtigen Beitrag zur Einhaltung der internen Compliance Richtlinien und Absicherung der unternehmensinternen Abläufe beitragen.

Beschaffungsmanagement

Im Bereich Einkauf garantiert die Beschaffungsmanagement Lösung durch flexibel einstellbare Freigabeworkflows eine Einhaltung der internen Berechtigungskonzepte. D.h. Bestellungen werden nur nach vorheriger Freigabe getätigt. Der strategische Einkauf hat dadurch die Möglichkeit sich auf die eigentlich wertschöpfenden Tätigkeiten zu konzentrieren, z.B. Warengruppenstrategien zu verfolgen und Preisverhandlungen durchzuführen. Die verhandelten Waren und Dienstleistungen kann der Einkauf mit Hilfe der HENRICHSEN Beschaffungslösung wiederum seiner Organisation in Form von Katalogen und vordefinierten Artikeln zu verfügen stellen. Damit wird Maverick Buying (= an verhandelten Konditionen vorbei bestellen) deutlich reduziert und die Anforderer bestellen gezielt die Artikel, zu denen auch verhandelte Preise existieren. Eine Anbindung von externen Katalogen wie z.B. Mercateo ist problemlos per OCI Schnittstelle möglich. Dadurch können verschiedene externe Marktplätze angebunden werden, wodurch das Warenangebot noch einmal deutlich vergrößert wird. Die HENRICHSEN Beschaffungsmanagementlösung ist voll in SAP integriert. Es können aber auch Non-SAP User per WEB-Frontend am Prozess teilnehmen und so z.B. Freigaben bequem im eigenen Browser, am Tablett oder mobil per Smartphone durchführen. Durch den hohen Automatisierungsgrad und die standardisierten Prozessworkflows wird eine hohe Compliance Richtlinientreue und die Erfüllung der unternehmensinternen Freigabe- und Berechtigungsszenarien sichergestellt. Der gesamte Prozess von Antragsstellung, über die Freigabe bis hin zum Bestellversand wird lückenlos dokumentiert und ist jederzeit einsehbar. Eine revisionssichere Archivierung aller Originalbelege, wie z.B. Angebote, ist bereits im Standard enthalten.

Auftragsbestätigungen

Ein weiterer, wichtiger Aspekt im P2P Prozess ist die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen (AB). Wichtig deshalb, da der Lieferant dem Kunden rückmeldet, ob die gewünschte Ware zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Menge und zum vereinbarten Preis geliefert werden kann. Kommt es zu Abweichungen und der Kunde reagiert nicht auf diese, kann er sich bei abweichender Lieferung hinterher nicht auf die Bestellung berufen, da der Lieferant die Abweichung bei AB-Versand angezeigt hat. Grund: Mit Erhalt der AB gehen Kunde und Lieferant eine Geschäftsbeziehung ein und es wird indirekt ein Vertrag zum Kauf geschlossen, der auf AB und Bestellung beruht. Mit der HENRICHSEN Lösung zur Auftragsbestätigungsverarbeitung sparen sich Unternehmen viel Zeit beim Abgleich einer AB gegen die Bestellung. Eine leistungsfähige OCR Erkennung liest dabei eingehende ABs aus und gleicht diese gegen die Bestelldaten ab. In einem voll in SAP integrierten Cockpit stehen dem User in Form eines einfach zu verstehenden Ampelsystems alle relevanten Informationen zur Verfügung. Abweichungen bzgl. Termin, Menge, Preis und Materialnummer werden erkannt und dem Benutzer sofort angezeigt. Dieser kann dann bei Abweichungen gezielt auf den Lieferanten zugehen und evtl. Abweichung klären. Vorteil dabei: Alle Dokumente und Aktivitäten werden hinterher archiviert und durchgehend protokolliert. Die AB wird nach erfolgreicher Bestätigung direkt zur zugrundeliegenden Bestellung archiviert, ohne dass der User dabei etwas unternehmen muss.

Eingangsrechnungsverarbeitung

Im Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung steht durch das HENRICHSEN Invoice Management in SAP ebenfalls eine vollumfängliche Lösung zur Verfügung. Analog dem Beschaffungsmanagement finden auch hier standardisierte Bearbeitungsworkflows statt. Bei Rechnungen mit Bestellbezug wird meist keine erneute Freigabe mehr benötigt, da dies bereits beim Beschaffungsvorgang der Fall ist. Hat eine Rechnung allerdings keinen Bestellbezug, wird im Laufe des Rechnungseingangsprozesses eine Freigabe notwendig. Mit der HENRICHSEN Lösung sind diese Prozesse automatisiert und im Standard sichergestellt. Die Freigabeworkflows ermöglichen dadurch die Umsetzung und Einhaltung von internen Freigaberichtlinien und Berechtigungskonzepten. Auch hier können Freigebende bequem per WEB-Frontend oder mobil die Freigaben durchführen. Durch Funktionstrennung und Vier-Augen-Prinzip ist eine Einhaltung der Compliance Richtlinien gewährleistet. Die Workflows sind jederzeit durch automatisch generierte Protokolle nachvollziehbar. Protokolle und Originalbelege werden nach erfolgter Rechnungsbearbeitung revisionssicher archiviert. Bereits bei der OCR Erkennung einer Rechnung werden User durch eine § 14 UStG Prüfung unterstützt. Die gesamte Lösung ist dabei voll in SAP integriert.

Alle HENRICHSEN Lösungen im P2P Prozessumfeld habe eines gemein: Sie finden ohne Papier statt. Jegliche Workflows und Aufgaben werden in digitaler Form umgesetzt. Auch bei der anschließenden Archivierung wird kein Papier mehr benötigt. Alles wird digital und revisionssicher abgespeichert.

Continuous Audit

Um die Prozesse auch im Gesamtkontext und lösungsübergreifend überwachen zu können, wurde das HENRICHSEN Portfolio kürzlich um eine entscheidende Komponente erweitert: Continuous Audit.

Continuous Audit bietet eine kontinuierliche Prozessüberwachung in SAP an. Es müssen dafür aber keine Daten exportiert werden, da die Lösung tief in SAP integriert ist. Die Software scannt Prozesse und Transaktionen aus verschiedenen Bereichen wie P2P, Order-to-Cash, HR, Warenwirtschaft, Anlagenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung usw. in Echtzeit und gibt einen Alarm aus, wenn bei einem der aktuell 240 Checks eine Anomalie erkannt wird. Wurde ein Alarm ausgelöst, kann unternehmensspezifisch entschieden werden, was konkret als weiterer Schritt passieren soll. Vom Stopp der aktuellen Transaktion bis zur E-Mail-Benachrichtigung ist dabei alles möglich. Ein möglicher Check aus dem Finanzbereich ist die Prüfung, ob kurz vor einer großen Geldüberweisung die Bankverbindung noch einmal geändert wurde. Dies ist üblicherweise ein eher ungewöhnlicher Vorgang, der im System sofort einen Alarm ausgibt und entsprechende User warnt. Diese können per Definition verschiedene Rollen haben. Vom normalen Bereichsuser (HR, Finanzbuchhalter, Einkäufer, usw.) bis hin zum Auditor, der bereichsübergreifend alle Transaktionen einsehen kann. Vorteil der Lösung: Unternehmen erhalten Ad-hoc einen ausreichenden Schutz ihres SAP Systems und sind so vor internen als auch externen Angriffen gewappnet. Die Lösung ist innerhalb eines Tages einsatzbereit und stellt eine wichtige Stütze in der IT-Security Strategie von Unternehmen dar.

Stammdaten-Workflow

Als kleines aber feines Add-on im HENRICHSEN Portfolio startete ebenfalls kürzlich der HENRICHSEN Stammdaten-Workflow. Bei allen P2P Prozessen ist eine hohe Stammdatenqualität unerlässlich. Stammdaten eines ERP Systems sind wie die Blutzellen eines Organismus – ohne sie kommt das gesamte System zum Stillstand. Typischer Fall aus der Praxis: Ein Einkäufer will eine Bestellung bei einem Lieferanten tätigen, der noch nicht als Kreditor im System angelegt ist. Doch wie kommen die Stammdaten nun in das System? Aufgrund des Vier-Augen-Prinzips und der erforderlichen Funktionstrennung darf der Einkäufer bzw. Besteller den Stammdatensatz nicht selbst pflegen. Im Prozess muss er die Anforderungen zur Anlage bzw. Änderung des Stammsatzes an eine andere Abteilung weitergeben. Mit dem HENRICHSEN Stammdaten-Workflow wird dieser Prozess digitalisiert.

Ein effizienter Workflow inkl. WEB-Eingabemaske schafft die Brücke, mit der viele User über einen Workflow auf Basis der SAP Cloud Plattform am Prozess teilnehmen können und Stammdatenanträge an eine zur Anlage berechtigte Abteilung weiterleiten können. Dabei werden bereits durch den Antragsteller viele Informationen mitgegeben, ein Prüfer entscheidet dann ob der Antrag genehmigt wird und der Stammdatensatz wird anschließend automatisch erzeugt. Dies gilt ebenso bei Änderungen von bestehenden Stammdaten. Dadurch wird die Stammdatenqualität erhöht und die Protokolle der Workflows werden automatisch mitgeschrieben und sind jederzeit einsehbar.

 

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