Stammdatenqualität: Keyfacts für einen reibungslosen Projektablauf

25.09.2018

Die Stammdaten eines SAP Systems sind wie die Zellen eines Organismus. Fehlen sie, kommt das komplette System zum Erliegen. Aber auch wenn sie fehlerhaft sind wird das System träge und langsam. Aus diesem Grund sind Stammdaten und deren Qualität für jedes Unternehmen (mit SAP im Einsatz) von essentieller Bedeutung. Nicht nur das SAP System selbst, sondern auch alle Anwendungen, die darauf laufen, benötigen Stammdaten. Bezogen auf die HENRICHSEN Purchase-to-Pay Lösungen sind das u.a. Kreditoren und Materialstammsätze, die in ausreichender Qualität benötigt werden. Um bei Rechnungen z.B. den Lieferanten gleich per OCR zu ermitteln, sind Kreditorenstammdaten notwendig. Fehlen diese bzw. sind sie unvollständig, kann der Lieferant nicht automatisch ermittelt werden und es sind manuelle Nacharbeiten notwendig. Ein erhöhter Prozessaufwand ist die Folge. Ebenso verhält es sich im Procurement Umfeld. Ohne Kreditoren Stammdaten kann keine Bestellung an einen bestimmten Lieferanten abgesetzt werden.

Die Schwierigkeit von vielen Unternehmen, die im Laufe der Zeit wachsen und sich vergrößern, ist oftmals die Stammdatenqualität auf einem ausreichend hohen Niveau zu halten. Seitens HENRICHSEN wurde hier aus den Kundenanforderungen und den erfolgreich geleisteten Projekten der letzten Jahre verschiedene Anforderungen in konkrete Produktlösungen umgesetzt. Mit Continuous Audit befindet sich eine Lösung im Portfolio, die bereits eine Vielzahl an Stammdaten Checks beinhaltet. Nachfolgend ein kleiner Auszug daraus:

 

  • Prüfung auf unvollständige Lieferanten
  • Prüfung auf einmal Lieferanten
  • Prüfung auf doppelte Lieferanten
  • Adressdaten von Debitoren unvollständig
  • usw.

 

Je besser die Stammdatenqualität, desto weniger Prozessaufwand und Fehler in den verschiedenen SAP Anwendungen. Kunden können dabei unabhängig von anderen HENRICHSEN Systemen, aber auch bewusst vor der Einführung eines bestimmten Produkts, wie z.B. der Rechnungseingangslösung, auf Continuous Audit zurückgreifen. Mit Hilfe der Software können ad-hoc Stammdaten geprüft und Schwachstellen aufgedeckt werden. Dank der bisher umgesetzten Kundenprojekte und den dabei teils individuellen Herausforderungen entwickeln wir laufend weitere Best-Practice Prüfungen, welche zeitnah Einzug in die Lösung finden werden. Somit profitieren alle HENRICHSEN Continuous Audit Kunden von umfangreichen Stammdaten Checks und können ihren Systemen ein entsprechendes Master-Data Tuning unterziehen.

Auch der Prozess der Anlage bzw. Änderung von Stammdaten ist ein wichtiger Faktor, der nicht unterschätzt werden darf. Sind die Hürden im Anlage- und Änderungsprozess zu hoch, scheuen User oft davor zurück, diese aufwändigen Prozesse zu durchlaufen. Die Folge: Änderungen an bestehenden Stammdaten werden nicht gepflegt bzw. Neu-Anlagen sind langwierig und umständlich. Hier kann mit Hilfe des HENRICHSEN Stammdaten-Workflows Abhilfe geschaffen werden. Durch ein effizientes Workflow-System kann der Prozess der Beantragung und der späteren Freigabe optimal gesteuert werden. Dadurch wird Zeit gespart, die Prozesssicherheit erhöht und gleichzeitig Fehler reduziert. Alles im Sinne einer optimalen Stammdatenqualität.)

 

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