3 Schritte zur Digitalisierung des Purchase to Pay Prozesses
26.03.2019
Unternehmensbereiche bei der Digitalisierung ganzheitlich betrachten
Von der Bedarfsanforderung, über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung und dem Zahlungsprozess fallen sowohl im Einkauf als auch im Rechnungswesen viele Tätigkeiten an, die bei fehlender digitaler Unterstützung nur mühsam und aufwändig erledigt werden können. Das lässt sich abstellen. Den wahren Quantensprung erleben Unternehmen aber erst, wenn Unternehmensbereiche, die ohnehin wie ein Räderwerk zusammenarbeiten (sollten), bei der Digitalisierung als Einheit betrachtet werden.
Individuelle Bereichsinteressen müssen unter einen Hut gebracht werden, da Digitalisierung nie ohne einen intensiven Blick auf die zu Grunde liegenden Prozesse nachhaltig erfolgreich ablaufen kann. Und Prozesse hören bekanntlich an Bereichsgrenzen nicht auf und auch entsprechende Daten- und Dokumenten-Silos sind an dieser Stelle nicht förderlich. Was also tun?
Bei der Digitalisierung „geschlossene Prozessketten“ in den Fokus nehmen
Um eine hohe Durchgängigkeit von Prozessen zu erreichen, werden bei intelligenten Digitalisierungsvorhaben die Abläufe vom Beschaffungsmanagement, über die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen bis hin zur schnellen und einfachen Eingangsrechnungsbearbeitung in den Fokus genommen. Somit entstehen Synergieeffekte über den Gesamtprozess hinweg, die Abläufe werden dabei als „geschlossene Prozessketten“ behandelt.
Die Gründe liegen auf der Hand: Unternehmen wollen Prozesskosten senken, die Transaktions-Transparenz erhöhen, Fehleranfälligkeit reduzieren und dadurch eine hohe Prozessstabilität erreichen.
Daten- und Dokumentensilos aufbrechen
Ein relevanter Nebeneffekt der bereichsübergreifenden Digitalisierung von Prozessen ist, dass auch die häufig sehr unterschiedlichen Arbeitsweisen und Verfahren an den Tag kommen:
- Papier-zentrisches Arbeiten vs. pdf/XML-Formate
- Unterschiedliche Ablagesysteme und -Orte
- Zugriffs- und Berechtigungs-Komplexität / „geschlossene“ Applikationen
Von „Interoperabilität“, also dem intelligenten Kommunizieren und Interagieren der Systeme untereinander ist da manches Unternehmen weit entfernt. Die Folge hiervon spüren am intensivsten Mitarbeiter/ Sachbearbeiter, die die Vorgänge bearbeiten: tägliches Applikations-Hopping, aufwändiges Suchen von Informationen, kaum Möglichkeiten zum Abgleich von Daten, Fehler-Wahrscheinlichkeit steigt, Ärger usw. Die Auswirkungen auf Lieferanten, die eigenen Zahlungsströme und das Reporting sind entsprechend.
Solche Daten- und Dokumenten-Silos können jedoch aufgebrochen und harmonisiert werden. IT-Abteilungen favorisieren in der Regel Lösungen, die sich schnell entwickeln, mit wenig Aufwand zu den Nutzern ausrollen und einfach betreiben lassen. Das wird — auch im Rahmen von Digitalisierungsbemühungen und im SAP-Kontext — wichtiger, um auf Anforderungen von Fachbereichen flexibler eingehen zu können und eine schnellere Nutzbarkeit (time-to-value) zu erreichen. Die Silos müssen dazu aber fallen, um durchgängige Geschäftsprozesse zu erreichen.
Schritt 1: Optimierungen im Beschaffungsprozess mit modernen Systemen
Durch das Digitalisieren des Beschaffungsprozesses, konkret den Einsatz digitaler Workflows, kann das Unternehmen seine Beschaffungsprozesse spürbar beschleunigen, weitgehend automatisieren und insgesamt eine höhere Transparenz im internen Bestellwesen erzielen. Eine erhöhte Prozesssicherheit
und Compliance ist ein weiterer positiver Effekt.
- Durch einen Feeder wird die Bedarfsmeldung gesteuert, wobei durch die Einbindung von Katalogen der SAP-Beschaffungsprozess für Mitarbeiter weiter optimiert werden kann.
- Die Bestellanforderung basiert auf SAP Standard. Während des Prozesses werden die BANF und die Bestellung automatisch durch den Workflow im SAP angelegt.
- Aus einer Beschaffungsübersicht heraus ist es jederzeit möglich in Belege abzuspringen oder auch direkt Workflowaufgaben zu bearbeiten.
Schritt 2: Anschluss-Prozess Auftragsbestätigung (AB)
Der sich unmittelbar anschließenden Auftragsbestätigungsprozess wird auf Datenebene gemanagt:
- Papierdokumente werden nach ihrem Eintreffen gescannt und anschließend an die Belegerkennung zur Verarbeitung übergeben. Auftragsbestätigungen, die auf elektronischem Weg eingehen, z.B. als Anlage in einer E-Mail, werden automatisiert aus einem definierten Postfach eingelesen und direkt an die Belegerkennung übergeben. Medienbrüche sind also kein Thema mehr.
- Die Belegerkennung liest die relevanten Daten aus den erhaltenen Dokumenten und gleicht diese mit SAP-Stamm- und Bewegungsdaten ab. So wird eine hohe Erkennungsqualität basierend auf SAP Daten optimal unterstützt. Bei Bedarf können über einen Verifizierungsarbeitsplatz (WEB oder FAT Client) vom Mitarbeiter Daten korrigiert oder ergänzt werden.
- Nach der Übergabe der extrahierten Daten an SAP, werden diese in modernen Systemen im Cockpit mit den Bestelldaten verglichen. Über eine Ampelfunktion werden Abweichungen in Preis, Menge und Termin angezeigt. Somit hat der Benutzer hier alle AB-Daten im Überblick und kann per Mausklick die gewünschten Bestellungen oder Bestellpositionen bearbeiten.
Ergebnis: Hohe Datensicherheit durch Daten-Abgleich, Transparenz und das Einhalten wichtiger Compliance-Regeln durch klare Verfahrens-Vorgaben.
Schritt 3: Abschluss in der Eingangsrechnungsbearbeitung
Bei Rechnungen ist der Fall ähnlich gelagert. Sie erreichen die Unternehmen heute auf verschiedenste Arten: in Papierform, als PDF oder (EDI)-Datenstrom. Für jeden Eingangskanal gibt es das adäquate Werkzeug, um die Rechnung und ihre Daten zu erfassen und für die Weiterverarbeitung digital aufzubereiten.
- Moderne Invoice Lösungen unterstützen und beschleunigen den Eingangsrechnungs-Prozess von Lieferantenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung: vom Scannen, dem Erkennen und Archivieren, über den Rechnungsfreigabe Workflow bis zur automatisierten Buchung im ERP System.
- Die OCR Erkennung liest die rechnungsrelevanten Daten aus den elektronischen Dokumenten aus und gleicht sie mit SAP-Stamm- und Bewegungsdaten ab, um eine hohe Erkennungsqualität zu gewährleisten. Die Validierung und Plausibilitätsprüfungen der Rechnungsdaten mit den Lieferantenstammdaten findet somit vollständig innerhalb von SAP statt.
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Resümee: Vorteile durch geschlossene Prozessketten
Die Buchhaltung hat als quasi „letzte Instanz“ alle prüfungsrelevanten Informationen sofort im Zugriff. Der Absprung aus der Rechnungsbearbeitung heraus in die dazugehörige Bestellung ist ebenso einfach möglich, wie die Anzeige von z.B. Wareneingangsbelegen. Die Prozesskette schließt sich mit dieser Überprüfungsmöglichkeit.
Somit ist der Prozess von der Bedarfsmeldung, über die Bestellung und AB bis zur Rechnungsstellung und Verbuchung ein durchgängiger Prozess geworden.
Vorteile der geschlossenen Prozessketten in SAP Finance und Beschaffung:
- Die Vorgänge werden über alle drei Teilprozesse hinweg generell deutlich effizienter und transparenter
- Durch automatisierte Datenextraktion und Datenabgleich kann der Prozess vollständig papierlos gestaltet werden
- Abweichungen werden schnell erkannt und es kann darauf ebenso schnell reagiert und Klärungen herbeigeführt werden
- Der manuelle Erfassungsaufwand wird deutlich reduziert
- Basierend auf dem SAP Business Workflow ist eine nahtlose Integration in SAP ERP Business Logik (FI & MM) und ein mobiler Zugriff über UI5 möglich
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