26.03.2019
Von der Bedarfsanforderung, über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung und dem Zahlungsprozess fallen sowohl im Einkauf als auch im Rechnungswesen viele Tätigkeiten an, die bei fehlender digitaler Unterstützung nur mühsam und aufwändig erledigt werden können. Das lässt sich abstellen. Den wahren Quantensprung erleben Unternehmen aber erst, wenn Unternehmensbereiche, die ohnehin wie ein Räderwerk zusammenarbeiten (sollten), bei der Digitalisierung als Einheit betrachtet werden.
Individuelle Bereichsinteressen müssen unter einen Hut gebracht werden, da Digitalisierung nie ohne einen intensiven Blick auf die zu Grunde liegenden Prozesse nachhaltig erfolgreich ablaufen kann. Und Prozesse hören bekanntlich an Bereichsgrenzen nicht auf und auch entsprechende Daten- und Dokumenten-Silos sind an dieser Stelle nicht förderlich. Was also tun?
Um eine hohe Durchgängigkeit von Prozessen zu erreichen, werden bei intelligenten Digitalisierungsvorhaben die Abläufe vom Beschaffungsmanagement, über die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen bis hin zur schnellen und einfachen Eingangsrechnungsbearbeitung in den Fokus genommen. Somit entstehen Synergieeffekte über den Gesamtprozess hinweg, die Abläufe werden dabei als „geschlossene Prozessketten“ behandelt.
Die Gründe liegen auf der Hand: Unternehmen wollen Prozesskosten senken, die Transaktions-Transparenz erhöhen, Fehleranfälligkeit reduzieren und dadurch eine hohe Prozessstabilität erreichen.
Ein relevanter Nebeneffekt der bereichsübergreifenden Digitalisierung von Prozessen ist, dass auch die häufig sehr unterschiedlichen Arbeitsweisen und Verfahren an den Tag kommen:
Von „Interoperabilität“, also dem intelligenten Kommunizieren und Interagieren der Systeme untereinander ist da manches Unternehmen weit entfernt. Die Folge hiervon spüren am intensivsten Mitarbeiter/ Sachbearbeiter, die die Vorgänge bearbeiten: tägliches Applikations-Hopping, aufwändiges Suchen von Informationen, kaum Möglichkeiten zum Abgleich von Daten, Fehler-Wahrscheinlichkeit steigt, Ärger usw. Die Auswirkungen auf Lieferanten, die eigenen Zahlungsströme und das Reporting sind entsprechend.
Solche Daten- und Dokumenten-Silos können jedoch aufgebrochen und harmonisiert werden. IT-Abteilungen favorisieren in der Regel Lösungen, die sich schnell entwickeln, mit wenig Aufwand zu den Nutzern ausrollen und einfach betreiben lassen. Das wird — auch im Rahmen von Digitalisierungsbemühungen und im SAP-Kontext — wichtiger, um auf Anforderungen von Fachbereichen flexibler eingehen zu können und eine schnellere Nutzbarkeit (time-to-value) zu erreichen. Die Silos müssen dazu aber fallen, um durchgängige Geschäftsprozesse zu erreichen.
Durch das Digitalisieren des Beschaffungsprozesses, konkret den Einsatz digitaler Workflows, kann das Unternehmen seine Beschaffungsprozesse spürbar beschleunigen, weitgehend automatisieren und insgesamt eine höhere Transparenz im internen Bestellwesen erzielen. Eine erhöhte Prozesssicherheit
und Compliance ist ein weiterer positiver Effekt.
Der sich unmittelbar anschließenden Auftragsbestätigungsprozess wird auf Datenebene gemanagt:
Ergebnis: Hohe Datensicherheit durch Daten-Abgleich, Transparenz und das Einhalten wichtiger Compliance-Regeln durch klare Verfahrens-Vorgaben.
Bei Rechnungen ist der Fall ähnlich gelagert. Sie erreichen die Unternehmen heute auf verschiedenste Arten: in Papierform, als PDF oder (EDI)-Datenstrom. Für jeden Eingangskanal gibt es das adäquate Werkzeug, um die Rechnung und ihre Daten zu erfassen und für die Weiterverarbeitung digital aufzubereiten.
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Die Buchhaltung hat als quasi „letzte Instanz“ alle prüfungsrelevanten Informationen sofort im Zugriff. Der Absprung aus der Rechnungsbearbeitung heraus in die dazugehörige Bestellung ist ebenso einfach möglich, wie die Anzeige von z.B. Wareneingangsbelegen. Die Prozesskette schließt sich mit dieser Überprüfungsmöglichkeit.
Somit ist der Prozess von der Bedarfsmeldung, über die Bestellung und AB bis zur Rechnungsstellung und Verbuchung ein durchgängiger Prozess geworden.
Vorteile der geschlossenen Prozessketten in SAP Finance und Beschaffung:
Sie wollen die Effizienz in Ihrem Einkauf steigern? Wir zeigen Ihnen, wie sich Ihre Einkäufer dank der richtigen Digitalisierung auf strategische Procurement Tätigkeiten fokussieren können und Risiken, wie z.B. das "Maverick Buying", verhindert werden können. Volle Prozesskontrolle oder Einhaltung von Compliance Vorgaben verstehen sich dabei von selbst.
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