4 Gründe für eine Datenarchivierung vor dem Wechsel auf S/4HANA

Wichtige Aspekte für eine erfolgreiche Migration auf SAP S/4HANA

Der Wechsel auf SAP S/4HANA kann für Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringen und unterstützt die Integration der SAP-Cloud-Lösungen, wie z.B. SAP Ariba, SAP SuccessFactors oder SAP Leonardo. SAP sieht in SAP S/4HANA den „digitalen Kern“, der für eine zukunftsorientierte Unternehmens- und IT-Strategie unerlässlich ist. So weit so gut. Doch diese Reise in die neue SAP Welt muss gut vorbereitet werden, damit man auch sicher ans Ziel gelangt. Ein Schritt auf dieser Reise ist die Reorganisation und Datenarchivierung der bestehenden SAP ERP Datenbanken.

Individuelle Konzepte erforderlich

Zu beachten ist, dass es zur Vorbereitung einer SAP S/4HANA Migration kein Archivierungs- und Reorganisations-Standard-Szenario gibt, das bei jedem Anwender in gleicher Art und Weise angewendet werden kann. Somit muss für jedes SAP-Anwender-System ein individuelles Konzept erstellt und umgesetzt werden.

Die im Laufe der Zeit zum Teil erheblich anwachsenden SAP-Datenbanken führen, wenn sie ihr Kapazitäts-Limit erreicht haben, zu verschlechterter Systemperformance und der User merkt dies spätestens an langsamer werdenden Suche- und Antwortzeiten. Eine intelligente und durchdachte Datenarchivierung kann hier Abhilfe schaffen. Im Kontext einer Migration auf SAP S/4HANA gibt es eine klare Empfehlung des Herstellers, möglichst viele Altdaten vor der Conversion zu archivieren. Dadurch werden viele Probleme, die den Prozess verzögern können, vermieden.
 

Wesentliche Gründe für die SAP Datenarchivierung

1. Performance

Eine Reorganisation der Datenbank bietet neben einer Erleichterung des Datenbank-Handlings, der Optimierung von Backup – und Recovery-Zeiten auch eine Optimierung der Antwortzeiten. Die Folge ist eine Steigerung der System-Performance.

2. Datenbankgröße/-wachstum

Die SAP Datenarchivierung wirkt vielen gängigen Datenbankproblemen entgegen:

• Kritische Datenbankgrößen werden entschärft
• Speicherplatzprobleme werden behoben
• Umstellung auf Unicode
• Migration auf SAP S/4HANA verringert Kosten der Migration erheblich
• Bereitet einen Release – Wechsel optimal vor

3. Qualität

Unternehmen erreichen eine spürbar höhere Datenqualität durch die Archivierung und Löschung löschgekennzeichneter Daten, beziehungsweise durch die Bereinigung der Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

4. Rechtliche Gründe

Auch die rechtlichen Rahmenbedingen, wie die Anforderungen von Wirtschafts- und Steuerprüfern und Nachweispflichten beispielsweise im Rahmen von Produkthaftung, müssen beachtet und eingehalten werden. Eine GoBD-konforme SAP Datenarchivierung stellt die Einhaltung dieser Rahmenbedingen sicher.

 

Rechtliche Aspekte: GOBs / GoBD-konformer Archivierungsprozess

Archivierung ist aber hierbei nicht gleich Archivierung. Rechtliche Rahmenparameter erfordern, dass betriebswirtschaftlich abgeschlossene Buchungsbelege erst nach Ablauf einer hinterlegten Mindestverweildauer verlagert werden und dieser Prozess gesetzeskonform mit einer Verfahrensdokumentation dokumentiert wird.

Die Folgen hieraus sind:

• Der archivierte Beleg ist weiterhin vorhanden; lediglich der Speicherort des Belegs hat sich verändert
• Der archivierte Beleg ist jederzeit im Zugriff
• Die „gewohnten“ Standardzugriffstransaktion funktionieren in der Regel weiter
• Alternativzugriffstransaktionen sind vorhanden
• Belegflussketten bleiben erhalten
• Der archivierte Beleg kann nicht mehr geändert werden
   

Praxisbeispiel: Einsparungspotential aus einem abgeschlossenen Projekt

Zur Performancesteigerung auf dem produktiven SAP System wurden bei eienem Kunden mehrere SAP Archivierungsobjekte identifiziert und exemplarisch für die Visualisierung des Potentials, wurde das Objekt RV_LIKP (SD-Lieferungen) detailliert dargestellt. Weitere zu archivierende Objekte sind beispielsweise IDOCs (IDOC-Belege), EX_PCA_ITM (Profit-Center-Rechnungen) oder FI_DOCUMN (Finanzbuchhaltungsbelege). Daraus ergab sich für dieses Archivierungsobjekt ein Archivierungspotential von rund 63 Prozent, entsprechend einer Datenmenge von 266.395 MB. Insgesamt wurde ein Gesamtpotential von 2.500.255 MB ermittelt.

Potentielle Kosteneinsparung

Unter der Prämisse von 1GB = je 0,30€/Monat für das Test- und das Entwicklungs-system und 1GB = 1€/Monat für das Produktivsystem ergab sich eine mögliche monatliche Gesamtkosteneinsparung von 1GB = 1,60€. Es bestand somit ein Einsparungspotenzial von 4.206,19€ pro Monat. Hiervon fielen 416,24€ alleine auf das Beispielobjekt RV_LIKP.

Die SAP Datenarchivierung und der involvierte SAP Content Server wirken also vielen Datenbank-Problemen entgegen. Somit ist für alle dokumentenzentrierten Anwendungen und Business-Szenarien, die keine Langzeitarchivierung benötigen, in jedem Fall die erforderliche technische Infrastruktur gegeben.

Da der SAP Content Server über die HTTP-Schnittstelle integriert ist, bleibt das tatsächlich verwendete Speichermedium für SAP-Applikationen vollkommen transparent. Eine Umstellung auf andere Speichermedien kann jedoch jederzeit vorgenommen werden.
 

Resümee

„Arbeiten 4.0“ bedeutet für heutige SAP Wissensarbeiter modernste Technologien zu nutzen und aus allen SAP Transaktionen jederzeit Zugriff auf revisionssicher archivierte Dokumente zu haben und sich diese im SAP GUI recherchieren und anzeigen lassen zu können.

Eine intelligente Datenarchivierung vor dem Wechsel auf S/4HANA macht also nicht nur aus Kostengesichtsunkten heraus Sinn sondern auch aus technischer Sicht.