Automatisierung in den Bereichen Einkauf und Finanzen

Bedeutung und Einordnung

In der aktuellen Medienlandschaft werden häufig die Begriffe „Machine Learning“, „Künstliche Intelligenz“, „Block-Chain“, „Robotic Process Automation“ usw. verwendet. In fast allen digitalisierungsnahen Reportagen und Berichten ist davon die Rede. Die Grenzen zwischen klassischer Prozessautomatisierung, wie sie bei vielen digitalen Softwarelösungen bereits seit Jahren eingesetzt werden, und den neuartigen Begriffen verschwimmen zusehends. Doch was steckt hinter den Begriffen? Und wie können sie bzgl. ihrer Bedeutung und konkreter Anwendungsfälle so eingeordnet werden, dass es sich nicht bloß um sogenannte Buzz-Words handelt?

Machine Learning & KI

Um eine passende Antwort auf diese Fragen erhalten zu können ist es notwendig einmal hinter die Begriffe zu schauen. Die Themen „Machine Learning“ und „KI – Künstliche Intelligenz“ beschreiben aktuell die wohl höchstentwickelste Form der vorher genannten Begriffe. Hierbei handelt es sich um Maschinen, die Prozesse analysieren, Muster erkennen und sich dadurch selbst weiterentwickeln. Technologisch gesehen wird hierbei versucht Entscheidungsstrukturen des Menschen nachzubilden. Für die breite Maße an Softwarelösungen, u.a. im SAP Umfeld, ist diese Technologie noch in einem relativ frühen Stadium. Hier gilt es noch einen großen Teil an Grundlagenforschung zu leisten.

Robotic Process Automation

Einen Schritt vorher setzt bereits das Thema „Robotic Process Automation“ (RPA) an. Hierbei geht es darum einer Maschine in einer Art Ablauf-Video die Benutzung einer Software vorzuführen. Die Maschine lernt diese Abläufe und kann den konkreten Anwendungsfall selbst wiederholen. Dies klappt sowohl schnittstellenübergreifend zwischen verschiedenen Systemen, als auch komplett ohne Programmierkenntnisse des Anwenders. Diese Form von Automatisierung lernt anhand von Training und kann gegebene Anwendungsfälle dann selbst wiederholen. Beispiel: Ein System gleicht eine Eingangsrechnung vor Buchung mit einer Bestellung bzw. einem Wareneingang ab und prüft auf Differenzen. Bestehen keine Abweichungen, bucht das System die Rechnung selbstständig. Dabei ist es egal, ob die Anwendung zwischen verschiedenen Systemen wechseln muss.

Digitale Automatisierung

Digitale Automatisierung im klassischen Sinn, wie sie bereits seit vielen Jahren angewendet wird, fängt nochmals einen Schritt vorher an. Konkret geht es hier darum, wiederkehrende Prozessschritte durch gezielte Softwarelösungen an den dafür möglichen Stellen weitestgehend zu automatisieren. HENRICHSEN ist auf diesem Gebiet bereits seit Jahren spezialisiert, u.a. durch die Lösung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.

Ein Beispiel aus Prozesssicht:

Trifft eine Rechnung als PDF per E-Mail bei einem Kunden ein, wird diese automatisch durch die Schnittstelle aus dem E-Mail-Postfach abgeholt. Die OCR liest die Bilddatei automatisiert aus, erkennt anhand vordefinierter Muster Informationen auf dem Beleg, ordnet diese richtig zu und leitet anhand der Daten die Rechnung an die korrekte Stelle im Unternehmen weiter. Im Hintergrund prüft das System, ob es Abweichungen zur Bestellung gibt und ob der Wareneingang gebucht wird. Anschließend können vordefinierte Workflows zur Prüfung bzw. Freigabe gestartet werden. Alles automatisiert und vor-definiert. Kommt es zu einer Abweichung bzw. können Informationen nicht richtig gelesen oder zugeordnet werden, ist der menschliche Eingriff in den Prozess erforderlich. Dies gilt für Sonderfälle bzw. Abweichungen. Der Großteil an sich wiederholenden Rechnungsschritten kann dadurch aber weitestgehend automatisiert erfolgen.

Trends werden Realität

Aus Sicht der HENRICHSEN AG sind die zuletzt genannten, klassischen und seit Jahren etablierten Automatisierungsmöglichkeiten bereits fest in der DNA der Mitarbeiter und der Softwarelösungen verankert. Dies ist kein Neuland mehr, sondern tägliche Praxis. Die neuen Trends wie RPA, KI, Machine Learning usw. werden kommen, keine Frage. Allerdings gilt es Stand heute noch abzugrenzen, was den Anwendern im Tagesgeschäft konkret weiterhilft und was noch erforscht und in nutzbare Programmcodes übersetzt werden muss. Seitens HENRICHSEN sind wir nah am Puls der Zeit und an den Themen, die die digitale Automatisierung mit sich bringt. Stets mit dem Ziel, unseren Kunden das Optimum aus State-of-the-Art Lösungen, individueller Beratung und praxistauglicher Prozess-Automatisierung zur Verfügung zu stellen.

Sie wollen mehr zum Thema Automatisierung erfahren? Dann zögern Sie nicht Kontakt mit unseren Spezialisten aufzunehmen. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.