06.12.2019
Obwohl viele Unternehmen bereits ein SAP System im Einsatz haben, zeigen sich in der Praxis noch immer unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Dokumentenaufbewahrung.
Neben der klassischen, papierbasierten Aufbewahrung vertrauen zwar immer mehr Unternehmen bereits einer digitalen Lösung, doch diese stellen sich bei genauerer Betrachtung in vielen Fällen als nicht revisionssicher heraus. Dies kann mehrere Gründe haben. Der häufigste Grund ist, dass die Ablage in einem SAP Content-Repository erfolgt, welches auf eine Datenbanktabelle oder einen Fileserver in SAP, anstatt auf ein revisionssicheres Archiv, verweist.
Die Folge: Wenn im Falle einer Revision ein solches Archiv nicht nachweisbar ist, sind die dort gespeicherten Daten ggf. nicht rechtsgültig.
Wie schaut eine herkömmliche Archivierung in der Praxis aus? Wir haben einmal zwei Beispiele aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen für Sie analysiert.
Stellen Sie sich vor, eine Eingangsrechnung trifft in Ihrem Unternehmen ein und Sie besitzen keine automatisierte digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Dann schauen die nächsten Schritte wahrscheinlich in etwa wie folgt aus:
Risiken
Chancen
Wer auf diese Risiken verzichtet und bares Geld, beispielsweise durch die Inanspruchnahme von Skonto einsparen will, dem bleibt nur der Weg in die Digitalisierung.
Zu Beginn muss dafür gesorgt werden, dass alle im Unternehmen eingehenden Rechnungen digitalisiert und in einem dafür vorgesehenen revisionssicheren Ablagesystem, wie beispielsweise dem HENRICHSEN xFlow Archive, gespeichert werden. Anschließend empfiehlt sich im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie folgende duale Vorgehensweise:
Das Ergebnis am Ende des Eingangsrechnungsverarbeitungsprozesses ist:
Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, wie Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess erfolgreich mit SAP und unseren HENRICHSEN Produkten digitalisieren können. Von der Digitalisierung der Eingangsrechnungen über die Archivierung des Dokuments hin zu einem Workflow gestützten Freigabeprozess und letztendlich sogar bis hin zur vollautomatischen Buchung der Rechnungspositionen.Sprechen Sie uns einfach an!
Im Rahmen der täglichen Personalarbeit laufen verschiedene personenbezogene Dokumente auf, welche unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen so abgelegt werden müssen, dass ein unberechtigter Zugriff ausgeschlossen ist.
Die Realität zeigt dabei sehr häufig, dass im Tagesgeschäft sensible Dokumente nicht immer gemäß den entsprechenden Datenschutzvorgaben behandelt werden und beispielsweise in den HR Räumlichkeiten frei auf den Schreibtischen gelagert werden.
Risiken
Chancen
Am Einfachsten erreichen Sie Sicherheit in dem Sie auf elektronische Dokumente umstellen und diese dann mit einer der folgenden Methoden verwalten:
In beiden Fällen ist die revisionssichere Archivierung ein wesentlicher Bestandteil der Lösung. Allerdings bietet eine digitale Personalakte im direkten Vergleich deutlich mehr Möglichkeiten und vor allem eine besser Übersichtlichkeit, als nur die reine Verknüpfung der Personaldokumente zur Personalnummer und dessen Infotypen.
Um welchen Fachbereich es sich auch handeln mag, der notwendige Bestandteil der jeweiligen Lösung ist immer ein revisionssicheres Ablagesystem (Archiv).
Mit der Einführung der Archiv-Lösung der HENRICHSEN AG ergeben sich folgende Vorteile für Sie:
Gut zu wissen: Durch die enge Herstellerverbundenheit und das langjährige Archiv-Know-how bei der HENRICHSEN AG, in Verbindung mit dem homogenen Produktportfolio, haben Sie die Möglichkeit nebenPurchase-to-Pay-Prozessen (z.B. Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung wie xFlow Invoice) auch andere Lösungen auf Aktenbasis abzubilden.
Sie stehen vor einer Archivmigration, Redesign Ihrer Archivumgebung oder eine Konsolidierung? Dann zögern Sie nicht Kontakt mit unseren Experten aufzunehmen.
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