Das Archivsystem als zentraler Ort von Dokumenten im SAP-Umfeld

Ein digitales Archiv allein ist nicht alles

Obwohl viele Unternehmen bereits ein SAP System im Einsatz haben, zeigen sich in der Praxis noch immer unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Dokumentenaufbewahrung.

Neben der klassischen, papierbasierten Aufbewahrung vertrauen zwar immer mehr Unternehmen bereits einer digitalen Lösung, doch diese stellen sich bei genauerer Betrachtung in vielen Fällen als nicht revisionssicher heraus. Dies kann mehrere Gründe haben. Der häufigste Grund ist, dass die Ablage in einem SAP Content-Repository erfolgt, welches auf eine Datenbanktabelle oder einen Fileserver in SAP, anstatt auf ein revisionssicheres Archiv, verweist.

Die Folge: Wenn im Falle einer Revision ein solches Archiv nicht nachweisbar ist, sind die dort gespeicherten Daten ggf. nicht rechtsgültig.

Wie schaut eine herkömmliche Archivierung in der Praxis aus? Wir haben einmal zwei Beispiele aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen für Sie analysiert.

Buchhaltung

Stellen Sie sich vor, eine Eingangsrechnung trifft in Ihrem Unternehmen ein und Sie besitzen keine automatisierte digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Dann schauen die nächsten Schritte wahrscheinlich in etwa wie folgt aus:

• Empfang öffnet den Originalbeleg, ergänzt den Eingangsstempel und packt die Rechnung in die Hauspost
• Anschließend landet die Eingangsrechnung im Fachbereich oder bei dem Kostenstellenverantwortlichen und wartet dort auf die inhaltliche Prüfung und anschließende Freigabe
• Als nächstes erfolgt die Buchung der Rechnung und das Originaldokument wandert in einen Aktenordner

 

Risiken

• Belege können auf den internen Wegen verloren gehen
• Zahlungsfristen können überschritten werden
• Skonto kann nicht gezogen werden
• Es fallen ggf. Mahngebühren an
• Bei häufiger Wiederholung ist das dies eine schlechte Außenwirkung für das eigene Unternehmen
• Dokumente können falsch abgeheftet werden und sind somit nicht mehr auffindbar
• Letztendlich ist im Cash Management auch nicht bekannt das diese Rechnungen noch zur Zahlung anstehen

Chancen

Wer auf diese Risiken verzichtet und bares Geld, beispielsweise durch die Inanspruchnahme von Skonto einsparen will, dem bleibt nur der Weg in die Digitalisierung.

Zu Beginn muss dafür gesorgt werden, dass alle im Unternehmen eingehenden Rechnungen digitalisiert und in einem dafür vorgesehenen revisionssicheren Ablagesystem, wie beispielsweise dem HENRICHSEN xFlow Archive, gespeichert werden. Anschließend empfiehlt sich im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie folgende duale Vorgehensweise:

1. Vereinbarung mit Lieferanten, dass neue Rechnungen nur noch in offiziellen digitalen Rechnungsformaten geschickt werden sollen (ZUGFeRD, PDF, XRechnung, etc.).
2. Zentrale Scanstelle für papierbasierte Eingangsrechnungen, mit direkter Schnittstelle zum revisionssicheren Archiv und einer zentralen Anzeige in einem Eingangsrechnung-Cockpit.

Das Ergebnis am Ende des Eingangsrechnungsverarbeitungsprozesses ist:

• Erfolgreiche Rechnungsprüfung mit anschließender Buchung des Belegs im SAP ERP
• Verknüpfung der daraus erzeugten SAP Belegnummer (FI/MM) mit dem archivierten Rechnungsbeleg
• Vollständigkeit der Informationen für anstehende Zahlungen im Cash Management

Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, wie Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess erfolgreich mit SAP und unseren HENRICHSEN Produkten digitalisieren können. Von der Digitalisierung der Eingangsrechnungen über die Archivierung des Dokuments hin zu einem Workflow gestützten Freigabeprozess und letztendlich sogar bis hin zur vollautomatischen Buchung der Rechnungspositionen.Sprechen Sie uns einfach an!

 

Personalabteilung

Im Rahmen der täglichen Personalarbeit laufen verschiedene personenbezogene Dokumente auf, welche unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen so abgelegt werden müssen, dass ein unberechtigter Zugriff ausgeschlossen ist.

Die Realität zeigt dabei sehr häufig, dass im Tagesgeschäft sensible Dokumente nicht immer gemäß den entsprechenden Datenschutzvorgaben behandelt werden und beispielsweise in den HR Räumlichkeiten frei auf den Schreibtischen gelagert werden.

 

Risiken

• Unberechtigte Personen können einfachen Zugriff auf sensible, papierbasierte Dokumente erlangen.
• Durch die Verwendung von Papierakten besteht das Risiko der unerwünschten Vervielfältigung (z.B. Schattenakten).
• Es drohen massive Verstöße gegen die EU-DSGVO, wenn Löschfristen von personenbezogenen Daten nicht eingehalten und dokumentiert werden.

Chancen

Am Einfachsten erreichen Sie Sicherheit in dem Sie auf elektronische Dokumente umstellen und diese dann mit einer der folgenden Methoden verwalten:

• Verknüpfung aller digitalisierter Personaldokumente unter Angabe des Infotyps (z.B. 0008 für Gehaltsdokumente) zur Personalnummer in einem Archivsystem
• Einführung einer digitalen Personalakte (z.B. xFlow Folders für SAP) mit Archivierungsmöglichkeit über SAP Archive Link

In beiden Fällen ist die revisionssichere Archivierung ein wesentlicher Bestandteil der Lösung. Allerdings bietet eine digitale Personalakte im direkten Vergleich deutlich mehr Möglichkeiten und vor allem eine besser Übersichtlichkeit, als nur die reine Verknüpfung der Personaldokumente zur Personalnummer und dessen Infotypen.

 

Ein Ablagesystem als notwendiger Bestandteil

Um welchen Fachbereich es sich auch handeln mag, der notwendige Bestandteil der jeweiligen Lösung ist immer ein revisionssicheres Ablagesystem (Archiv).

Mit der Einführung der Archiv-Lösung der HENRICHSEN AG ergeben sich folgende Vorteile für Sie:

• Ein Hersteller für sämtliche Portfolioprodukte
• Perfekte Integration innerhalb der SAP Welt
• Verwendung neuester Technologien, wie die Integration in eine SAP Fiori Oberfläche
• Verfügbarkeit sowohl On Premise als auch in der Cloud
• Für Cloud Installationen sind sowohl internationale, als auch deutsche Standorte frei wählbar
• Die Datenschutzrechtssicherheit in Deutschland wird gewährleistet

Gut zu wissen: Durch die enge Herstellerverbundenheit und das langjährige Archiv-Know-how bei der HENRICHSEN AG, in Verbindung mit dem homogenen Produktportfolio, haben Sie die Möglichkeit nebenPurchase-to-Pay-Prozessen (z.B. Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung wie xFlow Invoice) auch andere Lösungen auf Aktenbasis abzubilden.

Die HENRICHSEN AG als Umzugshelfer

Sie stehen vor einer Archivmigration, Redesign Ihrer Archivumgebung oder eine Konsolidierung? Dann zögern Sie nicht  Kontakt mit unseren Experten aufzunehmen.