FORUM Digitalisierung in Finance und Einkauf in München

Unter dem Motto „Optimierte Prozesse mit intelligenten Digitalisierungslösungen auf der Plattform SAP“ fand am 28.3.2019 im Steigenberger Hotel, München die Eventserie der HENRICHSEN AG „FORUM FINANCE und EINKAUF“ ihre Fortsetzung.

Die Veranstaltung fand mit über 40 Anmeldungen starken Zuspruch. Themen, wie eInvoicing und aktuelles zu den Rechnungsformaten, sowie Möglichkeiten der Digitalisierung und geschlossene Prozessketten im Einkauf trafen das Interesse der Teilnehmer.

Wie sich E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD 2.0 auf die operative Arbeit auswirken

Bereits die Keynote „Die Digitalisierung in den Fachbereichen Finance und Einkauf ist unaufhaltbar - Wie sich E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD 2.0 auf die operative Arbeit auswirken“ von Herrn Jakob Hamburg, Tax Engineer bei PSP PETERS, SCHÖNBERGER & PARTNER mbB, führte zu angeregten Diskussionen, was zeigte, wie hoch das Interesse an „How to-Themen“ in diesem Bereich ist. Der Vortragsfokus von Herrn Hamburg lag auf dem Ausblick, welche Auswirkungen, Entwicklungen, wie Digitalisierung, Bots, Expertensysteme und KI auf die Finanzbereiche haben wird. Am Beispiel Italien zeigte Herr Hamburg auf, wie schnell Digitalisierung in Form von elektronischen Rechnungsformaten (in Italien die sog. „FatturaPA xml“, die italienische Variante der europäischen CEN-Norm) „flächendeckend“ eingeführt werden können und sich das Arbeiten im Rechnungswesen gravierend verändert.

Die sich anschließenden Live-Präsentationen in Breakout-Sessions der Rechnungseingangs-bearbeitungs-Lösungen sowie Lösungen zu Beschaffungsmanagement und Auftragsbestätigungsbeabeitung vertieften die Themen. Im Vordergrund stand hierbei, wie papierbasierte Prozesse digitalisiert und messbare Prozesskostenreduzierungen sowie Prozessbeschleunigungen erreicht werden können.

Wichtige Aspekte in den Diskussionen waren konkrete Empfehlungen

• wie häufig manuell ausgeführte Vorgänge wie das Erfassen, Prüfen und Buchen von eingehenden Rechnungen mit und ohne Bestellbezug automatisiert werden können
• wie "geschlossene Prozessketten" eingerichtet, intelligente Verbindungen von Rechnungswesen, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Einkauf inkl. der Bestellvorgängen und Warenwirtschaft vollzogen werden und dadurch Interoperabilität erreicht werden kann
• wie clevere Add-ons das Arbeiten in und mit SAP einfacher und effizienter machen.

Kundenreferenzvortrag der BAUER Aktiengesellschaft

Der Tag wurde durch einen Kunden-Referenzvortrag von Herrn Johannes Dauenhauer, SAP Projektleiter IT, PL Invoice, bei der BAUER Aktiengesellschaft abgerundet, der in seinem Vortrag „Einführung & Nutzen der Rechnungseingangsbearbeitungs-Lösung bei der BAUER AG“ die Herausforderungen als Projektleiter Invoice bei der BAUER AG darlegte, die Implementierung im Detail schilderte und wie sich die Lage nach Einführung der HENRICHSEN-Lösung „entspannte“.

Herr Dauenhauer, als Vertreter des weltweit tätigen Unternehmens schilderte, welche Aspekte sich im Rechnungswesen der BAUER AG seit Einführung der HENRICHSEN – Lösung verändert haben. Dazu zählten: die deutlich höhere Datenqualität, eine sehr gute OCR-Erkennungsquote um die 80%, verkürzter Rechnungsdurchlauf und dadurch Skonto-Erlöse, mehr Transparenz, sowie insgesamt verbesserte Prozesse in der Buchhaltung, v.a. im Bereich der Prüfung und Freigabe. Bei rund 200.000 Rechnungen p.a. ist eine skalierbare Lösung ein Muss, um diese Mengen zu bewältigen.

Besonders wichtig war der BAUER AG, dass mit der HENRICHSEN-Lösung der SAP Web-Applikations-Server genutzt werden konnte und keine Dritt-Applikation benötigt wurden sowie eine komplette SAP-Integration der Lösungen möglich ist. Schnittstellen-Nutzende Wettbewerber schieden bei der Dienstleisterauswahl der BAUER AG an dieser Stelle aus, da der Einsatz von Schnittstellen die Anwendung unnötig komplex und fehleranfällig macht. Weitere entscheidende Vorteile waren: das Prozess Design Studio, geringer Wartungsaufwand und die Stabilität der Lösung. Im Originalton: „Abbrüche kennen wir nicht“ und: „Prozesse müssen wasserdicht sein“.

Für die nahe Zukunft hat die BAUER AG noch vor, weitere Bau-Spezifikas abzubilden, Rechnungskürzungen prozessual umzusetzen und Prozesse rund um Dienstleistungs- und Limitbestellungen zu realisieren.

Wir danken Herrn Dauenhauer von der BAUER AG und Herrn Hamburg von PSP PETERS, SCHÖNBERGER & PARTNER mbB für die engagierten Vorträge.

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