SAP xFlow Folders Personnel File

09.12.2019

Datenschutz und sicherer Zugriff von sensiblen, personenbezogenen Daten betreffen alle Unternehmen und Organisationen. Vor allem aber in den Personalabteilungen gelten hierbei besonders strenge Vorschriften. Der Grund: Hier laufen eine Vielzahl sensibler Informationen zu den Mitarbeitern zusammen.

Datenschutz darf kein Hindernis sein

HR-Manager wollen aber selbst unter Einhaltung dieser Vorschriften nicht auf Effizienz und Transparenz verzichten müssen. Daher sind Lösungen gefragt, die unter Berücksichtigung der EU-DSGVO, die notwendigen Mitarbeiterinformationen berechtigten Personen (i.d.R. Führungskräfte) schnell und einfach zugreifbar machen können.

Der Trend geht zur digitalen Personalakte

Als besonders ideal hierfür hat sich die Einführung einer digitalen Personalakte herausgestellt, da durch ein entsprechendes Berechtigungsmanagement genau bestimmt werden kann, welche Personen zu welchen Dokumenten Zugriff haben.

Gut zu wissen: Auf Grund einer vollständigen Protokollierung kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Personen wann Zugriff auf welchen Inhalt der jeweiligen Personalakte vorgenommen haben.

Die wesentlichen Vorteile beim Einsatz einer digitalen Personalakte im Überblick:

  • Zusammenführung verschiedener Informationen in einer SAP-integrierten Akte
  • Beschleunigung der Arbeitsabläufe
  • Reduzierung der Kosten
  • Anbindung verschiedener Archivszenarien
  • Modernes UI in SAP FIORI
  • Volltextsuche per Elastic Search Engine
  • Einbindung von SAP HCM Informationen
  • Integration entweder in klassische SAP ECC Systeme als auch in S/4HANA
  • Verschiedene Scan Szenarien anbindbar
  • Wiedervorlage von Dokumenten (z.B. Ablauf Staplerführerschein)
  • Berechtigungskonzept
  • 4-Augenprinzip bei Dokumentenlöschung
  • Akteneinsicht für MA oder ggf. neue Führungskraft
  • Suche von Akten oder Dokumenten
  • DSGVO konform (Zugriffsberechtigungen, Löschkonzept, etc.)
  • Vermeidung von Schattenakten

Erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag

Mit der Einführung einer voll in SAP integrierten digitalen Personalakte erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag massiv. Sowohl administrative Aufgaben als auch Dokumentationen oder Recherchen können dadurch deutlich schneller erledigt werden. Dazu gehört beispielsweise auch die Erstellung und Ablage von Dokumenten mittels Bezugs von relevanten Daten aus dem HCM.

Welche 6 Schritte Ihnen bei der Digitalisierung der Personalarbeit helfen, können Sie in unserem Beitrag „Keine Angst vor Digitalisierung – Schritt für Schritt zur digitalen Personalarbeit“ nachlesen.

Sie sind unsicher, wenn es um die Rechtssicherheit bei der digitalen Personalakte geht? Dann werfen Sie am besten gleich einen Blick auf unseren Artikel „Rechtssicherheit bei digitalen Personalakten“.

Gut zu wissen

Die zu Grunde liegende Technologie (SAP xFlow Folders) bietet Ihnen die Grundlage für weitere Aktenlösungen, wie z.B. Vertragsakte oder eine individuelle Aktenlösung.

Die HENRICHSEN AG als Digitalisierungspartner

Sie wollen ihre bestehende digitale Personalakte umziehen oder stehen vor der Anschaffung einer (neuen) digitalen Lösung? Dann zögern Sie nicht Kontakt mit unseren Experten aufzunehmen.

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