XML Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN16931

28.01.2019

Rechnungsformate in der EU

Der Dokumentenversand zwischen Unternehmen war lange Zeit geprägt von Papierdokumenten. Nach dem Wegfall der Signaturpflicht im Jahr 2011 setzten sich nach und nach immer mehr digitale Formate wie z.B. das PDF-Format durch. Nun steht der Belegversand vor seiner nächsten Evolutionsstufe, der Einführung von strukturierten, digitalen XML Dokumenten.

Waren PDF Dokumente zwar digital, aber unstrukturiert, sind XML Formate nun Belege mit strukturiertem Aufbau. D.h., eine PDF musste trotz ihres digitalen Aufbaus noch per OCR Komponente ausgelesen werden. Das Ergebnis hierbei ist stark von der Erkennungsquote abhängig. Strukturierte, digitale Formate wie z.B. XML, sind aufgrund ihres einheitlichen Aufbaus immer voll auslesbar. Hier liegt auch der große Vorteil dieser Formate. Eine Rechnung in XML Format ist, solange die Rechnung einem bestimmten Formattypen (ZUGFeRD, X-Rechnung, usw.) entspricht, eindeutig auslesbar und mit digitalen Lösungen wie z.B. einer digitalen Rechnungseingangslösung verarbeitbar. Länderübergreifend haben sich mittlerweile viele verschiedene E-Rechnungsformate herausgebildet.

Doch was steckt hinter all diesen Rechnungsformaten?
Was bedeuten sie und wie sind sie im täglichen Gebrauch zu handhaben? Nachfolgend ein paar Hintergrund Informationen:

2014 veröffentlichte die EU die Richtlinie 214 / 55 / EU, laut der ab 2018 im öffentlichen Sektor nur noch eRechnungsformate (XML) zugelassen sind. Um aus der Richtlinie ein einheitliches Datenformat festzulegen, beauftragte das EU Parlament das europäische Institut für Normung CEN (Comité Européen de Normalisation) damit, diese Aufgabe zu übernehmen. Am 28.6.2017 wurde vom CEN die erarbeitete Norm zur elektronischen Rechnungsstellung EN16931 veröffentlicht. Diese Norm erfüllt die vom EU Parlament vorgegebene Richtlinie und gibt gleichzeitig das technische Rahmenwerk vor, wie XML Rechnungen die der Norm folgen, aufgebaut sein müssen. Die Richtline bzw. Norm gibt zwar den Rahmen zur Umsetzung auf Länderebene vor, lässt aber optionale Spielräume pro EU Mitgliedsstaat offen. D.h. jedes Land muss den vorgegebenen Standard erfüllen, kann aber auch länderspezifische Besonderheiten mit einfließen lassen. Elektronische Rechnungen, die den CEN Standard bzw. die EN16931 erfüllen, können europaweit versendet und empfangen werden. So die Zielvorgabe der EU bis 2020.


Welche Rechungsformate gibt es bisher?

X-Rechnung

Noch relativ neu in Deutschland ist das X-Rechnungsformat für die öffentliche Verwaltung auf Bund- und Länderebene. Auf Bundesebene hat sich Deutschland dazu verpflichtet, ab dem 27.11.2018 eingehende Rechnungen im X-Rechnungsformat zu akzeptieren. Dies wird die kommenden Jahre noch verstärkt und sukzessive auf Länderebene weiter ausgerollt. Ab dem 18.04.2020 wird der Bund mitsamt seinen öffentlichen Einrichtungen und Verwaltungen, nur noch Rechnungen im XML Format akzeptieren. D.h. wer mit öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeitet und diesen Rechnungen stellt, wird sein Geld nur noch dann bekommen, wenn die Rechnungen auch im X-Rechnungsformat eingereicht werden.

ZUGFeRD

Bereits länger bekannt ist das Format ZUGFeRD. Da ZUGFeRD 1.0 nicht die oben genannte EU Richtlinie erfüllt, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland entschieden, eine Version 2.0 des ZUGFeRD Formats auf den Markt zu bringen. Daher wurde im FeRD Plenum bereits am 13.09.2017 der neue ZUGFeRD 2.0 Standard verabschiedet, welcher nun voll compliant mit dem Profil der EN 16931 ist. Da das Format in Zusammenarbeit mit Frankreich entstanden ist, wird ZUGFeRD international als Factur-X bezeichnet.

Fattura PA

Italien beschließt im Jahr 2013 ebenfalls ein Standard E-Rechnungsformat einzuführen (Fattura PA). Das Fattura PA Format erfüllt die EN 16931. Jedes Unternehmen, dass in Italien registriert ist oder eine Niederlassung unterhält, ist von dieser Regelung betroffen. Gleichzeitig ändert sich in Italien auch der Prozess. Alle Rechnungen, die zwischen Handelspartnern (auch innergesellschaftlich) gesendet werden, müssen über die Regierungsplattform Sistema di Interscambio (SDI) im strukturierten Format Fattura PA übermittelt werden. Neben der all diesen Vorlagen ist es auch notwendig, die Rechnung digital zu signieren vor der Archivierung mit einem speziellen Buchungsstempel zu versehen. Auf diesem Stempel muss eine fortlaufende Nr. plus das Buchungsdatum aufgedruckt werden. Darüber hinaus gibt es spezielle Archivierungs-Anforderungen der italienischen Finanzbehörde, die erfüllt werden müssen. Z.B. ist es zwingend erforderlich, dass das Archiv bzw. der Archivserver auf italienischem Boden stehen.


Was hat es nun mit den verschiedenen Netzwerken auf sich?

Netzwerke wie z.B. PEPPOL

Um die XML Rechnungen bzw. Dokumente nun auch noch effizient zwischen Unternehmen und Einrichtungen transportieren zu können, bildeten sich speziell dafür ausgerichtete Netzwerke. Eines dieser Netzwerke zum XML Versand ist PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). PEPPOL ist eine zwischen versch. EU-Ländern (Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien, Italien, Norwegen, Österreich, Portugal und Schweden) ins Leben gerufene Vereinigung, die sich zum Ziel gesetzt hat, den Austausch von elektronischen Dokumenten (Bestellungen, Rechnungen, usw.) zu vereinfachen. Dazu wurde ein eigenes Netzwerk mit versch. Providern (länderspezifische Anbieter) aufgebaut, über die die Dokumente versendet werden können. PEPPOL besteht daher aus drei Säulen:

  • Das Netzwerk, über das Dokumente gesendet werden können
  • Die Dokumenten Spezifikationen (wie müssen Dokumente aufgebaut sein)
  • Das gesetzliche Rahmenwerk das die Netzwerk Governance definiert (PEPPOL Transport Infrastructure Agreements – TIA)

Nutzer der Netzwerke haben den Vorteil, dass sie nicht jeden Empfänger separat per E-Mail anschreiben müssen, sondern Rechnungen im XML Format einfach an ihren Standard Netzwerk Provider senden können. Dieser validiert die Rechnung und leitet sie an den Empfänger weiter. Aufgrund einer eindeutigen ID, ähnlich einer Postleitzahl inkl. Straßennummer, weiß das Netzwerk eindeutig wer Sender und Empfänger ist. Der Vorteil für Empfänger: Die Rechnung wurde bereits vom Netzwerk Provider auf evtl. Formatfehler geprüft. Dieses System funktioniert natürlich nur, wenn auch viele Nutzer an dem Netzwerk angemeldet sind.

Ziel der HENRICHSEN AG ist es, Kunden und Interessenten individuell zu beraten, welche Möglichkeiten es bzgl. der elektronischen XML Rechnungsverarbeitung gibt. Mit Hilfe eigens entwickelter Software Lösungen können die Vorteile von XML Rechnungen voll ausgeschöpft werden. Wichtig dabei ist, sich auf alle möglichen Entwicklungen, die dieser Markt zukünftig noch nehmen wird, einzustellen. Die Formate von heute können morgen schon wieder durch andere abgelöst werden. Daher müssen Prozesse, aber vor allem die dahinterliegenden Lösungen, flexibel anpassbar sein. Dies stellen wir bei HENRICHSEN mit Hilfe unserer Software Lösungen sicher.

Sie möchten mehr dazu erfahren? Hier können Sie unkompliziert mit uns Kontakt aufnehmen.

 

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