Grafik - ZUGFeRD 2.0 | © HENRICHSEN AG

ZUGFeRD 2.0: Das ist jetzt wichtig

11.04.2019

Das Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat am 11.03.2019 die neue Version des Standards ZUGFeRD in der Version 2.0 veröffentlicht

Warum ist das wichtig?

ZUGFeRD ist ein für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern geeignetes Format, das den Weg ebnet papierlos zu arbeiten. Die nun vorliegende Version ZUGFeRD 2.0 ist mit dem französischen Standard Factur-X 1.0 technisch identisch und stellt damit einen wichtigen Schritt in Richtung Standardisierung auf europäischer Ebene dar. Für Unternehmen bedeutet dies Planungssicherheit im Zuge ihrer Digitalisierungsvorhaben in ihrem Rechnungswesen.

Wichtig ist dies deshalb, weil ab November 2020 eine E-Rechnungs-Pflicht im Bereich der öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene besteht und diese ab diesem Zeitpunkt nur noch elektronische Rechnungen annehmen. Somit sind Unternehmen, die in Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggeber stehen, gezwungen, sich mit der Thematik des „eInvocings“ und den erforderlichen Formaten zu beschäftigen.

Was habe ich von der Nutzung elektronischer Rechnungsformate?

Zunächst: kein Papier mehr, da die Rechnungsdaten elektronisch übermittelt und weiterverarbeitet werden.
Die Folge: der Rechnungsdurchlauf kann damit gravierend beschleunigt werden.
Ein Beispiel: unser Kunde Jochen Schweizer hatte im Zuge der Fusion mit PRO7SAT1Media das Erfordernis, den Monatsabschluss, nicht wie bisher am 13./14. des Folgemonats zu liefern, sondern neu, spätestens am 3./4., also rund 2 Wochen früher. Das erforderte deutlich schnellere Prozesse, die mit papierbasiertem Arbeiten so nicht zu erreichen gewesen wären.

Neben dem Aspekt Prozessbeschleunigung, gibt es aber noch weitere relevante Faktoren, die für „E-Invoicing“ sprechen:

  • Skalierbarkeit: steigendes Rechnungsaufkommen kann mit dem vorhandenen Team bewältigt werden
  • Vereinfachung: Mögliche Problembereiche in der digitalen Rechnungsbearbeitung, wie die OCR-Auslesung, Verifikation oder Scan-Probleme treten durch von E-Invoicing erst gar nicht auf.
  • Compliance: als Langzeitarchivformat erfüllt das verwendete PDF/A-3 die steuerrechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen
  • Kosteneinsparung: Skonto-Verluste durch zu lange Prüf- und Freigabeprozesse gehören der Vergangenheit an.

Wie funktioniert das ZUGFeRD-Format?

Um elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, genügt die Bilddarstellung (als PDF) allein nicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält deshalb die Rechnungsinformationen zusätzlich im maschinenlesbaren XML-Format. Dabei kommt der Normteil 3 von PDF/A zum Einsatz (PDF/A-3): Diese Erweiterung erlaubt, strukturierte XML-Daten in die PDF/A-Datei einzubetten. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist somit ein hybrides Dokument, eine PDF-Datei mit integrierten XML-Daten. Währen der Mitarbeiter im Rechnungswesen das PDF bequem lesen kann, stellen die XML-Daten die Maschinen-lesbarkeit sicher. Die strukturierten Rechnungsdaten können vom Rechnungsempfänger ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

Wie gestaltet sich die Zeit des Übergangs von „Papier“ zur elektronischen Rechnungsbearbeitung?

Wer nun meint, das dauert erstmal, bis sich diese Formate durchsetzen kann recht haben – oder auch nicht. Beispiel Italien: Die Republik Italien macht seit 1.1.2019 ernst: alle Rechnungen müssen elektronisch über die zentrale FatturaPA-xml Lösung ausgetauscht werden. Und zwar „flächendeckend und ausnahmslos“, wie unser Referent, Herr Jakob Hamburg, Tax Engineer bei PSP PETERS, SCHÖNBERGER & PARTNER mbB, im Rahmen unseres letzten FORUMS FINANCE und EINKAUF im Steigenberger Hotel in München vor kurzem betonte.

Es wäre jedoch illusorisch anzunehmen, dass – trotz der oben genannten Vorteile – nun eine „Umstiegswelle“ in Deutschland entsteht. Nein, es muss davon ausgegangen werden, dass es zu einem Mix aller möglicher Varianten kommt. Unternehmen werden ihre Lieferanten nur bedingt bewegen oder gar zwingen können, ihre Arbeitsweise zu digitalisieren.

Die Folgen:

  1. Firmen werden nach wie vor Rechnung in einem Mix aus Papier, PDF, EDI bekommen. Und:
  2. Firmen werden Rechnungen in verschiedenen elektronischen Formaten bekommen, v.a. wenn sie international aufgestellt sind.

Zur Bewältigung dieser Komplexitäten gibt es aber relativ einfache Lösungen:

Zu (1): Moderne, SAP-integrierte und vor allem schnittstellenfreie Rechnungseingangs-bearbeitungs-Lösungen, wie die der HENRICHSEN AG erfassen alle gängigen Eingangsformen von Rechnungen, lesen diese mit einer professionelle OCR mit exzellenten Ausleseergebnisse aus und bearbeiten die Rechnungsdaten dann automatisiert weiter. Mehr Details hierzu finden Sie hier.

Grafik - Eingangsrechnungen in SAP automatisiert bearbeiten

Zu (2): Der HENRICHSEN E-Invoice Format-Manager kann zudem eingehende Rechnungen in verschiedenen XML Formaten einlesen, validieren, umwandeln und an xFlow Invoice SAP zur weiteren Verarbeitung weiterleiten. Dabei kann die Lösung grundsätzlich verschiedene XML Formate parallel verarbeiten, z.B. „XRechnung“, „Fattura PA“, „ZUGFeRD 1.0“ und „ZUGFeRD 2.0“.

Eingehende Rechnungen im XML Format werden dabei von einem E-Mail-Postfach abgeholt. Der HENRICHSEN E-Invoice Format Manager basiert auf einem Middleware Framework. Er liest eingehende XML Dateien aus, validiert diese optional, wandelt die Daten in ein Standard xFlow Format um, und erzeugt parallel dazu aus den XML Informationen eine menschenlesbare PDF Datei (sogenannter „Anzeigebeleg“). Beides wird anschließend nach SAP weitergeleitet.

Infografik - Format Converter Prozess XML Rechnung E-Invoice Manager

Resümee

Die Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsformate sind absolut begrüßenswert. Sie schaffen Handlungssicherheit und führen mittelbar dazu, dass der Digitalisierungsgrad steigt. Die «Studie E-Rechnung 2017» des Ostschweizer Dienstleisters Billentis zeigt ein Spektrum zwischen „Leadern“ und „Zögerern“ in diesem Bereich. Die höchste E-Rechnungs-Marktreife findet sich demnach in Skandinavien, Mittel- und Südamerika. Europa, Nordamerika und Australien bilden den „Durchschnitt“.

Es wird also weiter daran zu arbeiten sein.

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