Corona und Homeoffice: TOP 10 Maßnahmen, wie Sie handlungsfähig bleiben!

Corona und Homeoffice: Wie Sie mit den richtigen Digitalisierungsmaßnahmen handlungsfähig bleiben

Es ist sicherlich kein Geheimnis mehr, dass die Corona Krise weite Bereiche der deutschen bzw. internationalen Wirtschaft hart getroffen hat. Laut einer ifo Institut Pressemeldung vom 23. April 2020 mussten bereits 50% der deutschen Unternehmen Kurzarbeit anmelden oder sind auf Hilfen aus dem Corona-Schutzschild angewiesen. Viele Arbeitgeber in Deutschland haben ihre Beschäftigten in den vergangenen Wochen auf Grund der Covid-19 Pandemie ins Homeoffice schicken müssen. Durch diese Maßnahmen wollen die Unternehmen auch im Falle einer Infektion im Mitarbeiterumfeld handlungsfähig bleiben und ihren Geschäftsbetrieb aufrechterhalten.

Doch vielen Unternehmen fehlen oft elementare Voraussetzungen für eine effektive Arbeit von zu Hause. Dazu gehört beispielsweise, dass die notwendige Infrastruktur zur Bearbeitung der Geschäftsprozesse vorhanden sein muss. 

TOP 10 Maßnahmen zur Digitalisierung von papierbasierten Prozessen im P2P Umfeld

Aus diesem Anlass haben wir Ihnen 10 Maßnahmen zur Digitalisierung von papierbasierten Prozessen im P2P Umfeld zusammengestellt. Mit diesen Maßnahmen sparen Sie nicht nur Kosten und wertvolle Ressourcen, sondern schaffen gleichzeitig die Grundlage dafür, dass Sie in schwierigen Zeiten Ihre Prozesse ungehindert steuern können. Ob aus dem Büro oder dem Homeoffice heraus, unsere intelligenten, voll in SAP integrierten Tools helfen Ihnen dabei.

1. Kontrolle Ihrer IT Prozesslösungen
   Mobiler Zugriff von überall, also auch aus dem Homeoffice heraus, ist nur möglich, wenn Ihre IT-Prozesslösungen generell so ausgestattet wurden, dass ein Zugriff von Zuhause erlaubt ist. In Zeiten von Corona haben die Unternehmen die Nase vorn, die ihre Prozesse weitgehend digitalisiert haben. Wenn Ihre Purchase-to-Pay Geschäftsprozesse auch für die Bearbeitung aus dem Homeoffice freigegeben sind, können beispielsweise Bestellungen getätigt oder Rechnungen weiterhin verarbeitet werden, ohne dass Mitarbeiter vor Ort in der Firma sind und sich mit Papierbelegen herumschlagen müssen. Dazu muss allerdings auch Schritt 2 erfolgreich umgesetzt worden sein.
    
2. Weg vom Scanner
   Seien Sie konsequent und sorgen Sie für einen papierlosen Arbeitsalltag. Dazu gehört neben einer komplett digitalisierten Kommunikation mittels E-Mail vor allem auch, dass alle sonstigen Papierbelege nur noch in digitaler Form an Ihr Unternehmen geschickt werden sollen.
   Vergeuden Sie keine wertvolle Zeit mehr damit irgendwelche Papierbelege einzuscannen, wenn Sie selbige im Vorfeld auch digital anfordern können. Mit der Zusendung von digitalen Dokumenten wie z.B, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, etc. per E-Mail, können diese durch entsprechende Lösungen automatisch aus den Postfächern abgeholt und digital weiterverarbeitet werden. Werfen Sie hierzu am besten einen direkten Blick auf unsere Auftragsbestätigungsverarbeitungs- oder Eingangsrechnungsverarbeitungslösung.
    
3. Königsdisziplin Rechnungsformate
   Wechseln Sie von PDF auf XML Dateien. Dank der Verarbeitung von XML Dateien, z.B. bei ZUGFeRD oder X-Rechnungen, fällt eine OCR Prüfung weg. Dadurch erreichen Sie einen noch höheren Automatisierungsgrad und eine deutlich höhere Dunkelbuchungsquote, da die Daten strukturiert vorliegen und somit direkt verarbeitet werden können.
    
4. Freigabeszenarien digitalisieren
   Unter Punkt 2 haben wir bereits gelernt, dass es notwendig ist den Arbeitsalltag konsequent zu digitalisieren. Daher gibt es auch keinen Grund mehr bei Freigaben von Bestellungen, Rechnungen, usw. Papierzettel zu verwenden. Verwenden Sie stattdessen digitale, am besten sogar mobile, Freigabeszenarien, wie z.B. Smartphone, Tablet oder generell Browser-basiert. Dadurch haben Sie sichergestellt, dass diese Prozesse ebenfalls von überall bearbeitet werden können.
    
5. Workflows digital durchführen
   Laufen Sie nicht Gefahr, im Falle von Rückfragen, sachlichen Prüfungen (z.B. Rechnungen prüfen) usw., diese per Hand zu prüfen. Anhand vorbelegter Parameter (z.B. Kostenstelle) können und sollen diese Prüfungen automatisiert, digitalisiert und mobil durchgeführt werden. Nur dann nutzen Sie die ganze Power Ihrer Tools entsprechend aus. 
   Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Bearbeitungen neben dem Browser auch mobil am Smartphone oder Tablet durchgeführt werden können. Das sorgt für maximale Flexibilität. 
    
6. Belegablage und Zugriff
   Wenn wir schon die laufenden Prozesse digitalisiert haben, warum dann noch Papier archivieren? Reduzieren Sie die unnötige Lagerflächen und installieren Sie eine digitale Archivierung. Hier empfiehlt es sich, eine vorgangsbezogene Archivierung während der Purchase-to-Pay Prozesse zu wählen. So können beispielsweise Eingangsrechnungen bei der Verarbeitung gleich während dem Prozessdurchlauf als Originalbelege digital am jeweiligen Business Objekt (SAP) archiviert werden. Vorteil: So sind diese von überall aus zugreifbar. Ohne, dass jmd. in ein staubiges Archiv laufen und suchen muss.
    
7. E-Procurement
   Die Einführung von E-Procurement Lösungen, inkl. Anbindung von E-Shop Katalogen (z.B. Mercateo), hilft dabei, papierbasierte Prozesse zu eliminieren. Bestellungen können so problemlos digital beantragt, geprüft, freigegeben und durchgeführt werden. 
    
8. Automatischer, digitaler Abgleich von Auftragsbestätigungen
   Wussten Sie, dass Sie durch die Einführung einer digitalen Auftragsbestätigungsverarbeitung über 65% an Arbeitszeit einsparen können? Warum also dieses Potential nicht nutzen?
   Ein idealer Prozess schaut verkürzt in etwa wie folgt aus:
   - E-Mail PDF mit AB abholen
   - Datei automatisiert auslesen
   - Automatisierter Abgleich der AB mit der Bestellung
   - Archivierung
    
9. Archivierungsstrategie prüfen
   Natürlich müssen auch digitale Dokumente irgendwo ordentlich strukturiert archiviert werden. Darum ist es von besonderer Bedeutung, dass Sie geeignete digitale Archivlösungen (DMS Lösungen) einführen, die auf Ihre eigenen Unternehmensanforderungen zugeschnitten sind.
   Bestehende Archivstrukturen dabei unbedingt optimieren bzw. anpassen, falls notwendig. Dadurch lassen sich vorhandene Papier Belege sehr gut digitalisieren und archivieren. Der mobile Zugriff kann dadurch außerdem gewährleistet werden.
    
10. Suchen und Finden
    Sind Belege digitalisiert und archiviert, müssen diese natürlich auch vorgangsbezogen gefunden werden. Dabei helfen Dokumentensuch-Tools, die je nach Bereich (Einkauf, Finanzwesen) geeignete Dokumentensuchszenarien bereitstellen. 
    Als Beispiel sei hier das Suchen und Finden von allen vorgangsbezogenen Dokumenten im Rahmen einer Bestellung, wie z.B. Auftragsbestätigung, Lieferschein, usw., genannt.​​​

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