Die Top 10 Projekte für das SAP Rechnungswesen in 2020

Die Top 10 Projekte für 2020 im Bereich Finance

Digitalisierungsprojekte im SAP Rechnungswesen an der Schwelle zum neuen Jahrzehnt

Zum Start ins neue Jahr und Jahrzehnt schauen wir auf die Agenden von CFOs, Leiter Finance und Controlling: welche Digitalisierungsprojekte stehen im Rechnungswesen an?

Das Dringend-Wichtig-Dilemma

Wie zu jedem Jahresbeginn, stehen die Finance-Bereich vor dem „Dringend-Wichtig-Dilemma“:

Der Jahresabschluss will finalisiert werden und ist alternativlos dringend, während auf der anderen Seite bereits die neuen wichtigen Projekte des Jahres ins Haus stehen, wie Digitalisierung, Automatisierung, Prozesse optimieren, engeres vernetzen mit Controlling, die Mitarbeitenden bei all dem mitnehmen.

Hier hilft ein Quartalsplan, also das Zuordnen von Projekten, die neben dem daily Business laufen sollen, in die 4 Quartale in Abstimmung mit der Geschäftsleitung und der IT. Letzteres ist erforderlich, da auch von dort Projektvorhaben ins Haus stehen können.

Der Weg aus dem Dilemma

Um das Dringend-Wichtig-Dilemma zu überwinden, helfen gerade diese oben gennannten Instrumente: Digitalisierung, Automatisierung, Prozess-Optimierung, Silos zu angrenzenden Unternehmensbereichen (von denen Finance Daten zur Prüfung braucht) überwinden.

Zur nachhaltigen Überwindung des Dilemmas muss also die Arbeitsweise optimiert werden. Dass die Themen in den Finance-Bereichen ankommen, bestätigt eine Untersuchung der KPMG aus 2019.

Wenn also 2021 ein Jahr ohne Dilemma werden soll, könnten das Ihre Top 10 Projekte in 2020 sein:

1. Papierfreies und weitgehend automatisiertes Arbeiten finalisieren

• Nutzung einer schnittstellenfreien, SAP-integrierten und-zertifizierten Rechnungseingangsverarbeitungs-Lösung
• Standardisierung von Workflows und die Qualität der Stammdaten

2. Automatisieren der End-to-End-Finanzprozesse

Mit durchgängigen Purchase-to-Pay und Order-to-Cash-Prozessen die Automatisierung vervollständigen und Prozesslücken schließen

3. Process Mining nutzen

• Durch datengetriebene Analyse und Visualisierung der Prozesse erkennen, wo Arbeitsabläufe optimiert werden können ohne Einschränkung des laufenden Betriebs
• Effizienz steigern
• Prozesskosten senken
• Komplexität reduzieren

4. Vorbereiten auf das E- / XRechnungszeitalter

Die XRechnung wird zum 27. November 2020 Standard für Geschäfte mit Bundesbehörden. So legt es die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) fest. Doch nicht nur Landes- und Kommunalverwaltungen werden folgen, sondern auch die Privatwirtschaft – davon kann man ausgehen. In Italien ist dies bereits umgesetzt, weitere europäische Länder werden folgen. Mit dem e-Invoice-Manager können Rechnungen aus unterschiedlichen XML-Formaten importiert, validiert, extrahiert und mit einem Konverter in verarbeitbare Ziel-Formate gebracht werden. Weitere Informationen zum neuen SAP e-Invoice Manager finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper. Einfach hier klicken und kostenlos downloaden. Sie möchten die Lösung gleich live erleben? Dann melden Sie sich hier für unser kostenloses Webinar zum e-Invoice Manager am 27. Februar an. 

5. ERP-Veränderungen: In-Memory-Datenbank S/4HANA

Der Zug in Richtung SAP S/4 HANA ist unaufhaltbar. Auswirkungen auf Fachbereiche werden unausweichlich bleiben und bringen auch Vorteile mit sich. Bei einer In-Memory-Datenbank geschieht die primäre Verwaltung von Daten im Hauptspeicher eines Servers oder mehrerer Server. Dadurch ergeben sich spürbare Verbesserungen für die Datenhaltung und -auswertung. Finance steht also eine bessere Datenbasis für schnelleres Reporting und bessere Entscheidungen zur Verfügung.

6. Datenqualität und Datenarchivierung optimieren

Im Change vom SAP ECC-System zu S/4HANA liegt auch eine Chance: vor allem für die Daten-Qualität und -Konsistenz. Vor dem Transfer sollten unbedingt Stammdaten und Transaktionsdaten bereinigt werden. Zudem: die im Laufe der Zeit zum Teil erheblich anwachsenden SAP-Datenbanken führen, wenn sie ihr Kapazitäts-Limit erreicht haben, zu verschlechterter Systemperformance und der User merkt dies spätestens an langsamer werdenden Suche- und Antwortzeiten. Eine gut vorbereitet und durchdachte Datenarchivierung kann hier Abhilfe schaffen. Im Kontext einer Migration auf S/4 HANA gibt es eine klare Empfehlung des Herstellers, möglichst viele Altdaten vor der Conversion zu archivieren. Dadurch werden viele Probleme, die den Prozess verzögern können, vermieden.  

7. Den Einstieg in regelbasierte Systeme beginnen: Robotic Process Automation

Bei Robotic Process Automation (RPA), also robotergesteuerter Prozessautomatisierung, übernehmen Softwareroboter (Bots) die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Softwaresystemen. Die Prüfung von Eingangsrechnungen und die Verarbeitung von Zahlungseingängen sind typische regelbasierte, repetitive Prozesse, in denen die Anwendung von RPA einen signifikanten Beitrag leisten könnte.  

8. Interoperabilität anstreben zwischen Einkauf und Finance/Controlling

Geschäftsbereiche, wie Einkauf und Finance/Controlling dürfen heute nicht mehr losgelöst voneinander betrachtet werden. Wenn eine spürbare Steigerung der Wettbewerbsstärke im Unternehmen erreicht werden soll, geht das in erster Linie über die Vernetzung bereichsgrenzenüberschreitender Prozesse und Datenströme. Bevor wir Lösungen bei unseren Kunde implementieren, betrachten wir die Bereiche Einkauf und Finance/Controlling zunächst immer konsolidiert. Denn was nützt es, wenn Prozesse in einem Bereich optimiert werden, in im angrenzenden Bereich aber wieder in Prozess-Sackgassen oder Dokumenten- und Daten-Silos enden. Die Collaboration zwischen den Bereichen muss also als geschlossene Prozesskette betrachtet werden.

9. SAP Add-Ons einsetzen

SAP ist nicht immer sexy, weder optisch noch von der Funktionalität her. Da können clevere Add-Ons Abhilfe schaffen: Mit Hilfe des HENRICHSEN Add-Ons zur erweiterten Vertreterregelung zum Beispiel können Vertretungen zusätzlich zu Bearbeiter und Rolle auch individuell pro Buchungskreis und Kostenstelle angelegt werden. Dadurch lassen sich Vertretungen bis auf Buchungskreis- bzw. Kostenstellenebene genau herunterbrechen. Oder wenn Sie Geschäftsbeziehungen zur Schweiz pflegen: der QR-Code-Leser erleichtert die in 2020 anstehende Ablösung des ESR-Verfahrens.  

10. Die neue Rolle des Leiters Finance/CFO annehmen

Die Finanzfunktion generell und die Rolle des Leiters Finance/CFO speziell wird sich noch mehr zu einer beratenden Funktion entwickeln. Durch den Einsatz digitaler Lösungen und den daraus stammenden Daten und abgeleiteten Erkenntnissen kann der CFO zukünftig enger mit Fachbereichen kooperieren, beratend tätig sein und den Blick des Finance verstärkt auch nach in die Zukunft richten, also Prognosen und Szenarien helfen durchzuspielen.

In diese Sinne: wir helfen Ihnen gerne 2020 mit zu gestalten.

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