Gewappnet für die nächste Krise: Die HENRICHSEN Verfahrensdokumentationen

08.05.2020

Mit einer Verfahrensdokumentation für stürmische Zeiten vorsorgen

Corona legt tausende Betriebe lahm, CEO fraud und Cyperattacken können von heute auf morgen für jedes Unternehmen das Ende bedeuten.
Die Gefahren für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sind vielfältig und werden durch die global vernetzte Welt zusehends mehr.

Die HENRICHSEN AG steht Ihnen in stürmischen Zeiten mit einer professionell durchgeführten Verfahrensdokumentation in den Bereichen:

  • technische Systemdokumentation
  • Anwenderdokumentation
  • Betriebsdokumentation

beratend zur Seite.

Erfahren Sie in einem kurzen Überblick, welche Leistungen unsere HENRICHSEN Verfahrensdokumentationen beinhalten und wie Ihre IT, Anwender und Ihr gesamter Betrieb in Krisenzeiten enorm davon profitieren werden.

Verfahrensdokumentation technische Systemdokumentation

Hier geht es um die Dokumentation der eingesetzten IT inklusive Hardware, Software, Konfigurationen und Berechtigungskonzepten wie auch des IT-Verantwortlichen und der Nutzer.

Die Verfahrensdokumentation beschränkt sich auf die folgenden Lösungen:

  • xSuite® Invoice
  • xSuite® Procurement
  • EASY Archiv

Wir übernehmen die Ersteinrichtung der Verfahrensdokumentation im Bereich der technischen Systemdokumentation für die drei oben genannten Lösungen. Dazu gehört die Dokumentation folgender Punkte:

  • eingesetzte Hard- und Software
  • Standorte des IT-Systems
  • Customizing
  • IT-Anwendungen und Schnittstellen
  • Beschreibung der Daten- und Dokumentenbestände einschließlich Aufbewahrungsregeln und –fristen sowie Datensatzbeschreibung, Dokumentenmanagementkonzept
  • Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept
  • Dokumentenarchivierung
  • Prozessauslagerungen
  • E-Mail
  • Datenzugriff durch Betriebsprüfer

Verfahrensdokumentation Anwenderdokumentation

Die Dokumentation soll alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse darstellen, auf kritische Bearbeitungsschritte hinweisen und Kontrollen schildern. Orientierung geben dabei die Kernprozesse. Wer erfasst zum Beispiel wie die Lieferantenstammdaten? Wie werden sie auf Richtigkeit geprüft und welchen Weg nehmen sie innerhalb und zwischen DV-Systemen.

Die Verfahrensdokumentation beschränkt sich auf die folgenden Lösungen:

  • xSuite® Invoice
  • xSuite® Procurement
  • EASY Archiv

Wir übernehmen die Ersteinrichtung der Verfahrensdokumentation im Bereich der Anwenderdokumentation für die drei oben genannten Lösungen. Dazu gehört die Dokumentation folgender Punkte:

  • Prozessdokumentation
  • Organisationsanweisungen zu den einzelnen Geschäftsprozessen
  • Handbücher und Schulungsunterlagen
  • Beschreibung unternehmensspezifischen Anpassungen
  • Beschreibung der vom Anwender vorzunehmenden Kontrollen

Verfahrensdokumentation Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation soll dokumentieren, was der Betrieb unternimmt, damit seine EDV stabil und sicher funktioniert. Zu dokumentieren sind Anweisungen zur Betriebssicherheit und Zugriffsrechten. Auch Notfallpläne gehören dazu, falls das System ausfällt: Ist die ordnungsgemäße Buchführung dann gesichert, zum Beispiel durch Anweisungen für handschriftliche Aufzeichnungen und eine nachträgliche digitale Erfassung?

Die Verfahrensdokumentation beschränkt sich auf die folgenden Lösungen:

  • xSuite® Invoice
  • xSuite® Procurement
  • EASY Archiv

Wir übernehmen die Ersteinrichtung der Verfahrensdokumentation im Bereich der Betriebsdokumentation für die drei oben genannten Lösungen. Dazu gehört die Dokumentation folgender Punkte:

  • Beschreibung des Datenflusses und der Schnittstellen
  • Erläuterungen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit
  • Auflistung und Beschreibung der erzeugten Protokolle
  • Datensicherungsmaßnahmen und Notfallszenarien

Für alle drei Verfahrensdokumentationen bieten wir zudem folgene Leistungen an: 

  • Unterjährige Dokumentation der Veränderungen in der technischen Systemdokumentation für die drei o. g. Lösungen (bei Abschluss einer Pflegepauschale)
  • Jährliche Überprüfung der Verfahrensdokumentation in der technischen Systemdokumentation für die drei o. g. Lösungen (bei Abschluss einer Pflegepauschale)

Ihre Verantwortlichen profitieren von der Sicherheit bei der Betriebsprüfung. Es werden gleichzeitig Potentiale zur Prozessoptimierung und Prozesssicherheit aufgezeigt.

Mehr über HENRICHSEN Service Delivery - individuelle Service-Module im Baukastenprinzip finden Sie hier: Service-Management individuell & zertifiziert!

Gerne stehen Ihnen unsere Experten auch direkt für Ihre Fragen zur Verfügung. Bitte füllen Sie hierzu einfach unser Kontaktformular aus.

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