Künstliche Intelligenz im Rechnungseingang

Hollywood war gestern

Künstliche Intelligenz ist in Hollywood Blockbustern bereits seit vielen Jahren ein fester Begriff. Was in den Filmen fiktive Zukunft vermittelt, ist in einigen Firmen bereits Realität. Doch anders als in Hollywood, wo Roboter oft als böse und die Welt beherrschende Maschinen dargestellt werden, dreht es sich bei KI in Unternehmen um eine Unterstützung von Mitarbeitern in der täglichen Arbeit. KI soll dabei Routineaufgaben übernehmen, so dass die Mitarbeitenden mehr Zeit für andere Aufgaben haben.

KI im Unternehmenskontext

Wenn es um Künstliche Intelligenz in Unternehmen geht, stehen viele Leute vor der Frage: Was genau soll man sich darunter vorstellen? Die Antwort ist dabei wenig spektakulär. Das Hauptziel von KI ist im Grunde eine Automatisierung, die kaum eine oder gar keine manuelle Unterstützung mehr Bedarf. Das System lernt eigenständig und kann Zusammenhänge anhand historischer Daten ableiten. So können beispielsweise anhand von getätigten Buchungen aus der Historie automatisiert Rechnungen kontiert werden, auch wenn es keine Bestellung dazu gibt.

Auf dem Weg zu einem selbstständig lernenden künstlichen System ist die Automatisierung von wiederkehrenden Tätigkeiten ein wichtiger Schritt. In verschiedenen Bereichen sind bereits Softwarelösungen im Einsatz, die an sich regelmäßig wiederholenden Prozessen ansetzen und diese auf Basis definierter Regeln automatisieren. Die Automatisierung buchhalterischer Prozesse stellt eine Möglichkeit dar, sowohl Zeit als auch Geld zu sparen. Und das ohne weitreichende Maßnahmen, wie beispielsweise Outsourcing ins Ausland, ergreifen zu müssen.

Automatisierungsbeispiel

Eine Automatisierung kann am Beispiel des Rechnungsverarbeitungsprozesses wie folgt aussehen:

• Rechnung trifft bei Kunde als PDF ein und wird automatisch aus dem Mailpostfach abgeholt.
• OCR liest die Datei aus und erkennt Daten anhand von definierten Mustern. OCR Technologie wird langfristig an Relevanz abnehmen, da der Schwerpunkt auf elektronischen Rechnungsformaten (XML) liegen wird.
• Falls Rechnungen bereits im XML-Format eingehen, können auch diese automatisiert abgeholt, extrahiert, validiert und für die weitere Verarbeitung in SAP formatiert werden. Hier bietet HENRICHSEN mit dem e-Invoice Manager bereits eine passende Lösung für Ihren Arbeitsalltag an.
• Rechnung wird mit Bestellungen abgeglichen und an die korrekte Stelle im Unternehmen weitergeleitet bzw. startet automatisch einen Workflow, der den aktuellen Prozessschritt stets transparent darstellt.
• Menschliches Eingreifen ist nur noch in Sonderfällen, wenn es zu einer Abweichung kommt bzw. Informationen nicht richtig gelesen oder zugeordnet werden können, notwendig.

Einer von vielen Vorteilen solch einer Automatisierung ist, dass die jeweilige Skontofrist dank der schnellen Durchlaufzeiten gewahrt und Geld eingespart werden kann.

Fazit

Aus Sicht der HENRICHSEN AG sind die genannten Automatisierungsmöglichkeiten bereits fest in der DNA der Mitarbeiter und der Softwarelösungen verankert. Dies ist keine Film-Fiktion mehr, sondern tägliche Praxis. Die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses bringt für Unternehmen die Möglichkeit, wichtige Ressourcen in der Buchhaltung einzusparen und effizienter zu nutzen. Der Mensch rückt damit verstärkt in die Rolle des Lehrers für intelligente Systeme und kann sich perspektivisch mehr analytischen und konzeptionellen Themen widmen.

 

Sie haben Fragen zu diesem Thema? Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung.