Lieferscheine digital & automatisiert in SAP verarbeiten

03.09.2020

Wareneingangsmanagement in SAP - Digitale und automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen

Der Wareneingang ist sowohl ein logistischer, als auch ein wichtiger buchhalterischer Vorgang im Unternehmen. Die Qualität der Abläufe hat unmittelbaren Einfluss auf die Leistungsfähigkeit der Beschaffung, Lagerhaltung und letztendlich auch der Produktion.

Digitalisierung und Automatisierung (im Sinne weniger manueller Tätigkeiten) sind deshalb unverzichtbare Faktoren moderner Beschaffungsprozesse. Mit Blick auf den übergeordneten Purchase-to-Pay-Prozess müssen Lösungen vollständig in SAP ERP und S/4HANA integriert, in angrenzende Prozesse lückenlos und medienbruchfrei eingebettet und mit anschließenden Prozesse kompatibel sein.

Abb.: Beschaffungsprozesse im Überblick

Die Verarbeitung von Lieferscheinen erfordert im Lager und im Fachbereich häufig viel Zeit und erzeugt hohen manuellen Aufwand. Genau das gilt es zu minimieren und Prozesse dadurch zu beschleunigen und sicherer zu machen.

Das sind die Ziele:

Weniger manuelle Tätigkeiten beschleunigen den Prozess, vermeiden Fehler und binden weniger Mitarbeiter-Kapazitäten
Kurze Durchlaufzeiten durch direkte WE-Buchung in SAP reduzieren die Kapitalbindung
Realitätsgetreue Wareneingangsbuchungen erhöhen die Transparenz
Mehr Effizienz und schnelleres Controlling bei den nachfolgenden Purchase-to-Pay-Prozessen.

Abb.: der Prozess Wareneingangsmanagement

Und so funktioniert das Wareneingangsmanagement

In SAP MM wird nach Erzeugung einer Bestellung ein „Erwarteter Wareneingang“ in SAP generiert. Dieser kann über die Transaktion MIGO aufgerufen werden. D.h., das System erwartet zur Bestellung einen Wareneingang.

Ist dieser erfolgt werden alle erforderlichen Daten automatisch abgeglichen:

Aktuelle Bestellnummer; dadurch u.a. Zuordnung Kreditor (Lieferant)
Lieferschein Nummer
Positionsdaten: Materialnummer Kunde, Materialnummer Lieferant, Menge, Mengeneinheit , Seriennummer
Chargennummer: wird von der OCR erfasst und an SAP übergeben. Feld ist bei MIGO Transaktion bzw. Buchung zu füllen
Lieferdatum
QM Flag

Abb.: Wareneingangsmanagement-Cockpit

Weiter wichtige Funktionen sind:

Automatisiertes Auslesen der Daten und Verifizierung der OCR-Ergebnisse (Abgleich von Bestellung und Lieferschein)
Das WE Cockpit mit Ampelfunktion zeigt, wo Handlungsbedarf besteht: Auflistung offener WE inkl. Suchfunktion nach u.a. PO, LF, Lieferant, etc.
Der WE Viewer ermöglicht den direkten Blick und Zugriff auf erforderliche Dokumente
Automatische Archivierung des Lieferscheins zum SAP Beleg

Mit dem HENRICHSEN Wareneingangsmanagement wird Beschaffung eine runde Sache. Auch Ihre Mitarbeiter werden begeistert sein, da manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert werden und die lästige Suche nach Daten und Dokumenten entfällt. In der Folge können Entscheidungen schneller getroffen werden, Abweichungen fallen schneller auf, Daten-/Dokumenten-Silos und System-Grenzen werden überwunden.

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