Wareneingangsmanagement – die letzte Lücke im P2P Prozess

Großes Optimierungs- und Einsparpotential

Und doch gab es bislang mit dem Wareneingang eine kleine, aber nicht unbedeutende Lücke im P2P Prozess. Denn auch hier gibt es viel Optimierungs- und Einsparpotential, da es sich um einen manuellen und papierbasierten Prozess handelt, der gut mit entsprechenden Lösungen digitalisiert werden kann. 

Für Unternehmen bietet dies ein großes Einsparpotential.

Funktionsweise und Wirkung

Das Auslesen mittels OCR, ein Vorgang der bereits bei zahlreichen Dokumenten der Fall ist, wird mehr und mehr auch mit eingehenden Lieferscheinen praktiziert. Ein wichtiger Schritt, um Kosten zu sparen. In den meisten Unternehmen werden die Lieferscheine ohnehin gescannt, um sie anschließend archivieren zu können. 

Das Wareneingangsmanagement löst somit das „späte Erfassen mit Barcode“ ab.

Kontrollüberblick dank Ampelsystem

Im nächsten Schritt werden die mittels OCR ausgelesenen Daten an ein SAP Cockpit übergeben. Hier wird jetzt ein vollautomatischer Abgleich mit der Bestellung durchgeführt. Unterstützt werden Anwender dabei durch ein Ampelsystem. Dabei werden zwei Ampel verwendet. Eine für die Menge und eine für das Qualitätsmanagement.

• Die erste Ampel prüft, ob für den erfassten Artikel eine ausreichende Menge vorhanden ist.
• Die zweite Ampel überwacht, ob die Warenlieferung durch das Qualitätsmanagement geprüft werden muss.

Sind beide Ampeln grün, kann automatisch die Wareneingangsbuchung (WE-Buchung) durchgeführt werden. Diese erfolgt als sogenannte Dunkelbuchung, also ohne dass sich jemand manuell darum kümmern muss.

Ist die Wareneingangsbuchung erfolgt, wird der Lieferscheint automatisch zu der dazugehörigen Bestellung in SAP zugeordnet und digital archiviert.

Für den Fall, dass eine WE-Buchung nicht möglich ist stehen Ihnen bzw. den Usern verschiedene Features zur Verfügung:

• E-Mail-Funktion, mit der der Lieferant aus dem SAP Cockpit heraus kontaktiert werden kann.
• Direkter Absprung aus dem Cockpit hin zu verschiedenen Transaktionen, wie z.B. der Bestellung oder MIGO Standard Transaktion.

Die Vorteile im Überblick

Durch die Einführung eines Wareneingangsmanagements ergeben sich somit u.a. folgende Vorteile für Ihr Unternehmen: 

• Höhere Automatisierung
• Einsparung von wertvollen Ressourcen
• Verkürzte Durchlaufzeiten 
• Der Einsatz der Lösung ist auch bei mehreren Unternehmensstandorten bzw. einem dezentralen Wareneingang von Vorteil. 
  Beispiel: Standort A bestellt, Standort B erhält Ware. Kein Problem! Im WE-Management werden die Prozesse standortbezogen bearbeitet und im SAP Backend laufen die Daten zusammen. Somit ist keine interne „Rundpost“ mehr notwendig. 
• Keine manuelle Suche der Bestellung im SAP mehr. Diese wird per OCR erkannt und direkt mit der WE-Buchung verknüpft.  
• Kein manuelles Abgleichen mehr von Lieferschein zur Bestellung und damit verbunden die Eliminierung von Gefahrenquellen durch Übernahme falscher Daten.
• Möglichkeit für interne, vorgangsbezogene Rückfrage-Workflows. Z.B. beim Einkauf, wenn eine Bestellung angepasst werden muss, falls nicht genügend offene Menge vorhanden ist.  
• Effizientere Prozesse und übergreifende P2P Gesamtvorteile: Wenn WE sauber gebucht wurde, spart dies auch im Rechnungseingang Zeit und Ressourcen, da bei Rechnungseingangsbearbeitung versucht wird dunkel zu buchen. Dies funktioniert nur, wenn das „3-Way-Match“ erfolgreich ist (Bestellung vs. Wareneingang vs. Rechnung). Fehlt der Wareneingang an dieser Stelle bzw. ist dieser nicht dokumentiert, dann kann die dazugehörige Rechnung nicht gebucht werden und es startet ein manueller Rückfrageworkflow. Dadurch verzögert sich die Rechnungsbearbeitung und es kann zu finanziellen Einbußen kommen, wenn z.B. durch diese Verzögerung ein Skontoabzug nicht mehr möglich ist. 
• Auch für die Lieferantenbewertung im Einkauf ist eine pünktliche Lieferung der Ware relevant. Andernfalls können nicht selten Vertragsstrafen drohen. Dies kann nur durch eine konsequente und schnelle WE-Vereinnahmung sichergestellt werden, die auch ausreichend dokumentiert ist. Z.B. mittels der Archivierung des Original Lieferscheins zur Bestellung. 
• Produktionsrelevante Prozesse werden zeitnah mit Material versorgt. Für die Produktion ist von grundlegender Bedeutung, dass notwendiges Material schnell verwendet werden kann. Waren- bzw. QM-Prüfungen sorgen für Verzögerungen und sollen daher möglichst schnell durchgeführt werden. Hier spielt das WE-Management die Vorteile bzgl. verkürzter Durchlaufzeiten wieder voll aus. 

Sie haben Fragen zum Wareneingangsmanagement oder dem Purchase-to-Pay Prozess im Allgemeinen? Dann zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren.