Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen in ZIP-Dateien

Sie haben eine elektronische Rechnungsverarbeitung im Einsatz und schätzen die Vorzüge einer einfachen, digitalen Lösung? Dann kennen Sie vermutlich auch die Situation, wenn Lieferanten z.B. durch Rechnungsversand in passwortgeschützten ZIP-Dateien hohe manuelle Aufwände verursachen, da sich diese Dokumente nicht wie gewohnt automatisiert verarbeiten lassen.

Um mehr Datensicherheit in der Abrechnung sicherzustellen und Zugriffe durch unberechtigte Dritte auszuschließen, setzen immer mehr Unternehmen auf solche Verschlüsselungen im Rechnungsversand. Die Deutsche Post DHL Group hat z.B. im April 2021 ihre digitale Rechnungsbereitstellung überarbeitet und bietet den Kunden drei verschiedene Verschlüsselungsvarianten an. Diese erschweren jedoch die automatisierte Rechnungsverarbeitung über den üblichen digitalen Weg. Seit der Umstellung müssen Sie somit jede DHL Rechnung entweder postalisch anfordern und verarbeiten, manuell aus einem passwortgeschützten ZIP Anhang extrahieren und an Ihr Rechnungspostfach schicken oder gemeinsam mit Ihrer IT eine aufwändige serverseitige Entschlüsselungslösung aufbauen.

Mit der neuen HENRICHSEN Lösung "UniMIG Dekomprimierungsmodul" verschlüsselte Rechnungen aus ZIP-Dateien automatisiert in SAP verarbeiten

Die neue HENRICHSEN-Lösung automatisiert auch diesen Prozess. Sie können den Rechnungsversand der DHL ganz einfach auf die Variante "passwortgeschützte ZIP-Dateien" umstellen und das gewählte Passwort im Dekomprimierungsmodul für den Lieferanten hinterlegen. Fortan übernimmt die HENRICHSEN-Lösung die bisher manuelle Arbeit, entpackt die im ZIP enthaltenen Rechnungen und führt sie völlig automatisch dem Standardprozess zu. Für die Buchhalter erfolgt diese Verarbeitung ohne merkbare Verzögerungen im Hintergrund und Sie erhalten Ihre Belege direkt zur Bearbeitung im Invoice Monitor angezeigt.

Wichtig: Das UniMIG Dekomprimierungsmodul ist nicht nur auf DHL beschränkt. Sobald ein Lieferant dieses Verfahren (ZIP Anhänge an E-Mails mit festem Passwort) unterstützt, können Sie den Prozess damit automatisieren.

Wenn auch Sie Rechnungen in verschlüsselten und komprimierten Formaten erhalten, nehmen Sie gerne noch heute Kontakt mit uns über unser Kontaktformular auf.