Die neuen Features des SAP Add-On "Dokumenten-Navigator"

Aktuelle Ausgangslage 

Die Covid-19 Pandemie hat gezeigt, wie wichtig Digitalisierung, unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche, ist.  Eine funktionierende Homeoffice-Strategie ist in vielen Berufsfeldern und Unternehmen nur möglich, wenn Dokumente digital abgelegt werden und nicht in Papierform in Ordnern im Büro verstaut werden. Oft werden diese Ordner und Papiere auch noch zwischen Abteilungen ausgetauscht oder diverse Kopien davon angefertigt und verteilt. Da viele Unternehmen nun angesichts der Lage von der Bundesregierung dazu angehalten sind Homeoffice möglich zu machen, muss dieses Problem gelöst werden. Die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen müssen, standortunabhängig und schnell, auf wichtige Unterlagen Zugriff haben.  

Doch selbst wenn Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente bereits digitalisiert haben, besteht die Gefahr, dass jede*r Mitarbeiter*in die Dokumente im ERP-System zu verschiedenen Objekten ablegt. Will ein andere*r Mitarbeiter*in dann auf diese Dokumente zugreifen, ist das häufig mit langem Suchen oder mit unnötigem Vervielfältigen verbunden. Denn im SAP Standard gibt es keine objektübergreifende Transaktion für vorgangsbezogene Dokumente. Dokumente sind lediglich einzeln über die SAP Business Objekte, zu denen sie archiviert wurden, aufrufbar. 

Weiterentwicklung der Einkaufsakte/ Dokument Indexer 

Bisher hatten viele Kunden der HENRICHSEN AG jahrelang die „SAP Einkaufsakte“ (bzw. „Dokument Indexer“) erfolgreich im Einsatz, um bei diesen Problemen Abhilfe zu schaffen. Aber mit der Zeit und dem steigenden Druck auf Prozesseffizienz sind auch die Anforderungen an unser SAP Add-On gewachsen. Aus diesem Grund haben wir uns dafür entschieden, unter dem neuen SAP Add-On „HENRICHSEN SAP Dokumenten Navigator“ altbekannte und auch neue Funktionen zu vereinen, sodass unsere Kunden auf die Herausforderungen der aktuellen Lage besser reagieren zu können.  

Die neuen Features des SAP Dokumenten Navigators

Mit dem Dokumenten Navigator werden gespeicherte Dokumente im SAP GUI erheblich schneller und effizienter gefunden und in einer übersichtlichen Ergebnisliste angezeigt. Durch das Bausteinprinzip des Dokumenten Navigators haben Sie neben der bekannten Einkaufs- jetzt auch eine Verkaufsakte als Szenario zur Verfügung. Zusätzlich zu diesen beiden Szenarien bietet der HENRICHSEN SAP Dokumenten Navigator weitere individuell personalisierbare Suchfelder und eine individuell personalisierbare Filtermöglichkeit nach Dokumentenarten für jedes Szenario. So können bspw. Eingangsrechnungen danach gefiltert werden, ob sie als XML, PDF, E-Mail, Original, Scan, etc. eingegangen sind. Per Doppelklick kann man sich das abgelegte Dokument anzeigen lassen. Damit können Sie sich Dokumente aus dem Purchase-to-Pay oder Order-to-Cash prozessbezogen anzeigen lassen. Vor allem durch die neue dynamische Logik und intelligente Bewertung der Benutzereingaben, werden mit dem Dokumenten Navigator der HENRICHSEN AG Suchvorgänge massiv beschleunigt.