Die Vorteile der E-Rechnungen nutzen - mit dem SAP Outbound e-Invoice Manager

Der HENRICHSEN SAP Outbound e-Invoice Manager

Pflicht zur E-Rechnungserstellung

Öffentliche Auftraggeber des Bundes nehmen seit dem 27.11.2020 nur noch E-Rechnungen an. Ab wann auch an Länderbehörden E-Rechnungen gestellt werden müssen, ist abhängig von der Gesetzgebung der Bundesländer. Einen Überblick zum aktuellen Umsetzungsstand zur Einführung der E-Rechnungen auf Länderebene wird regelmäßig durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) veröffentlicht. 

Blickt man auf Länder wie Italien, sind dort nicht nur Rechnungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung, sondern im gesamten B2B-Umfeld betroffen. Auch Frankreich macht bei der Verpflichtung zu E-Rechnungen ernst und möchte den B2B-Bereich mit dieser Maßnahme schrittweise von 2023 bis 2025 weiter digitalisieren. 

Die Vorteile des SAP Outbound e-Invoice Manager

1. Berücksichtigung bestehender Fakturierungsprozesse 

• Der HENRICHSEN SAP Outbound e-Invoice Manager integriert sich nahtlos in Ihren SAP Standard-Fakturierungsprozess. 
• Falls Ihre Kunden in der HAG Business Partner Verwaltung für E-Rechnungen hinterlegt wurden, werden die Faktura-Daten automatisch an einen HENRICHSEN Webservice übermittelt, der die weitere Verarbeitung im Hintergrund übernimmt.

2. Grundvoraussetzung: Erzeugung valider E-Rechnungsformate 

• Die HENRICHSEN Lösung validiert jede E-Rechnung vor dem Versand. 
• Es werden stets die aktuellen XSD-Schemata zur Validierung herangezogen. 

3. Ansprechendes Rechnungslayout 

• Die Faktura-Daten werden durch den HENRICHSEN Webservice aufbereitet und in ein ansprechendes Layout überführt, sodass sich Ihre Kunden und Mitarbeiter nicht durch technische XML-Dateien kämpfen müssen.
• Daten für die Fußzeile wie z.B. die Namen der Geschäftsführer, die Steuernummer oder die Bankverbindung, können gepflegt und im Rechnungsbeleg angezeigt werden. 
• Um Ihr Branding umzusetzen, ist an dieser Stelle auch eine Platzierung Ihres Logos auf dem Rechnungsbeleg möglich. 

Mit dem HENRICHSEN SAP Outbound e-Invoice Manager erfüllen Sie alle aktuellen Anforderungen an moderne E-Rechnungen und bringen die Digitalisierung Ihres Rechnungsausgangsprozesses auf ein neues Level. Neben Einsparungen bei Porto und Kuvertierung können Sie auch von einer schnelleren Bezahlung Ihrer Rechnungen ausgehen, da die Belege per E-Mail oder auch über Rechnungsportale in Sekundenschnelle beim Empfänger ankommen und die Zahlungsfristen sofort beginnen.

Außerdem ist dadurch bei Ihren Kunden von niedrigeren Durchlaufzeiten im Rechnungseingang auszugehen, da valide E-Rechnungen direkt im ERP-System ankommen, ohne den Umweg einer OCR-Analyse, wie es bei PDF- oder Papierrechnungen der Fall wäre. Durch den automatisierten Prozess und die Nutzung standardisierter Formate werden darüber hinaus manuelle Eingabefehler vermieden, was wiederum den Klärungsaufwand reduziert.