Wiederkehrende Rechnungen automatisiert in SAP verarbeiten
08.02.2021
Viele Unternehmen erhalten Rechnungen, deren Rechnungsbeleg nur einmal jährlich (z.B. am Jahresanfang) eingeht und dann mit wiederkehrenden, meist gleichen Beträgen über das Jahr verteilt werden muss (z.B. monatlich je ein Zwölftel). Diese Rechnungen bzw. Belege werden auch als Dauerbuchung bezeichnet. Dauerbuchungen sind nichts anderes als periodisch wiederkehrende Buchungen auf eine Kostenstelle oder ein Sachkonto.
Beispiele für wiederkehrende Rechnungen
- Periodische Zahlungen ohne Folgedokument (z.B. Leasing, Versicherung)
- Abrechnungen mit periodischen Vorauszahlungen (z.B. Energie)
- Einmalige Zahlung mit periodischer Umbuchung (z.B. Servicevertrag)
Um diese Buchungen zum vorgemerkten Termin verarbeiten zu können, muss der einmalig eingegangene Beleg in vielen Unternehmen immer wieder neu eingescannt werden, damit der vordefinierte Buchungsprozess angestoßen werden kann. Die Herausforderungen hierbei sind der manuelle Mehraufwand und die fehlende Transparenz. Sind die Belege bereits gebucht? Wer hat den Vorgang durchgeführt? Wo liegt der jeweilige Beleg?
Dieser umständliche Prozess der Buchung von wiederkehrender Rechnungen führt zu erhöhten Durchlaufzeiten und kostet die Buchhaltung wertvolle Ressourcen, die in wertschöpfendere Tätigkeiten investiert werden könnten. Ebenfalls aufwändig sind Auswertungen über die Nutzung der Dauerbuchungsbelege. Wie kann also der Verarbeitungsprozess für Dauerbuchungsbelege bei der Rechnungseingangsverarbeitung optimiert werden?
Abhilfe durch das Dauerbuchungsmodul
Durch das Dauerbuchungsmodul muss bei wiederkehrenden Rechnungen der Beleg durch den Buchhalter nicht mehr jedes Mal erneut eingescannt werden, um eine Buchung zu erzeugen.
Bei initialer Verbuchung einer Rechnung kann die Dauerbuchungsfunktion aktiviert werden. Dazu ist der jeweilige Beleg im Invoice Monitor zu markieren. Konkret zu hinterlegen sind dabei das Startdatum sowie die Anzahl der Buchungs-wiederholungen. Der Beleg wird anschließend jeden Monat zum selben Tag automatisch reaktiviert. Entsprechende Workflows können ebenso hinterlegt werden. Alternativ kann eine Periodisierung angegeben und ein Enddatum gesetzt werden.
Als zusätzliches Feature kann eine E-Mail-Benachrichtigung bei Buchung eingestellt werden.
Das sind die Vorteile der Dauerbuchungsfunktion
- Wiederkehrende Rechnungen werden, unabhängig vom Belegtyp oder der Belegart, über den Standard Workflow verarbeitet
- Eine erstmals eingegangene Rechnung wird nach der Vorerfassung/Buchung als Dauerbuchungsbeleg markiert, damit periodisch dazu automatisch ein Buchungsvorschlag erzeugt wird.
- Die Dauerbuchungsfunktion der HENRICHSEN AG ist nicht nur für FI, sondern auch für MM Sachkontenbuchungen verfügbar
- Archivierung und Buchung auf Basis des Original-Belegs
- Zeitersparnis im Prozessablauf und automatische Erinnerungen bei Buchungsfälligkeit
- Durchgängige Protokollierung der einzelnen Buchungen
- Automatisches Umgehen der standardmäßigen Duplikatsprüfung, sodass eine erneute Buchung mit dem Originalbeleg durchgeführt werden kann
- Auswertungsmöglichkeiten der Dauerbuchungen mittels eigenem Report.
Dieser liefert konkrete Informationen zu folgenden Fragestellungen:- Welche Originalbelege wurden wann und von wem markiert?
- Wie oft wurde ein Beleg bereits reaktiviert und als Dauerbuchung in den Workflow geschickt
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