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Datenarchivierung mit SAP

Datenarchivierung mit SAP

Sie verarbeiten in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation personenbezogene Daten?

 

Dann ist es jetzt an der Zeit, sich mit der technischen Seite der Datenverarbeitung zu beschäftigen. Denn spätestens am 25. Mai 2018, wenn die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach zweijähriger Übergangsphase rechtswirksam wird, müssen die neuen EU-Datenschutzbestimmungen in den Unternehmen umgesetzt sein.

 

Ein probates Mittel sich auf die Umsetzung der DSGVO vorzubereiten, ist die SAP Datenarchivierung. Ein Bereich, der besonders von den neuen Datenschutzbestimmungen betroffen ist, ist der HR Bereich mit seinen sensiblen Daten über aktuelle und ehemalige Mitarbeiter, sowie Bewerbern. Aus diesem Grund raten wir dringend im HR-Bereich sämtliche Prozesse zur Datensicherung und -löschung im Hinblick auf die EU-DSGVO zu überprüfen:

 

• Dient die Verarbeitung und Speicherung von Personaldaten den Vorgaben der Zweckbindung und Datensparsamkeit?
  Berücksichtigen Sie hier auch angebundene Systeme und lokale Ablageorte?

• Ist der Prozess zur Datenlöschung konform zur EU-DSGVO umgesetzt? Diese fordert spurloses, physisches Löschen
  personenbezogener Daten.

• Sind organisatorische und technische Maßnahmen implementiert die Benutzer, Rollen und Rechte transparent und
  zweckorientiert regeln?

• Werden personenbezogene Daten in Testsystemen anonymisiert?

 

Doch der HR-Bereich ist nicht der einzige Anwendungsbereich. Auch in allen SAP ERP gebundenen Prozessen bietet die Datenarchivierung hohes Potential für die Performance, Qualität und die Optimierung von teurem Datenbankspeicherplatz.

 

Wir empfehlen all unseren Kunden umgehend und im Vorfeld der DSGVO-Umsetzung die aktuelle Situation zu analysieren, auf Differenzen mit der DSGVO zu prüfen und geeignete Maßnahmen abzustimmen.

 

Vorgehen Datenarchivierung allgemein

Die SAP Datenarchivierung verlagert betriebswirtschaftlich abgeschlossene Buchungsbelege, nach Ablauf einer hinterlegten Mindestverweildauer, revisionssicher in ein externes Archivsystem oder auch in ein Filesystem. Der Ablauf wird gemäß den Vorschriften der GoBD in einer gesetzeskonformen Verfahrensdokumentation beschrieben.

 

Konsequenz

Der archivierte Belege ist weiterhin vorhanden, lediglich der Speicherort des Belegs hat sich verändert. Der archivierte Beleg ist jederzeit im Zugriff und die „gewohnten“ Standardzugriffstransaktionen funktionieren in den allermeisten Fällen. Gegebenenfalls benötigte Alternativzugriffstransaktionen sind vorhanden. Belegflussketten bleiben erhalten und der archivierte Beleg kann nicht mehr geändert werden.

 

Business Case

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