Digitalisierung im Fokus

Aktuelle Trends und Informationen zur Digitalen Transformation, sowie die Plattformen SAP, SharePoint und ILC


Die Plattformen SAP und SharePoint zu einer EIM-Strategie verbinden

Die Plattformen SAP und SharePoint zu einer EIM-Strategie verbinden

 


Datensilos aufbrechen und Systeme sprechend machen -
mit dem HENRICHSEN Archive Content Manager (ACM)

 

Interoperabilität erreichen

Das parallele Arbeiten auf verschieden Plattformen ist Trend und Realität in modernen IT-Landschaften. Viele IT-Leiter und CIOs beklagen allerdings das Entstehen von Daten- und Dokumenten-Silos. Um diese zu vermeiden, bzw. wieder aufzubrechen, muss die „Interoperabilität“, also das Kommunizieren und Interagieren der Systeme untereinander forciert werden.

 

Lösungen, wie der Archive Content Manager (ACM) der HENRICHSEN AG unterstützen Sie hierbei. Die Verbindung von SAP und SharePoint wird hier im Kontext von dokumentenzentrierten Prozessen vorgenommen. Mit dem ACM können sowohl Dokumente im SharePoint als auch im SAP (via ArchiveLink® Schnittstelle) revisionssicher archiviert werden. Der Clou ist aber nun, dass diese Dokumente unabhängig von der Quelle auf beiden Plattformen inkl. der Metadaten des jeweiligen Objekts (z.B. Daten aus dem SAP Angebot) im Zugriff sind! Somit erhalten die Anwender die Interoperabiltiät zwischen den beiden Systemwelten; Systemgrenzen verschwinden und es entsteht eine nahtlose Integration! 

 

Wettbewerbsfähigkeit erhöhen

Der Druck auf die Unternehmen und IT-Verantwortlichen ist groß, Geschäftsprozesse durch Digitalisierung zu beschleunigen und gleichzeitig die Prozesskosten zu reduzieren. Der Erhalt, mehr noch die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit steht im Focus eines jeden IT-Bereichs.

 

Das Problem hierbei: die Vielzahl der beteiligten Systeme, die Fülle der erforderlichen Dokumente und teilweise unstrukturierten Informationen erschwert den Mitarbeitern den schnellen Zugriff auf notwendige Informationen, das daraus folgende Applikationshopping ermüdet diese und damit die Chance auf eine positive Customer Experience.

 

Die Lösung

Mit dem HENRICHSEN Archive Content Manager (ACM) konnte nun eine gravierende Lücke in der Arbeit mit den zwei am weitesten verbreiteten Plattformen SAP und Microsoft SharePoint geschlossen werden. Durch die dreistufige Architektur erhalten Anwender die nötige Skalierung, passend zur jeweiligen Anforderung. Im Level 1 erhalten Sie die klassische, revisionssichere Archivierung aller  ein- und ausgehende Dokumente inkl. Der Verknüpfung mit einem SAP Beleg über die SAP ArchiveLink Schnittstelle ®. Die Revisionssichere Archivierung kann über verschiedene Storage Medien hergestellt werden und ist mittels entsprechendem Testat von Wirtschaftsprüfungsorganisationen abgenommen.

 

Eingehende Dokumente können flexibel mittels Scan-Szenarien, per Drag&Drop oder direkt aus Ihrer Microsoft Office Applikation abgelegt, archiviert und mit dem SAP Beleg verknüpft werden. Somit haben die Anwender aus allen SAP Transaktionen auf die revisionssicher archivierten Dokumente jederzeit Zugriff und können diese im SAP Gui recherchieren und anzeigen lassen.

 

Die idente Lösung ist auch rein im SharePoint möglich. Mit dem ACM wird somit auch der SharePoint revisionssicher und Dokumente können gemäß aller Compliance Anforderungen unveränderbar in einem Langzeitarchiv abgelegt werden. Dies kann v.a. für geschäftskritische Business Applikationen wie einem Vertragsmanagement interessant sein. Eingehende Belege können hier ebenfalls über Scan Szenarien, per Drag&Drop oder direkt aus einer Office Applikation, wie etwa Outlook, in der SharePoint Applikation bzw. Akte abgelegt und gleichzeitig revisionssicher archiviert werden. Das absolute Highlight ist hier die Möglichkeit den ACM sowohl mit einem SharePoint onPremise als auch mit dem Pendant aus der Cloud – SharePoint Online – zu verbinden und die Dokumente & Daten revisionssicher im eigenen Data Center abzulegen! Dies ermöglicht ganz neue Möglichkeiten und bietet neben kürzeren Projektlaufzeiten, geringeren Infrastrukturkosten auch die nötige Compliance Sicherheit!

 

In der nächsten Ausbaustufe (Level 2) verbinden sich nun beide Plattformen – SAP und SharePoint! Dadurch haben User außerdem die Möglichkeit beide Welten zu verbinden und die jeweiligen Vorteile der beiden Plattformen ideal auszunutzen in dem Sie Dokumente und Daten aus beiden Plattformen immer im Zugriff und Bearbeitung haben.  Im Level 3 schließlich können Dokumente in SharePoint Applikationen oder Akten hochgeladen, archiviert und ergänzend auch mit SAP Belegen verknüpft werden. So haben auch SAP Anwender das hochgeladene Dokumente (z.B. eine Kundenemail) sofort im Zugriff.

 

 

Abb.1: ACM verbindet die Plattformen SAP und SharePoint

 

Digitalisierung muss Wertschöpfung erzeugen. Daher ist es erforderlich, Plattformen so miteinander zu verbinden, dass Prozesse beschleunigt und Such- und Bearbeitungsaufwände reduziert werden – und das über verschiedenste Systeme hinweg. Wenn Informationen das Öl der Neuzeit sind, kommt dem digitalisierten Handling von Dokumenten, Daten und Prozessen höchste Bedeutung zu.“ Zitat Christian Kirsch, HENRICHSEN AG

 


Optimierte Informationslogistik – vom Suchen zum Finden

In manchen Kundenszenarien gibt es aber noch weitaus heterogenere Applikationslandschaften. Neben SAP und SharePoint existieren noch weitere Systeme und Applikationen – teils auch bereits stillgelegt und im read-only Zustand.  

Für die modernen Prozessbearbeiter an ihrem Arbeitsplatz 4.0 bedeutet dies, dass das parallele Arbeiten in verschiedenen Systemen und das Springen zwischen diesen, um an die relevanten Informationen zu kommen, nötig ist.

 

Mit dem vom PENTADOC mit dem Innovationspreis 2014 ausgezeichneten Lösung “Information Logistics Center” (ILC) reduzieren Sie in diesem Kontext den täglichen Sucheaufwand drastisch um bis zu 60% und erhöhen gleichzeitig die Effizienz in Ihren Prozessen. Dass die Mitarbeiter entlastet werden und in der Folge mit mehr Freude ihre Arbeit machen ist ein positives “Abfallprodukt”.

 

ILC funktioniert hier wie die “Spinne im Netz”. Ohne eigene Datenhaltung bietet ILC immer den aktuellen Blick auf Informationen aus verschiedenen Quellsystemen. Diese Quellen können interne Systeme wie Exchange, Notes, SAP, SharePoint, CRM oder Supportsysteme sein oder aber auch externe Quellen wie Cloud Applikationen, Internetportale oder News Plattformen.

 

Selbstverständlich integriert sich ILC ebenso nahtlos in die führenden Plattformen SAP und SharePoint und ergänzt hier die vorhandene Useability mit einem 360° Blick auf alle weiteren Informationen und Dokumente im Kontext der aktuellen Arbeit. So stehen Sie z.B. im SAP auf einem Debitorenstamm und erhalten in Echtzeit alle Infos zu genau diesem Kunden aus Ihrem CRM, Ihrem Emailpostfach und aus den aktuellsten Google News.

 

Das Ergebnis:

Mit dem HENRICHSEN Archive Content Manager (ACM) in Verbindung mit ILC entstehen durchgängige Geschäftsprozesse, die Interoperabilität Ihrer führenden Applikationen und Lösungen ist gewährleistet und bildet somit die Basis für eine perfekte Enterprise Information Management (EIM) Strategie.

 

Hoher Nutzen unter Einsatz modernster Technologien:

 

• Optimierte Kollaboration aller involvierten Unternehmensbereiche, sowie extern Partner
• Hohe Informationsverfügbarkeit, auch system- und unternehmensübergreifend
• In der Folge, Steigerung der Prozesssicherheit
• Prozess-Beschleunigung
• Positive Customer Experience
• Nahtlose Integration von SAP & SharePoint
(onPremise & O365)
• Nutzung eines SharePoint-Frameworks: Geschäftsanwendungen können ohne Invidiual-Programmierung erstellt werden
• Mit dem Information Logistics Center (ILC) erschließt sich der 360° Blick auf alle zugehörigen Informationen
• Office 365 & Outlook-Integration in die Geschäftsanwendungen
• Standardisierte und einfach zu bedienende Benutzeroberflächen
• Smarte Dokumenten- und Datenarchivierungslösungen

 

 

Anwendungsbeispiel eines mittelständischen Maschinenbau-Unternehmens

Das Unternehmen hatte bereits 2008 angefangen wichtige Geschäftsprozesse im SAP-Umfeld mit SharePoint zu ergänzen. Neben der anfänglichen Digitalisierung der Rechnungseingangsbearbeitung standen in der Folge zunächst Collaboration-Themen mit SharePoint in Form von Team- und Projekträumen incl. zugehörigem Portal im Vordergrund.

 

Nach und nach wurden dann weitere  Workflows auf den Weg gebracht, wie

• Abwesenheitsverwaltung

• Qualitätsmanagement

• Projektmanagement

• Prototypenbau und zukünftig

• Personal- und Vertragsmanagement

Was der IT-Leiter daran schätzt ist:

 

• Die Updatefähig – SharePoint 2016 ff. + Office 365

• Best Practice-Nutzen durch Erfahrungen aus vielen Installationen

• Wenig Code – viel Customizing

• Die daraus folgenden kurzen und schnelle Projektlaufzeiten

• Hohe Usability durch Wiedererkennungs-Effekt

• Der Hohe Nutze auch auf Anwenderseite durch die Verbindung von SAP und SharePoint

     

Das ist gelebte Agilität in der IT, die 1:1 den Fachbereichen zu Gute kommt und das Ansehen der IT im Unternehmen enorm erhöht.

 


Resümee

Mit den dargestellten innovativen Lösungen werden die Funktionen des Informations- und Dokumentenmanagements sowie die Prozesssteuerung über digitale Akten hin zu einer ganzheitlichen ECM-Strategie  vereint. Anwender nutzen die bestehenden Systeme weiter, erhalten aber intelligente Ergänzungen der ihnen eine transparente Sicht auf den Gesamtprozess gewährleistet und für die IT sichert dies die bereits getätigten Investition ab. Also ein klassischer win—win-Zustand.


Stellen Sie die Weichen für eine digitale Zukunft. Wir helfen Ihnen dabei!

 

Unser Ansprechpartner für Sie:

 

HENRICHSEN AG
Christian Kirsch
Leitung Portfolio-Management & IT

Telefon +49 9421 / 8109-0

Eine Nachricht an Herrn Kirsch senden.