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Digital Auftragsbestätigungsverarbeitung

Digital Auftragsbestätigungsverarbeitung

Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass Unternehmen mit der Unterstützung von digitalen Lösungen ihre Prozesse beschleunigen und automatisieren können. Speziell im sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess, also dem Prozess von der Bedarfsmeldung bis hin zur Rechnungen, gibt es besonders viele Optimierungspotentiale. Ein Teil dieser Strecke bildet die Ver- bzw. Bearbeitung von Auftragsbestätigungen, die im weiteren Verlauf näher betrachtet wird. Die Grundlage hierzu stellt dabei die HENRICHSEN Lösung zur Digitalisierung im Purchase-to-Pay-Prozess dar.

 

Warum Auftragsbestätigungen digital verarbeiten?

 

 

Nutzen für das Unternehmen:

• Mehr Zeit für notwendige Klärungen (Wegfall von manuellen Tätigkeiten)

• Durchgängige, vollständige Prüfung von Auftragsbestätigungen

• Höhere Datensicherheit

• schnellere Verfügbarkeit von Informationen im System

 

Nutzen für den Mitarbeiter:

• Übersichtliche Darstellung der Daten für eine schnelle Bearbeitung

• Einfache Bearbeitung per Knopfdruck

• Wegfall von aufwendigen manuellen Tätigkeiten (z.B. Archivierung)

 

 

Die Prüfung in Bezug zur Bestellung erfordert auf die herkömmliche Art und Weise viel Zeit und erzeugt außerdem einen hohen manuellen Aufwand. Je nach Arbeitsweise fängt dies bereits beim Ausdrucken der per Mail eingegangen Auftragsbestätigung an, wobei für einen besseren Abgleich oftmals zusätzlich auch noch die Bestellung aus SAP gedruckt wird. Das Abgleichen der Positionen der beiden Dokumente ist anschließend, je nach Umfang, sehr zeitaufwändig und oftmals auch fehleranfällig.

 

Abschließend stellt sich dann noch die Frage der Ablage bzw. Archivierung. Denn beide Dokumente sollten zusammen abgelegt werden, um im Falle einer Recherche nicht unnötige viele Ablageorte durchsuchen zu müssen. Die Papierablage stellt dabei eine ineffiziente Lösung dar.

 

Wie funktioniert die Lösung zur digitalen Auftragsbestätigung?

 

Die Lösung besteht im Standard aus 4 Teilbereichen: Eingang, Erkennung, Prüfung/Abgleich und Archivierung.

 

Eingegangene Auftragsbestätigungen werden z.B. aus einem E-Mail-Postfach importiert und durch eine Belegerkennung ausgelesen. Hier werden beispielsweise Werte wie AB-Nummer, Datum, Lieferant, Preise, Termine extrahiert. Die gelesenen Daten werden anschließend an das HENRICHSEN AB Cockpit in SAP übergeben. Somit ist der Erfassungsaufwand bereits erheblich verringert.

 

Im Cockpit im SAP erfolgt der Abgleich der Daten zur Bestellung bzw. den einzelnen Positionen. Das Cockpit kann über verschiedene Selektionsparameter eingeschränkt werden. Über eine Ampelfunktion für die einzelnen Bereiche ist ein einfacher und schneller Überblick über notwendige Klärungen möglich.

 

Abschließend erfolgt die digitale Archivierung der Auftragsbestätigung zur Bestellung im SAP.

 

Standardumfang der AB – Lösung: (Kurzüberblick)

 

OCR/Belegerkennung (Abhängig von Auftragsbestätigungsaufbau und -qualität sowie von SAP Stammdaten Qualität)

 

• Integration eines E-Mail Postfachs

• Nutzung von SAP Stammdaten - Kreditoren und Bestellpositionen

• Erkennen von

- Lieferant
- AB – Nummer
- AB – Datum
- Lieferdatum/Leistungsdatum (Kopf und Positionsebene)
- Beträge Kopfebene (Brutto, Netto, Steuer)
- Preise Positionsebene
- Menge Positionsebene
- Rechnerische Prüfung von Beträgen
- Frachtkosten (Kopfebene)
- Zahlungsbedingungen

• 1 Concurrent Verifizierungs- bzw. Korrekturarbeitsplatz (WEB oder FAT Client)

• Daten- und Dokumentübergabe an SAP (HENRICHSEN AB – Cockpit)

 

AB – Cockpit im SAP

 

• Eigene Transaktion im SAP

• Über Selektionsparameter einschränkbar (z.B. offen, verarbeitet, EK-Gruppe, etc.)

• Ampelfunktion für Abweichungen pro Position

• Abgleich von Menge, Preis und Termin mit Bestellposition

• Dokumentarchivierung über ArchiveLink zur Bestellung

• Übernahme von Liefertermin und AB-Nummer in Bestätigungen in der Bestellposition

• Dokumentanzeige im AB – Cockpit (Inplace)

• Mail—Funktion mit Archivierung an Bestellung

• Kommentarfunktion mit Archivierung an Bestellung

• Toleranzen pro Kreditor oder Material

• Anzeige von Frachtkosten aus der OCR

• Anzeige von Zahlungsbedingungen aus der OCR

 

 

Start Small – scale large!

 

Mit unserer Lösung für die digitale Auftragsbestätigungsverarbeitung haben wir eine Basis geschaffen die es Unternehmen ermöglicht einen schnellen und einfachen Einstieg durchzuführen.

 

In unserem Standardumfang der Lösung sind bereits folgende Punkte enthalten:

 

• Integration eines E-Mail Postfachs

• Installation und Customizing der Belegerkennung

• Implementierung des AB Cockpits im SAP

• Dokumentenarchivierung

 

Die Standardlösung ist so ausgelegt, dass ein Produktivbetrieb in kurzer Zeit möglich ist. Ausgehend von diesem Standard können dann mit dem Kunden zusätzliche Anpassungen / Erweiterungen besprochen und implementiert werden, um die Optimierungspotentiale noch weiter auszuschöpfen.

 

Ist das Thema digitale Auftragsbestätigungsverarbeitung für Sie von Interesse? Dann sprechen Sie uns an!

 

Kosten – Beispiel

+ Verarbeitung von 80 Auftragsbestätigungen pro Tag, Eingangskanal: 1 E-Mail Postfach

+ Projektorganisation, Projektkoordination, Implementierung, Testbegleitung, GoLive Unterstützung

= Preis: 36.000 €

 

Weitere Informationen finden Sie in unserem kostenfreien Whitepaper "Digitale Verarbeitung von Auftragsbestätigungen" oder in diesem kurzen Opens external link in new windowVideoclip.