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Digitale Auftragsbestätigung im SAP

Digitale Auftragsbestätigung im SAP

Mit der Unterstützung von digitalen Lösungen können Unternehmen Ihre Prozesse beschleunigen und automatisieren.

 

Speziell im Prozess von der Bedarfsmeldung bis hin zur Rechnungen (Purchase2Pay) gibt es viele Optimierungspotentiale. Ein Teil dieser Strecke bildet dabei die Ver- bzw. Bearbeitung von Auftragsbestätigungen.

 

Warum Auftragsbestätigungen digital verarbeiten?

Die Prüfung in Bezug zur Bestellung erfordert viel Zeit und erzeugt hohen manuellen Aufwand. Je nach Arbeitsweise fängt dies beim Ausdrucken der per Mail eingegangen Auftragsbestätigung an. Oftmals bleibt es nicht bei diesem einen Ausdruck. Denn, für einen besseren Abgleich wird anschließend noch mit großer Wahrscheinlichkeit auch die Bestellung aus SAP gedruckt.

 

Das Abgleichen der Positionen der beiden Dokumente ist anschließend, je nach Umfang, sehr zeitaufwändig und oftmals auch fehleranfällig.

 

Abschließend stellt sich außerdem noch die Frage der Ablage bzw. Archivierung. Beide Dokumente sollten zusammen abgelegt werden. Die altbekannte Papierablage stellt dabei verständlicherweise eine ineffiziente Lösung dar. Nicht nur, weil sie lokal gebunden ist, sondern vor allem auch weil die Recherche in einer Papierablage Zeit kostet.

 

 

Wie funktioniert die Lösung zur digitalen Auftragsbestätigung?

Die Lösung besteht im Standard aus 4 Teilbereichen: Eingang, Erkennung, Prüfung/Abgleich, Archivierung.

 

Eingegangene Auftragsbestätigungen werden z.B. aus einem E-Mail-Postfach importiert und durch eine Belegerkennung ausgelesen. Hier werden beispielsweise Werte wie AB-Nummer, Datum, Lieferant, Preise und Termine extrahiert. Die gelesenen Daten werden anschließend an das HENRICHSEN AB Cockpit im SAP übergeben. Somit ist der Erfassungsaufwand bereits erheblich verringert.

 

Durch das nahtlos in SAP integrierten Cockpit erfolgt anschließend der Abgleich der Daten zur Bestellung bzw. den Positionen. Das Cockpit kann dabei über verschiedene Selektionsparameter individuell eingeschränkt werden. Dank einer Ampelfunktion für die einzelnen Bereiche ist ein einfacher und schneller Überblick über notwendige Klärungen möglich.

 

Abschließend erfolgt die digitale Archivierung der Auftragsbestätigung zur Bestellung im SAP.

 

Start Small – scale large!

Mit unserer Lösung für die digitale Auftragsbestätigungsverarbeitung haben wir eine Basis geschaffen, die es Unternehmen ermöglicht, einen schnellen und einfachen Einstieg durchzuführen.

 

In unserem Standardumfang der Lösung sind bereits folgende Punkte enthalten:

 

• Integration eines E-Mail Postfachs

• Installation und Customizing der Belegerkennung

• Implementierung des AB Cockpits im SAP

• Dokumentenarchivierung

     

 

Die Standardlösung ist so ausgelegt, dass ein Produktivbetrieb in kurzer Zeit möglich ist. Ausgehend von diesem Standard können dann mit dem Kunden weitere Anpassungen / Erweiterungen besprochen und implementiert werden, um die Optimierungspotentiale noch weiter auszuschöpfen.

 

Interesse? Dann sprechen Sie uns an!

 

Kosten – Beispiel

+ Verarbeitung von 80 Auftragsbestätigungen pro Tag, Eingangskanal: 1 E-Mail Postfach

+ Projektorganisation, Projektkoordination, Implementierung, Testbegleitung, GoLive Unterstützung

= Preis: 36.000 €

 

 

 

Einen dazu passenden kurzen Infofilm finden Sie hier.