Digitalisierung im Fokus

Aktuelle Trends und Informationen zur Digitalen Transformation, sowie die Plattformen SAP, SharePoint und ILC


HR Prozesse einfach und schnell mit SharePoint

HR Prozesse einfach und schnell mit SharePoint

 

 

 

 

Bis zu 30% Prozesskostenreduzierung

Mit der Digitalisierung des HR Bereichs gehen heute eine Menge Vorteile einher. Schnelligkeit und geringere Prozesskosten sind nur zwei davon. Denken Sie einfach einmal an folgendes Szenario:

 

Ein ausgeschiedener Mitarbeiter braucht Auskünfte über seinen Arbeitsvertrag und evtl. auch zu einem alten Arbeitsunfall. Was passiert nun? Der/die jeweilige MitarbeiterIn macht sich auf dem Weg zum Aktenschrank. Dieser ist bei ausgeschiedenen Mitarbeitern i.d.R. nicht direkt im Personalbüro und bei vielen Unternehmen noch nicht einmal auf dem gleichen Stockwerk. Am Aktenschrank angekommen geht die Suche nach der gewünschten Mappe los. Akte gefunden, zurück zum Schreibtisch. Dort wird die Akte nun ausführlich inspiziert und wichtige Inhalte selbiger entnommen um sie ggf. zu fotokopieren / scannen. Ist die Arbeit an der Akte vorbei, geht es den ganzen Weg wieder zurück ins Archiv.

 

Digitale Aktenlösungen bieten Unternehmen somit weitreichende Vorteile gegenüber papiergebundenen Akten und deren Verwaltung. Allein die Suche nach bestimmten Inhalten wird deutlich vereinfacht und ein dezentraler Zugriff (auch mobil) ermöglicht.

 

Mit der richtigen digitalen Aktenlösung haben Sie die Möglichkeit Ihre Auskunftsbereitschaft zu steigern und Prozess über automatisierte Workflows spürbar zu beschleunigen. Eine rechtskonforme Archivierung der Daten versteht sich da von selbst.

 

Berechtigungsverwaltung

Auch bei der Berechtigungsverwaltung gibt es keine Einschnitte in puncto Sicherheit.

Sie legen fest, wer welche Zugriffsrechte erhalten soll:

 

• Basierend auf einem eigenen Berechtigungskonzept

• Flexibel durch Key-User im HR anpassbar

• Kopplung von Dokumentenberechtigungen an HR-Berechtigungen

 

 

 

Sichere Aktenausleihe

Vorbei sind die Zeiten, in den Papierakten durch Büroräume wanderten. Wo früher schon beim kurzen Verlassen des eigenen Arbeitsplatzes ein „Sicherheitsleck“ entstand und eine Personalakte dadurch für unberechtigte Personen frei zugänglich wurde, gibt es heute intelligente Prozesse für eine sichere Aktenausleihe.

 

Während die Digitale Personalakte im Original sicher im Zugriff der HR Abteilung bleibt, werden für Personen die außerhalb des HR Bereichs auf die Daten zugreifen müssen so genannte Webakten über SharePoint zur Verfügung gestellt.

 

Das Berechtigungskonzept greift hierbei voll bis auf die Ebenen einzelner Dokumente. Somit haben auf Wunsch HR-Mitarbeiter, Leitende Angestellte oder auch die Mitarbeiter selbst Zugriff auf die für sie freigegebenen Dokumente.

 

Und das jederzeit, ohne dass im HR Bereich Ressourcen gebunden werden müssen. Ein Umstand, der auch durch eine intuitive Bedienbarkeit der Oberfläche möglich wird. ESS/MSS-Szenarien lassen sich dabei komfortabel umsetzen.

 

Vorteile einer SharePoint integrierten Lösung

Die Integration von HR-Prozessen in einer SharePoint Lösung bieten Ihnen einige Vorteile. Die wichtigsten davon haben wir Ihnen hier abschließend zusammengestellt:

 

• Nutzung der SharePoint Infrastruktur

• Integriert in MS SharePoint

• Lösung sicher und mobil einsehbar

• Eigenes Berechtigungskonzept

• Einbindung in Intranet oder Portal

• Rollout ohne lokale Installation

• Keine zusätzliche Hardware

• Geringer Schulungsaufwand

• Absicherung der vorhandenen IT-Investitionen

 

Mehr Details zu HR-Prozessen in SharePoint finden Sie hier, oder in einem unserer kostenfreien Webinare.