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Keine Angst vor Digitalisierung – Schritt für Schritt zur digitalen Personalarbeit

Keine Angst vor Digitalisierung – Schritt für Schritt zur digitalen Personalarbeit

In der HR Abteilung lassen sich zahlreiche Prozesse digitalisieren. Vom Recruiting über die Personalakte bis hin zu ESS und MSS Szenarien. Nahezu jeder HR-Prozess bietet durch einfache digitale Workflows enormes Einsparpotenzial. Die Vorteile einer digitalen Personalverwaltung liegen offensichtlich auf der Hand. Doch wie genau läuft die Digitalisierung in der HR Abteilung und damit einhergehend die Einführung einer digitalen Personalakte ab? Bei welchem Prozess beginnt man? Wo lauern eventuelle Risiken? All diese Fragen beschäftigen zahlreiche Unternehmen bei der Überlegung HR zu digitalisieren.

 

Zunächst einmal sollte Sie sich immer über den IST-Stand in der Personalabteilung im Klaren sein. Die Prozesse, Abläufe und genutzten Tools müssen ins Bewusstsein gebracht und beschrieben werden. Wie „digital“ sind Ihre HR-Prozesse aktuell? Welche Anforderungen bestehen Seitens der HR-Abteilung? Was soll digitalisiert werden? Wo heben Sie das größte Einsparungspotenzial? Was lässt sich zu Beginn am einfachsten umsetzen? Welche Tools benötigen Sie hierfür? Aus den Antworten zu diesen Fragen erfolgt in der Regel eine klare Ableitung von Zielen.

 

Wenn Sie sich mit diesen einfachen Fragestellungen auseinandersetzen, wird Ihnen schnell bewusst, dass zu Beginn die Personalakte digitalisiert werden sollte um in Zukunft auch alle darauffolgenden HR-Prozesse vereinheitlichen, vereinfachen und beschleunigen zu können. Wer Aktenstapel, zeitaufwendiges Suchen, Kopieren und Verteilen für immer aus der Personalabteilung verbannen möchte, muss deren Inhalte digitalisieren lassen. Im Wesentlichen gibt es ein paar Schritte die hier beachtet werden müssen um erfolgreich in die Digitalisierung zu starten.

 

 

Schritt eins: Auswahl des Softwareanbieters

Dies sollte sorgfältig geschehen und nimmt in der Regel einige Zeit in Anspruch. Anbieter gibt es viele. Neben dem Tool mit seinen zahlreichen Funktionalitäten sollte immer auch ein gewisses HR-Prozess-Knowhow sowie branchenspezifische Referenzen vorhanden sein.

 

Schritt zwei: Transparente Kommunikation

Transparente Kommunikation mit allen Beteiligten ist wichtig. Kritische Stimmen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit begleiten Unternehmen am häufigsten, wenn sie eine digitale Personalakte einführen. Hierbei sollten Sie gut vorbereitet und abgestimmt in die Gespräche mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten gehen.

 

Schritt drei: Auswahl und Organisation des Scan-Dienstleisters

Oft bieten Ihnen die Scan-Dienstleister an, den Prozess der Verscannung vorab zu besichtigen. Auch der Ort der Verscannung kann bestimmt werden. Soll dies in Ihren Räumen geschehen, müssen Sie die Zeitspanne wie auch die benötigten Räumlichkeiten bedenken. Bei der Verscannung außer Haus werden die Akten in Teilchargen mit einem gesicherten Transport zum Scan-Dienstleister gebracht und digitalisiert. Ganz wichtig ist es vor der Verscannung in Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister und dem Softwareanbieter eine "bereinigte" Akte zu erstellen.

 

Schritt vier: Was passiert mit den alten Papierakten?

Zahlreiche Scan-Dienstleister bieten die Möglichkeit an, die eingescannten Akten zwischenzulagern. Es empfiehlt sich ein Zeitraum von sechs Monaten. Nach einer Qualitätsprüfung durch Testphasen und aktiver Softwarenutzung im Unternehmen können die Akten unbedenklich vernichtet werden.

 

Schritt fünf: Spezifikationsworkshop, anschließende Testphase und Going-Live

Innerhalb eines Spezifikationsworkshops werden Stammdatenstruktur, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Aktenregister und Dokumentartstruktur festgelegt und konfiguriert. Danach folgen Implementierung und Testphase.

 

Schritt sechs: Schulung aller Beteiligten

Eine intensive Schulung zum sicheren und einfachen Arbeiten mit der digitalen Personalakte ist für die Akzeptanz das A und O.

 

Nach der erfolgreichen Einführung einer digitalen Personalakte können alle weiteren Prozesse sowie ESS und MSS Szenarien angegangen und Schritt für Schritt erweitert werden. Auch hier gilt es sich zu überlegen, welche Herausforderungen bestehen und welche Anforderungen und Ziele Sie verfolgen. Tools und Workflows können den Weg in die digitale Personalarbeit nur so gut unterstützen, wie es die Definition Ihrer Anforderungen, in Bezug auf Klarheit und Eindeutigkeit, ermöglichen. Starten Sie jetzt mit der digitalen Personalakte Ihren Weg zu HR 4.0.

 

Sie haben weitere Fragen rund um die Digitalisierung im Personalbereich? Dann nehme Sie am besten direkt Kontakt mit uns auf