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(Keine) Rechtssicherheit bei der digitalen Personalakte

(Keine) Rechtssicherheit bei der digitalen Personalakte

Papier war gestern. Die Vorteile der digitalen Personalakte liegen auf der Hand.  Die Frage nach der Rechtssicherheit bleibt nach wie vor brisant. Für den Inhalt und den Umgang mit der digitalen Personalakte gelten nahezu dieselben Kriterien wie für die Papierakte. Dennoch sind auf Grund der digitalen bzw. teilweise auch automatisierten Datenverarbeitung ein paar Besonderheiten zu beachten.

 

 

Zulässige Inhalte

Der Arbeitgeber kann grundsätzlich frei entscheiden, ob eine Personalakte über einen Mitarbeiter geführt werden soll. Laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist der Sinn und Zweck einer Personalakte „ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den Werdegang des Arbeitnehmers“ darzustellen. Bei der Entscheidung, ob ein Dokument in die Personalakte aufgenommen werden soll oder nicht, gilt der datenschutzrechtliche Grundsatz der Erforderlichkeit § 32 BDSG. Es dürfen nur Daten des Arbeitnehmers aufgenommen werden, die mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang stehen. 

 

Mitbestimmung

Dem Betriebsrat steht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung, wie auch bei der Anwendung technischer Überwachungseinrichtungen zu. Da mit einer digitalen Personalakte keine Daten überwacht werden, sondern diese lediglich zur Verwaltung der Daten dient, bedarf die Umstellung auf eine Opens internal link in current windowdigitale Personalakte grundsätzlich nicht der Zustimmung des Betriebsrats. Es empfiehlt sich dennoch den Betriebsrat von Anfang an zu informieren und bei Bedarf einzubeziehen.

 

Archivierung Arbeitsverträge

Das Gesetz sieht die Pflicht zur schriftlichen Niederlegung des Arbeitsvertrags (§ 2 NachwG) sowie das Schriftformerfordernis der Kündigung (§ 623 BGB) vor. Gerät der Arbeitgeber in einem gerichtlichen Verfahren in die Beweispflicht, so kann er den geforderten Urkundsbeweis nur mit den originalen Dokumenten führen. Mit eingescannten Dokumenten kann kein Urkundsbeweis geführt werden.

In der Praxis erstellen Unternehmen eine rechtliche Risiko-Analyse, anhand welcher entschieden werden kann, ob und welche Originalurkunden vernichtet werden können und welche Risiken aus der Vernichtung entstehen können. Auf Grund der Seltenheit eines solchen gerichtlichen Verfahrens, verzichten vielen Unternehmen auf die Aufbewahrung des originalen Arbeitsvertrages. Hierbei ist immer auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu bewerten. 

 

Transparenz

Nach § 33 BDSG ist der Arbeitnehmer über die digitale Personalaktenführung zu unterrichten. Darüber hinaus sind nach § 34 Abs. 1 Nr. 1 BDSG die Mitarbeiter dazu berechtigt, auf eigenen Wunsch Einsicht in ihre digitale Personalakte zu nehmen und falsche Informationen mit sofortiger Wirkung vom Arbeitgeber sperren zu lassen, bis diese überprüft wurden.

 

Vertraulichkeit und Zugriffsrecht

Auch im Rahmen der digitalen Personalakten ist die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Welcher Personenkreis auf eine Personalakte zugreifen darf, richtet sich nach § 32 BDSG. Dieser regelt die „datenschutzrechtliche Zweckbindung“. Es dürfen folglich nur solche Personen auf die Akte zugreifen, die dies auch im Rahmen ihrer Tätigkeit müssen.

 

Den Zugriff auf die Personalakte regeln § 9 BDSG und dessen Anhang. Diese Vorschriften regeln den Bereich der Datensicherheit, der bei Personalakten aufgrund der sensiblen Daten natürlich eine besonders große Rolle spielt. Unbefugte dürfen nicht an die Systeme gelangen, mit denen Personalakten genutzt und bearbeitet werden (Zutrittskontrolle) und dürfen diese natürlich auch nicht nutzen (Zugangskontrolle). Es muss sichergestellt werden, dass Berechtigte ausschließlich auf die für sie gedachten Bereiche der Personalakte zugreifen können. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass Inhalte der Personalakte nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle). Ob und von wem Daten in der Personalakte verarbeitet, eingegeben, verändert oder entfernt wurden (Eingabekontrolle), muss nachvollziehbar sein.

 

Löschung

Hier finden die gleichen Grundsätze Anwendung, die auch für eine Papierakte gelten. Jedoch kann die Technik gewährleisten, dass nach einem definierten Zeitraum unzulässig gespeicherte Daten gelöscht werden.

 

Auch bei der Nutzung einer Opens internal link in current windowdigitalen Personalakte ist das wichtigste und entscheidendste Kriterium der Datenschutz. Alle gesetzlichen Anforderungen nach BGB, NachwG, BDSG und EU-DSGVO müssen -egal ob manuell oder digital- zwingend beachtet werden. Wenn die beschriebenen Punkte bedacht werden, wird auch nachhaltig die Rechtssicherheit der elektronischen Personalakte gegeben sein.

 

 

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