Digitalisierung im Fokus

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Wegweiser Digitalisierung - Diese Schritte sind wichtig

Wegweiser Digitalisierung - Diese Schritte sind wichtig

 

„Alles was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert werden!“

 

Diese Aussage entspricht der Natur des Menschen. Er strebt danach Dinge möglich werden zu lassen, die auch nur ansatzweise möglich sind. Ob das im Einzelfall immer Sinn macht ist eine andere Frage. Wie also kommt man zu einer „intelligenten“ Digitalisierungsstrategie?

 

Für den Fachbereich, wie für die unternehmensweite IT gilt: dort beginnen, wo der größte Engpass bei Prozessen besteht und gleichzeitig die größte Auswirkung auf den Unternehmens-EBIT vorliegt. Der „Rest“ ist dann keine Frage mehr des WAS, sondern des WIE.

 

Generell behindert Papier moderne Abläufe, macht den Mehrfach-Zugriff unmöglich und ist der natürliche Feind der „Arbeit 4.0“. Zudem erfordern die Prüfungsverfahren von Wirtschaftsprüfern und in Kürze auch durch die EU-DSGVO veranlasst, dass Unternehmen den prüfenden Institutionen ein daten-basierendes Vorgehensmodell zur Verfügung stellen. Primär betroffen sind also die Bereiche Finanzen und HR. Daneben ist sicher die Produktion zu nennen, da Stücklisten in Papier und Verfahrensanweisungen als Loseblattsammlung eben nicht prozess-beschleunigend wirken und die Fehleranfälligkeit steigern.

 

Daher unser Wegweiser 1: Weg vom Papier und hin zu Daten durch frühes Scannen und Extrahieren.

 

Der Weg: bereits am Posteingang, zumindest für diese o.g. drei wichtigsten Unternehmensbereiche die eingehenden Dokumente konsequent scannen, in Portalen den Mitarbeitern zur Verfügung stellen und/oder mit den ausgelesenen Daten per Workflow auf den Weg durchs Unternehmen schicken. Weniger Papier schütz die finnischen Wälder und beschleunigt wichtige Geschäftsprozesse erheblich. <Untersuchungen weisen nach, dass datengetriebene Unternehmen wirtschaftlich erfolgreicher sind.

 

Wegweiser 2: Cloud oder nicht Cloud.

 

Das ist die Frage. Oder auch nicht. Dass der eigene Server auch nicht final sicher ist und wir aus anderen Kontexten gelernt haben, dass 100%ige Sicherheit nicht möglich ist, was auch für die IT gilt, wird deutlich, dass heutige Cloud-Angebote eine echte Alternative sind. Nachdem sich mittlerweile die Auswahl in Richtung private, public oder hybride Cloud erweitert hat, dürfte für jedes Unternehmen die richtige Lösung dabei sein. Regelmäßige und automatische Sicherheitsupdates gewährleisten hier evtl. sogar mehr und schnelleren Schutz als in normalen Umgebungen.

Und: durch solche Lösungen wird es Unternehmen ermöglicht Ihre Kunden und Lieferanten direkt in die Wertschöpfungsketten einzubinden, Grenzen abzubauen und dadurch enger an sich zu binden, als jemals zuvor. Der Punkt geht also an die Cloud. Da marktbeherrschende Hersteller, wie SAP und Microsoft ohnehin Ihre Kunden und Interessenten in die Cloud heben und nicht-Cloud-Anwendungen nach und nach abschalten, bleibt früher oder später ohnehin kein anderer Weg, als sich auf den Weg in die Cloud zu machen. 

 

Wegweiser Schritt 3: die Mitarbeiter auf dem Weg in die digitale Welt mitnehmen und miteinander verbinden.

 

Unternehmen beschäftigen bekannter Weise ja nicht nur Millennians oder die mittlerweile nicht mehr so oft zitierte Gen Y. Wissen und Erfahrung steckt häufig in den älteren Mitarbeitern. Ideal wäre es, wenn sich die moderne-Medien-gewohnten Jüngeren und die arbeits-erfahrenen Älteren gegenseitig befruchten würden. Das Konzept: zeigst du mir wie das geht (mit der Cloud…), lasse ich dich an meiner Erfahrung teilhaben. Wissen wird so „nebenbei“ auf die nächste Generation übertragen und gesichert. Was gut funktioniert: im Anschluss an die System-Schulung durch den IT-Dienstleister vertiefen, die Mitarbeiter in selbstorganisierenden Anwendergruppen ihr Wissen und üben die neuen Verfahren.

 

Wegweiser 4: Mobilität herstellen, Sicherheit wahren

 

Mobilität herzustellen ist ein wesentlicher Auftrag der Digitalisierung. Nicht jeder ist, wie es Bilder in diesem Zusammenhang häufig suggerieren permanent mit dem Flugzeug unterwegs und muss in der Flughafen-Wartehalle unbedingt komplexe Dinge machen. Nein, Mobilität ist förderlich, auch wenn man „nur“ in die Produktion hinübergeht oder seine Niederlassungen ansteuert. Wer will da noch Papierakten herumschleppen. Entspannte Mobilität gibt es nur mit Digitalisierung. Durch O365-Anwendungen zum Beispiel sind Zugriffe auf Dateien online oder offline möglich und praktisch von jedem Gerät möglich, wie Desktop, Laptop, Smartphone. So sind Mitarbeiter auch ohne WLAN oder Internetverbindung produktiv.

 

Wegweiser 5: Compliance


Durch Regelungen wie die EU-DSGVO oder das IT-Sicherheitsgesetz geraten Unternehmen in die Situation, komplexe Vorgaben in relativ kurzer Zeit umzusetzen. Neu ist, dass es wie früher keine längeren Übergangsfristen oder Schonzeiten gibt. Diese Anforderungen erzwingen geradezu ein digitalisiertes Arbeiten. Das positive „Abfallprodukt“ dabei ist, das durch das Arbeiten auf Datenebene in Verbindung mit z.B. In-Situ-Speicher sich gesetzliche Aufbewahrungspflichten zum Beispiel wesentlich leichter steuern lassen, mehr Transparenz bzgl. Fristen herrscht und bei Audits korrekte Verfahren quasi „automatisch“ nachgewiesen werden können.

 

Das Thema der Revissionssicherheit ist auch gelöst: nutzen Firmen den modernen Cloud Speicher OneDrive4Business, können auf Dokumente und Dateien von überall zugegriffen und auch sofort geshared werden.

 

Wo früher aufwändige Investments in die Infrastruktur getätigt werden mussten und für den Betrieb Spezialisten erforderlich waren, bietet Microsoft heute eine kostengünstige skalierbare Lösungsplattform aus der Cloud.

 

Einen bisherigen Schönheitsfehler konnte nun beseitigt werden: die erforderliche Revisionssicherheit gewährleisten. Mit dem HENRICHSEN Archive Content Manager (ACM) können auch vertrauliche Dokumente revisionssicher im eigenen Rechenzentrum verarbeitet werden! So nutzt man die agile Prozessplattform in der Cloud und hat die maximale Sicherheit durch das eigene Data Center!

 

Wenn Sie mehr erfahren wollen, wie die HENRICHSEN AG selbst den Weg in Richtung Arbeit 4.0 gegangen ist, dann klicken Sie hier:

 

 

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