Auftragsbestätigungen in SAP

Schnell und effizient dank der HENRICHSEN AddOn's


Wie optimiere ich die Auftragsbestätigung in SAP?

Mit der Unterstützung von digitalen Lösungen können Unternehmen Ihre Prozesse beschleunigen und automatisieren. Speziell im Prozess von der Bedarfsmeldung bis hin zur Rechnungen (Purchase2Pay) gibt es hier viele Optimierungspotentiale. Ein Teil dieser Strecke bildet die Ver- bzw. Bearbeitung von Auftragsbestätigungen.

 

Die Erfassung eingehender Auftragsbestätigungen, stellt in vielen Unternehmen eine Effizienzbremse dar, da sie häufig manuell vorgenommen wird und der Abgleich von Angebot und Bestellung mit dem Auftrag mühsam ist.

Dieser Prozess kann jedoch automatisiert und deutlich effizienter gestaltet werden: durch die Digitalisierung des Auftragsbestätigungsprozesses.

Grafik: Bearbeitungsschritte Auftragsbestätigung

Wie funktioniert das? Durch Automatisierung der einzelnen Bearbeitungsschritte bei der Auftragsbestätigung:

  1. Eingegangene Auftragsbestätigungen einlesen
  2. Extrahieren der relevanten Informationen
  3. Übergabe der Daten an das HENRICHSEN SAP AB Cockpit
  4. Abgleich zwischen Bestellung / Auftragsbestätigung
  5. Ablage und Archivierung zur Bestellung
Grafik - 6 Vorteile mit einer SAP Auftragsbestätigung

6 Vorteile einer Digitalisierung im Auftragsbestätigungsprozess:

  1. Der Vorgang wird generell deutlich effizienter und transparenter 
  2. Durch automatisierte Datenextraktion und Datenabgleich kann der Prozess vollständig papierlos gestaltet werden
  3. Auf Abweichungen zur Bestellung kann schnell reagiert und Klärungen herbeigeführt werden
  4. Der manuelle Erfassungsaufwand wird deutlich reduziert
  5. Das Ergebnis: dies spart Zeit und kostbare Ressourcen
  6. Das AB Cockpit ist komplett in SAP-integriert.
Grafik: Auftragsbestätigung Daten-Extraktion und AB-Cockpit

Add-on und Funktionen der Auftragsbestätigung

  • Eine Bestellung kann dem Lieferanten auch über ein interaktives PDF zugestellt werden
  • Werte für die Bestellung können online eingetragen und das Formular per Email vom Lieferanten zurückgesendet werden
  • Der Abgleich mit den Bestelldaten erfolgt im HENRICHSEN AB Cockpit
  • Die hier mögliche Einbindung von B- und C- Lieferanten reduzieren den Aufwand
  • Automatisierte Archivierung der Auftragsbestätigung (AB) und zugehöriger Dokumente
  • Transparenz bezüglich aller zum Bestellvorgang gehöriger Dokumente am SAP Beleg durch ein per ArchiveLink angeschlossenes Archivsystem, wie z.B. dem HENRICHSEN Archive Content Manager (ACM)
  • Voreinstellbare Selektionsparameter
  • Transparenz bezüglich erforderlicher Klärungen
  • Individuelle Freigabe- und Ablehnungs-Funktion bezüglich Position oder der Auftragsbestätigung (AB) insgesamt
  • Automatische Erfassung akzeptierter Positionen
  • u.v.m

Erklärvideo: die digitale Verarbeitung von Auftragsbestätigungen (AB) auf Basis SAP


Inhalte aus diesem Video:

• Die Lösung im Prozess: Eingang - Verarbeitung - Geschäftsprozess - Archiv
• AB Eingang per Mail
• Verifizierung der gelesenen Werte
• Übergabe an HENRICHSEN SAP AB Cockpit
• Bestätigung und Archivierung per ArchiveLink


HENRICHSEN AG - Digitale Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP from HENRICHSEN AG on Vimeo.

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Grafik - Download Whitepaper Auftragsbestätigung in SAP 

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PROZESSBESCHLEUNIGUNG UND KOSTENEINSPARUNG

Prozesse können in der Regel um bis zu 30% beschleunigt werden 

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Durch reduzierten Aufwand bei den administrativen Tätigkeiten entsteht mehr Wertschöpfung

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Die Systeme unterstützen die Forderungen von Datenschutz, Compliance GoBD u.a. relevanten Gesetzen und Normen

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