Elektronische Rechnungen einfach managen - mit SharePoint

Der digitalisierte Eingangsrechnungs-Prozess bietet hohe Optimierungspotenziale


Der digitale Eingangsrechnungs-Prozess mit SharePoint

Deutschlandweit werden jährlich über 30 Milliarden Rechnungen versendet.

Dass hierbei hoher Arbeitsaufwand und Kosten mit einhergehen liegt auf der Hand. Schwieriger zu managen ist jedoch die Komplexität, die durch die Medienbrüche entstehen, wenn Rechnungen per Papier, auf elektronischem oder anderen Wegen verarbeitet werden sollen.

 

Die Prüf- und Abwicklungsverfahren führen dann häufig zu langen Durchlaufzeiten, Skontoverluste, Ablage-, Suche- und Transparenzproblemen. Mit pscInvoice gehören diese Themen jedoch der Vergangenheit an!

 

Die pscInvoice Lösung der HENRICHSEN AG beseitig sämtliche Handlings-Problematiken, beschleunigt den Rechnungsbearbeitung-Prozess und ist zudem durchgängig compliance-konform.

Grafik - SharePoint Rechnungsstrecke

 

Wie funktioniert die SharePoint Eingangsrechnungs-Prozess Applikation?


4 einfache Schritte für einen reibungslosen Prozess:

  1. Alle eingehenden Rechnungen werden zunächst ins System eingepflegt. Entweder geschieht das bei E-Mails per PDF Import oder bei Papierrechnungen per Scan.
  2. Bilder werden optimiert, bestehende Barcodes werden erkannt und zugeordnet. Den nächsten Schritt übernimmt die Texterkennung.
  3. Das OCR-System erkennt Freiformen, ordnet Stammdaten zu und gleicht die Rechnung mit der entsprechenden Bestellung ab. Dabei wird der Prozess in einer übersichtlichen Aufgabenmaske dargestellt, der dafür sorgt, dass es jederzeit möglich ist, festzustellen, in welcher Phase sich die eingegangene Rechnung gerade befindet.
  4. Nach dem Clearing der Rechnung erfolgen die sachliche Prüfung, die Freigabe, die Vervollständigung und schlussendlich das Zurückschreiben der Buchungsdaten und die Buchung selbst. Dabei greift das System bei jedem Rechnungsstatus auf die entsprechend hinterlegten Informationen zurück.

Kompliziert, teuer – oder besser Microsoft SharePoint

Die Lösung spInvoice ist eine ganzheitliche Lösung für die automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung/Freigabe von Rechnungen. spcInvoice bietet Ihnen Transparenz bei allen rechnungsbezogenen Daten und ermöglicht Ihnen jederzeit eine Detailanalyse durchzuführen. Mit spInvoice bringen Sie nicht nur Transparenz in Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung, es ist auch Ideal, um Zeit und Kosten zu sparen und den ROI zu verbessern. Die Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert, die Dokumente sind schneller verfügbar und das über Standortgrenzen hinweg.

 

Sie setzen SAP ein? Wir bieten Ihnen mit dem Produkt "dbs invoice for SAP" eine vollständig in SAP FI/MM integrierte Workflowlösung inkl. Rechnungseingangsbuchung an, die lediglich Ihren Prozessen angepasst werden muss.

Die Archivierung der Rechnungen erfolgt revisionssicher in Ihrem bereits vorhandenen Archivsystem oder in SharePoint.

Grafik - Highlights Digitale Eingangsrechnung

Highlights der SharePoint-Invoice-Lösung "Digitale Eingangsrechnung"

  • Smarte Datenextraktion dank einer leistungsstarken OCR
  • Revisionssichere Archivierung in SharePoint oder in anderen Archivsystemen
  • 100% SharePoint-Integration
  • 100% Microsoft-Integration
  • Office 365 und SharePoint-online fähig
  • Schnittstellen für ERP-Systeme wie z.B. Microsoft Dynamics NAV (Navision), Microsoft Dynamics AX (Axapta), Diamant Software einfache Workflow-Gestaltung dank Framework-Ansatz alle ready2go-Lösungen (Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsbearbeitung, Qualitätsmanagement) basieren auf den gleichen Prinzipien
  • 100% Arbeiten mit einer Webanwendung, keine lokalen Installationen notwendig
  • Einfaches Berechtigungskonzept für Microsoft SharePoint

Kosteneinsparungen durch schnellere Prozesse in SharePoint

Grafik - Video HENRICHSEN Kosteneinsparung Analyse ROI IST SOLL

Unsere Invoice Lösung unterstützt und beschleunigt den Eingangsrechnungs Prozess von Lieferantenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung: vom Scannen, dem Erkennen und Archivieren, über den Rechnungsfreigabe-Workflow bis zur automatisierten Buchung in Ihrem ERP System.

 

Vorteile mit unserer Eingangsrechnungs Prozess Lösung

  • Hohe Benutzerfreundlichkeit, geringer Schulungsaufwand
  • Individuelle Erweiterbarkeit entsprechend der Kundenanforderungen
  • Optimal in bestehende Strukturen integrierbar
  • Zahlreiche Add-ons wie z.B. ein Auswertungstool für den Rechnungsprozess
  • Es werden sowohl Kostenrechnungen (FI), als auch Rechnungen mit SAP-Bestellbezug (MM) unterstützt

 

Neben beliebigen Prüfungsschritten verfügt unsere Invoice Lösung auch über die Möglichkeit einer positionsgenauen Freigabe von Rechnungen.

Weitere Informationen zur Eingangsrechnung Bearbeitung und Best Practice Beispiele erhalten Sie

 

   bei einem unserer zahlreichen kostenfreien Webinare
      einer unserer Kundenveranstaltungen

     oder direkt mit Ihrer Kontakta­ufnahme

 

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