Avocis gmbh

Als einer der führenden Kommunikationsdienstleister in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist die avocis AG spezialisiert auf Callcenter-Dienstleistungen und BackOffice-Services. Seine eigene interne  Kommunikation rund um den Bestell- und  Rechnungseingangsprozess hat das Unternehmen jetzt grundlegend modernisiert. Die ehemals papierbasierten Arbeitsschritte wurden im Jahr 2014 in einen automatisierten Prozess umgewandelt.

Das Projektziel

Abläufe vereinheitlichen und beschleunigen: Ziel des Projekts gemeinsam mit der HENRICHSEN AG war es, einen konsistenten Prozess über alle Standorte hinweg zu etablieren. Dabei sollten sowohl die Bestellanforderungen, als auch die Rechnungseingangsbearbeitung, schneller und elektronisch abgewickelt werden.

Im Einkaufsprozess von avocis sind teilweise bis zu fünf Freigaben erforderlich. Daher gestaltete sich der bisherige Prozess mit Papierformularen umständlich und langwierig. Es  mussten die Formulare eingescannt, per Mail verschickt und beim zuständigen Vorgesetzten wieder ausgedruckt werden. Dies dauerte nicht nur lang, sondern es fehlte letztlich auch die Transparenz, bei welchen Lieferanten in welchem Zeitraum für welches Budget eingekauft wurde. Rechnungen wurden über einen ähnlichen Weg manuell freigegeben.

Für diesen dezentral organisierten Vorgang wurden die Eingangsrechnungen gescannt und dann per E-Mail versendet, um die Freigabe einzuholen, während die Original-Belege auf dem Postweg in die Ablage der Buchhaltung gelangten. Weil sich durch den aufwändigen Prozess die Rechnungsfreigabe häufig verzögerte, bedeutete dies auch regelmäßige Skontoverluste für den Kommunikationsdienstleister.