SWM Stadtwerke München GmbH
Branche: Energie
Diese Vorgabe genießt in jedem Unternehmen höchste Priorität:
Personaldaten müssen sicher verwahrt und jederzeit abrufbar sein. Wie sich ein solches Personal-Management-Projekt in Sachen Datensicherheit und Datenschutz absolut „wasserdicht“ managen lässt, zeigt das Beispiel der Stadtwerke München GmbH (SWM).
Das Unternehmen ging dabei derart gründlich vor, dass es die Einführung des digitalen Personal-Managements sogar um vier Monate verschob, um wirklich alle Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Seit April 2013 arbeitet der Bereich Personal der SWM nun zentral mit EASY nextPCM Personnel File, eine SAP-integrierte Personal-Management-Lösung.
Die Ausgangslage:
Getrennte Papierakten und Redundanzen
Der Unternehmensbereich Personal und Soziales der Stadtwerke München betreut die rund 8.100 Beschäftigten aller SWM-Gesellschaften. Vor Einführung der EASY Lösung lagen die Informationen zu den Mitarbeitern in verteilter Form vor: die Dokumente in Papierform in getrennten Personal- und Abrechnungsakten; die Personalstamm-, Entgeltabrechnungs-und Zeitwirtschaftsdaten in SAP ERP HCM.
Dies führte zu Redundanzen im Daten-Management und zu einer aufwändigen täglichen Suche nach Informationen.
Die Lösung: EASY nextPCM Personnel File
Weil die zentrale Personalverwaltung eines schnellen und parallelen Aktenzugriffs bedürfte, entschloss sich die Unternehmensleitung im Jahr 2012, die verteilten Papierarchive aufzulösen und ein digitales Personal-Management und eine einheitliche Abrechnungsakte einzuführen. Die Wahl der Münchener fiel auf EASY nextPCM Personnel File.
Allein für die Dokumente unserer aktiven Beschäftigten mussten wir sechs Lagerräume anmieten. Bei rund 300 beschrifteten Seiten in der Personal- und Abrechnungsakte jedes Einzelnen waren über 2,4 Millionen Seiten Papier zu verwalten.
