FAQS IM BEREICH DER UNTERNEHMENS DIGITALISIERUNG

FAQs im Bereich digitale Eingangsrechungsverarbeitung

Das SAP Org-Management ist im Standard Umfang nicht enthalten, in einer Projektlösung aber möglich. Aufwand hierfür: ab 5 PT.

Ein sachlicher Prüfungs- und Freigabeworkflow kann auch auf gebuchten Belegen erfolgen. Es ist allerdings zu berücksichtigen, dass bei etwaigen Ablehnungen der SAP Beleg storniert werden muss.

Das Hinzufügen von etwaigen Dokumenten zur Rechnung kann in jedem Workflowschritt erfolgen (SAP und Web).

Das ist nicht im Standard enthalten, aber über eine Projektlösung abbildbar. Aufwand ab 5 PT.

Ja. Rechnungen werden mit UniMIG aus E-Mail-Postfach abgeholt und mit OCR Komponente ausgelesen. Anschließend erfolgt die Verifikation in SAP.

In der sachlichen Prüfung ist dies im Standard möglich. Ebenso bei Freigabe. Bei Freigaben wird dies allerdings nicht empfohlen, da dadurch etwaige Unterschriften- und Zeichnungsfreigaben umgangen werden könnten.

Nach der Validierung der Leseergebnisse durch den Buchhalter wird der Beleg vorerfasst und erhält eine SAP Belegnummer.

Info: $14 (Deutschland) gibt vor, welche Inhalte eine Rechnung enthalten muss, damit Vorsteuer abgezogen werden darf.

Das OCR System unterstützt die Prüfung, kann aber nicht vollumfänglich einen §14 durchführen. In unserem Standard Konzept ist beschrieben, welche Merkmale systemseitig geprüft werden können und welche per Sichtprüfung durch den Buchhalter geprüft werden müssen.

Durch die Integration in SAP werden die Informationen gegen die Live SAP-Daten validiert.

Ja, statische Felder können lieferantenabhängig trainiert werden. Das ist im Standard Konzept bei den Lernfeldern beschrieben. Dynamische Felder können nicht trainiert werden.

Im Standard Leistungsumfeld nein. Es wird bei bestellbezogenen Rechnungen ein Positionsvorschlag aus den SAP Bestelldaten generiert.

Ja, sowohl sachliche Prüfung als auch Freigabe kann bis zu 99 Stufen umfassen.

Der Workflow reagiert im Standard auf die SAP Abweichungsgründe Mengen- und Preisabweichung. Abhängig vom jeweiligen Abweichungsgrund starten automatisiert entsprechende Workflows. Weitere SAP Abweichungsgründe können in einer Projektlösung berücksichtigt werden.

xFlow bietet eine eigene Vertreterregelung, über die aktiv bzw. passiv Vertreterregelungen gepflegt werden können. Die SAP Business Workplace Vertreter können ebenfalls benutzt werden (nicht empfohlen). Hier erfolgt aber keine Übernahme der xFlow Berechtigungen.

Über eine zu pflegende Freigabematrix wird der für die Position zuständige Freigebende ermittelt.

Die Auslesequote ist abhängig von der Qualität der Belege (Stichwort: „Butterbrotpapier Speditionsrechnungen“) und der zugrundeliegenden Stammdatenqualität. Je besser die Stammdaten gepflegt sind, desto besser die Erkennungsquote der OCR.

Fehlt der WE handelt es sich SAP seitig um eine Mengenabweichung (Sperrgrund Menge). Tritt dieser Fall ein, kann automatisiert ein Workflow gestartet werden (z.B. in Richtung Warenannahme / Materialwirtschaft). Ist die SAP Wareneingangsbezogene Rechnungseingangsprüfung aktiv, kann dies nicht erfolgen, da SAP bei dieser Einstellung keine Vorerfassung von MM Belegen erlaubt.

Wir empfehlen mit der Einführung eines Workflowsystems die Wareneingangsbezogene Rechnungseingangsprüfung zu deaktivieren.

Grund: Der Workflow stellt durch das Erkennen von SAP Sperrgründen sicher, dass keine Rechnung mit fehlendem WE automatisch gebucht wird.

Für Rechnungen ohne Bestellbezug werden die ZB des Lieferantenstammsatzes vorgeschlagen. Bei bestellbezogenen Rechnungen werden die ZB der zugrundeliegenden Bestellung vorgeschlagen.

Eine Abweichung zwischen den ZB auf der Rechnung und den Vorschlägen kann das System nicht automatisch erkennen. Dies muss durch Sichtprüfung durch den Buchhalter bei der Validierung erfolgen.

Die Aufteilung kann sowohl von der Buchhaltung, als auch im Schritt der sachlichen Prüfung durch den sachlichen Prüfer erfolgen.

Die sachliche Prüfung ist im Standard eine Kopfpositions-Aufgabe. Die Aufgabe der sachlichen Prüfung besteht darin, die in der Rechnung angegebene Leistung zu bestätigen und ggf. die Kontierungen (Kostenstelle, Auftrag, usw.) vorzunehmen.

Das Versenden per E-Mail ist in allen Workflowschritten möglich, allerdings nur im SAP GUI. Die gesendete E-Mail wird dabei an den Workflowbeleg archiviert.

Ja, in allen Workflowschritten können Anhänge hinzugeladen werden.

Nützliche Hilfestellungen im Themengebiet digitale Eingangsrechnunungsverarbeitung

  • dazugehörige Workflows
  • und OCR Erkennung

FAQs im Bereich digitales Personalmanagement

Ja, da sämtliche Tätigkeiten durch das SAP-System und/oder das Archiv 
protokolliert werden. Zur Unterstützung der Revisionssicherheit ist zu prüfen, ob 
für Prozesse außerhalb des SAP-Systems (z.B. Vorbereitung des Scanvorgangs) 
Verfahrensanweisungen erstellt werden – dies ist aber unabhängig von der 
eingesetzten Lösung.

Die digitale Personalakte ist vollständig in SAP integriert und kann unter anderem aus der PA20/PA30 heraus geöffnet werden. Alternativ kann der Zugriff über eine eigene 
Kachel, die im SAP Fiori Launchpad integriert ist, umgesetzt werden. 

Die Akte kann über einen definierten Zeitraum an die Führungskraft verliehen werden. Die Führungskraft hat die Möglichkeit über einen Link zum Webdynpro die Akte zu sichten. Bestimmte Ordner wie zum Beispiel Pfändungsdokumente können für die Manager ausgeblendet werden.

Im Customizing kann eingestellt werden, ob Anzeigen, Anlegen, Ändern und 
Löschen protokolliert werden sollen.

Es werden Dokumenteinbringungsprozesse (frühes Archivieren mit Workflow und spätes Archivieren mit Barcode), Dokument-Lösch- & -Verschiebe-Prozesse, teilautomatisiertes Löschen und Wiedervorlagen unterstützt.

Es wird eine spezielle Software-Komponente angeboten, über die Dokumente im Massenverfahren anhand von Metainformationen (Personalnummer, Dokumentart, Unterdokumentart, ggf. Dokumentdatum) in die Personalakten übernommen werden können. Das Einscannen der Dokumente kann entweder durch einen externen ScanDienstleister umgesetzt oder durch den Kunden selbst vorgenommen  werden.

Die Altakten von aktiven Mitarbeitern werden in fast allen Projekten digitalisiert, 
anschließend werden diese Akten meistens vernichtet (das übernimmt häufig auch der Scan-Dienstleister). Die Akten von Rentnern oder ausgeschiedenen Mitarbeitern 
werden oftmals nicht mehr digitalisiert und bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in „Kellerarchiven“ gelagert. 

Bei der Digitalisierung der Altakten wird unterschiedlich verfahren: Einige Kunden erstellen pro Akte eine Datei mit gegebenenfalls mehreren hundert Seiten, andere Kunden scannen Dokument pro Dokument ein. Manche Kunden liegen zwischen diesen Varianten und fassen die Dokumente aus den Bestandsakten nach Kategorien zusammen.

Es besteht die Möglichkeit, im Customizing für verschiedene Dokumentarten 
Löschfristen zu hinterlegen, so dass die entsprechenden Dokumente nach Ablauf 
der Frist automatisch gelöscht werden. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten (auch je 
Dokumentart einstellbar):

  • Automatisiertes Löschen: Das System löscht die Dokumente bei Fristablauf 
    automatisch und ohne User-Interaktion (empfehlenswert z. B. bei 
    Entgeltnachweisen in der Personalakte).

  • Teilautomatisiertes Löschen: Das System schlägt die Dokumente bei 
    Fristablauf per Workflow zum Löschen vor. Eine Löschung erfolgt jedoch erst, 
    wenn ein Anwender den Löschworkflow freigegeben hat. Soll der Workflow 
    nicht freigegeben werden, kann ein neues Löschdatum hinterlegt werden, zu dem das Dokument erneut vom System zum Löschen vorgeschlagen werden 
    soll (empfehlenswert z. B. bei Abmahnungen).

Nein, die digitale Personalakte ist vollständig in den SAP-Standard integriert und nutzt 
das SAP-Berechtigungskonzept. Die Berechtigungsobjekte, die für die 
elektronische Personalakte erforderlich sind, können in eigene oder bereits 
bestehende HR-Rollen integriert werden.

FAQs im Bereich Continuous Audit SAP

Ja, im System können verschiedene Rollen definiert werden. Je nach Rolle steht ein individueller Funktionsumfang zur Verfügung. So können Auditoren z.B. bereichsübergreifende Checks überwachen und unter anderem auch Reportings erstellen.

Ja, die Lösung gibt es auch auf S/4HANA im Fiori Design.

Continuous Audit wirkt genau dort wo es auch eingesetzt wird, im SAP ERP System. D.h. alle durch die über 230 Checks überwachten Prozesse werden permanent auditiert. Betrugsattacken die außerhalb SAP stattfinden, z.B. per E-Mail oder Telefon, können nicht durch Continuous Audit überwacht werden und sind nicht Teil des Funktionsumfangs.

Hier kann für jeden Check eine individuelle Entscheidung getroffen werden. Soll die Transaktion gestoppt werden oder vorerst weiterlaufen, soll eine E-Mail-Benachrichtigung versendet werden oder nur der Alarm im SAP auftauchen – all diese Möglichkeiten sind flexibel einstellbar.

Eine Prüfung gegen externe Datenquellen wie Sanktionslisten findet z.B. bei der Geschäftspartnerprüfung statt. Befindet sich ein Geschäftspartner auf einer solchen Sanktionsliste, wird in Continuous Audit ein Alarm ausgelöst.

Die Lösung ist innerhalb eines Tages installiert. Um alle Checks und Alarmsituationen noch individuell einzustellen, kann ein weiterer Tag notwendig werden. Dann ist das System voll funktionsfähig und einsetzbar.

Ja, es können auch individuelle Checks erstellt werden. Handelt es sich dabei um einen Check, bei dem auch andere Unternehmen profitieren können, werden diese Checks bei zukünftigen Updates allen Kunden zur Verfügung gestellt.

Ja. Überwacht werden können die Bereiche Purchase-2-Pay, Order-2-Cash, HR, Hauptbuchhaltung, Lagerwirtschaft, Anlagenbuchhaltung und separate Bereiche durch individuell zu erstellende Checks.

SAP/Office Integration

Die SAP/Office Integration bietet grundsätzlich die Möglichkeit, alle Dokumente die mit Microsoft Office erzeugt werden in SAP Businessobjekten zu hinterlegen. Dazu zählen E-Mails in Outlook, Worddokumente, Exceltabellen, Powerpoint Präsentationen und Access-Datenbanken. Darüber hinaus können abseits der Office-Produktlinie auch PDF, TXT, JPG, TIFF und alle anderen gängigen Dateiformate bei Bedarf verarbeitet werden.

Nach der Installation steht Ihnen in den Office-Produkten Word, Excel, Outlook und Powerpoint ein Add-In zur Verfügung. Mit Klick auf den Button startet die SAP/Office Integration. Zusätzlich lässt sich die Anwendung auch im Kontextmenü des Windows-Explorer starten. Auch dann, wenn kein Office auf dem PC installiert ist.

Beim erstmaligen Start der Anwendung müssen Sie Ihr SAP System, den Mandanten sowie Ihre Login-Daten (Benutzer/Passwort) eintragen. Diese Daten bleiben bis zur Abmeldung verschlüsselt auf Ihrem PC gespeichert.

Ein besonderes Highlight ist der Zugriff auf die SAP F4 Wertehilfen für die richtige Indexierung. Die Eigenschaften des Dokumentes lassen sich so über Suchhilfen einfach und schnell definieren um die Zuordnung zum SAP Objekt in wenigen Schritten durchzuführen.

Archive Content Manager

Es gibt sowohl systembedingte als auch gesetzliche Gründe die für den Einsatz einer Archivierungslösung sprechen.

  • Durch die Verringerung der Datenmenge im SAP System lässt sich das Wachstum der Datenbank auf Dauer wesentlich besser kontrollieren. Der Zugriff auf die Daten bleibt dadurch langfristig performant.
  • Zudem ist die Dokumentenarchivierung mit ACM eine kostengünstige Lösung um gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise die DSGVO oder GDPdU einzuhalten.
  • Die Migrationszeiten bei einem Systemwechsel lässt sich durch ausgelagerte Daten stark verringern

Die revisionssichere SAP Archivierung von Geschäftsdokumenten schafft also eine wertschöpfende Prozesseffizienz und ausreichend Sicherheit falls Sie Dokumente nicht länger nur physisch, sondern langfristig digital rechtssicher archivieren möchten.

Grundsätzlich können alle in SAP erzeugten Dokumente ein- und ausgehenden Dokumente und Drucklisten mit ACM verarbeitet werden.

Der SAP Content Server ist als SAP eigenes Produkt kostenlos. Das ist richtig. Allerdings bietet diese Methode bei der Verwaltung von großen Dokumentenmengen keine Rechtssicherheit, da hier die Dokumente lediglich auf einer separaten Instanz abgelegt und ähnlich einem Content-Adressed-Storage System verwaltet werden. Somit ist dieser Vorgang in vielen Fällen ungeeignet.

Genau hier setzen wir mit dem Archive Content Manager an. Über die standardisierte SAP Schnittstelle ArchiveLink werden die Dokumente aus SAP mittels ACM auf ein revisionssicheres Storage geschrieben und verwaltet. Der Zugriff bzw. die Recherche der Dokumente erfolgt weiterhin direkt im SAP GUI.

Der Archive Content Manager ist zusammengefasst eine professionelle SAP zertifizierte Archivierungslösung, die sich voll in SAP integrieren lässt.

Der Archive Content Manager kann auch Dokumente und Daten aus der SAP Cloud Platform in Ihr Backend (ERP/HCM) integrieren. Somit erhalten Sie als Anwender die vielbeschworene Interoperabilität zwischen den beiden Systemwelten.

IT Service Solutions

Wir bieten IT-Dienstleistungen von A-Z an: Auf Wunsch maßgeschneidert, gerne auch als Managed Service in unterschiedlichen Versionen.

  • Server- und Netzwerkbetreuung
  • Desktopmanagement
  • E-Mail-Archivierung
  • Sharepoint Infrastruktur
  • IT-Sicherheit
  • Storage und Backup
  • Business Service
  • Netzwerk (LAN, WAN, WLAN) Service
  • Hard- und Software (PC, Notebook, Office, Betriebssysteme usw.)
  • Virtualisierung

Wir bieten für alle Probleme und Aufgabenstellungen rund um IT eine fachgerechte Lösung. Wir erbringen diese Leistungen sowohl persönlich bei Ihnen vor Ort, als auch remote per Fernwartung.

Wir bieten Lösungen für alle Ansprüche – sowohl komprimierte Servicepakete mit niedrigen Fixkosten als auch Komplettlösungen für große Aufgaben sind möglich. Die Kosten richten sich nach Ihren Anforderungen, der Anzahl der Anwender und einigen weiteren Faktoren. Kontaktieren Sie uns bitte jederzeit für ein unverbindliches Angebot. Nur so können wir garantieren, dass wir für Sie ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis erzielen.

Wir analysieren in einem Workshop vor Ort die aktuelle Sicherheitslage in Ihrem Unternehmen. Wir nutzen dazu einerseits den Leitfaden für Cyber-Sicherheits-Checks des BSI um den Schutzbedarf zu bestimmen. Mit einem speziellen Cyber Threat Assessment Program (CTAP) untersuchen wir darauf hin auf technischer Ebene Ihr Netzwerk nach Schwachstellen. Sie erhalten von uns als Ergebnis eine Handlungsempfehlung welche Maßnahmen zu treffen sind, um Ihre Sicherheitsmechanismen wieder an die Bedrohungslage anzupassen. Natürlich stehen wir hier nicht nur beratend zur Seite, sondern unterstützen Sie auch im Umsetzungsprojekt als Technologie- und KnowHow-Lieferant.

Ja. Mit unseren modular aufgebauten Managed Services haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Leistungen von der Wartung der Arbeitsplatzrechner bis zum Monitoring Ihrer Server und Netzwerkkomponenten an uns zu übertragen. Wir führen diese Leistungen sowohl on-Site als auch remote durch und definieren den Rahmen der zu erbringenden Dienstleistungen in Service Level Agreements um Ihnen bestmöglichen Support zu gewährleisten.

Wir arbeiten sehr eng mit Betreibern von Rechenzentren in Deutschland und Österreich zusammen und haben bereits mehrere erfolgreiche Umzüge in die Cloud durchgeführt. Die Rechenzentren sind gemäß den ISO Normen zertifiziert und arbeiten streng nach den Vorgaben der EU-DSGVO um Ihren Daten und Anwendungen bestmöglichen Schutz zu bieten.

Sie erreichen unseren Support während der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag zwischen 08:00 – 17:00 Uhr per E-Mail und Telefon. Je nach vereinbartem Supportlevel stehen wir Ihnen auch am Wochenende und an Feiertagen, auch rund um die Uhr zur Verfügung.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Supportanfragen jederzeit online zu melden und sich auf diesem Wege auch über den Status offener Tickets zu informieren.

Der Archive Content Manager (ACM)

Die intelligente Verbindung von SAP S/4HANA und der SAP Cloud Platform

  • Nutzen Sie die Potentiale einer hybriden Strategie mit SAP ERP/HCM und der SAP Cloud Platform
  • Datenarchivierung nach EU-DSGVO umsetzten

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