Auftragsbestätigungen
IN SAP

Eingehende Auftragsbestätigungen verarbeiten,
einfach, sicher und schnell in SAP

Cleveres Modul mit großer Wirkung:
mit der digitalen Auftragsbestätigung wird eine  Effizienzlücke im Procurement geschlossen

Speziell bei der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen sind enorme Effizienzsteigerungen bei der täglichen Arbeit möglich. Die Erfassung eingehender Auftragsbestätigungen (AB), stellt in vielen Unternehmen eine Effizienzbremse dar, da sie häufig noch manuell vorgenommen werden und der Abgleich von Angebot und Bestellung mit dem Auftrag mühsam ist. Dieser Vorgang kann jedoch automatisiert und deutlich effizienter gestaltet werden.

Das HERICHSEN "AB"-Modul schließt im Procurement-Prozess damit eine wichtige Lücke, um durchgängig papierlos und digitalisiert arbeiten zu können.

Bild - Sebastian Lang | © Sebastian Lang
Sebastian Lang, Purchasing Manager Operations NETZSCH Pumpen & Systeme GmbH

Mit der HENRICHSEN-AB-Lösung sparen wir uns bei der Bearbeitung von Auftragsbestätigungen mehr als 65% an Zeit ein. Die Amortisationszeit für das Einführungsprojekt liegt laut unserer internen Berechnungen bei unter 2 Jahren. Zudem konnten wir durch die HENRICHSEN-Lösung den nachgelagerten Prozess der Abarbeitung und Umsetzung von Kundenaufträgen beschleunigen.

Vorteil Digitalisierung: Die digitale Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

 

Ein Status:

Viele Folgeprozesse im Einkauf sowie anschließend in der Produktion und im Finance hängen von schnell und sicher funktionierenden Prozessen in der Beschaffung und AB-Prüfung ab.  

So stehen viele Firmen vor diesen Herausforderungen:

  • Die manuelle Prüfung und Daten-Übertragung ist fehleranfällig, aufwändig und stellen für Mitarbeiterer ermüdende Routine dar
  • Die Disposition arbeitet nicht mit aktuellen Daten aufgrund von Verzögerungen in der Erfassung
  • Sie haben keinen Überblick über ausstehende, eingegangene und bereits erfasste Bestätigungen
  • Aufgrund von Zeitmangel wird keine vollständige Prüfung durchgeführt (Menge, Preis und Termin)
  • Auftragsbestätigungen des Lieferanten müssen zeitaufwändig archiviert werden – oftmals keine Verbindung zu Bestelldokumenten

Die HENRICHSEN Lösung "Auftragsbestätigung for SAP" - So funktioniert die Lösung

  1. Auftragsbestätigungen erreichen ein Unternehmen heute auf verschiedene Art und Weise: als Papier, Mail oder (EDI)-Datenstrom. Für jeden Eingangskanal bieten wir das adäquate Werkzeug, um die AB und ihre Daten zu erfassen und für die Weiterverarbeitung aufzubereiten.
  2. Papierdokumente werden nach ihrem Eintreffen gescannt und anschließend an die Belegerkennung zur Verarbeitung übergeben. AB die auf elektronischem Weg eingehen, z.B. als Anlage in einer E-Mail, werden automatisiert aus einem definierten Postfach eingelesen und direkt an die Belegerkennung übergeben. Die Beleg-erkennung liest die relevanten Daten aus den erhaltenen Dokumenten aus und gleicht diese mit Ihren SAP-Stamm- und Bewegungsdaten ab. So wird eine hohe Erkennungsqualität basierend auf SAP Daten optimal unterstützt. Bei Bedarf können über einen Verifizierungsarbeitsplatz (WEB oder FAT Client) vom Mitarbeiter Daten korrigiert oder ergänzt werden.
  3. Nach der Übergabe der extrahierten Daten an SAP, werden diese im HENRICHSEN AB Cockpit mit den Bestelldaten verglichen. Über eine Ampelfunktionen werden Abweichungen in Preis, Menge und Termin angezeigt. Somit hat der Benutzer hier alle AB Daten im Überblick und kann per Mausklick die gewünschten Bestellungen oder Bestellpositionen bearbeiten.
  4. Sowohl die AB, als auch Kommentare und Mails werden nach der Bearbeitung revisionssicher zur SAP Bestellung in Ihrem angeschlossenen SAP Archivsystem abgelegt.

Belegerkennung in SAP

Das Auslesen und Erkennen von Daten auf eingegangenen Dokumente ist ein wichtiger Baustein der Lösung, um eine effiziente und schnelle Bearbeitung zu unterstützen. 

Wir setzen hier auf eine intelligente Belegerkennung welche über die Kombination verschiedener Funktionen bzw. Strategien (z.B. Stammdatenvergleich, Schlüsselwörter, Learning Modul,…) eine hohe Erkennungsqualität unterstützt. 

Im Prozess der digitalen AB-Verarbeitung werden u.a. folgende Informationen ausgelesen:

  • Besteller, Lieferant
  • AB Datum, AB Nummer
  • Liefertermin, Gesamtwert, Währung
  • Positionsdaten wie Menge, Einzelpreis, Termine

Die Fachabteilung hat alle prüfungsrelevanten Informationen im Verifizierungs-arbeitsplatz sofort im Zugriff und kann diese bei Bedarf, z.B. bei nicht ausgelesenen Werten korrigieren oder ergänzen.

Das Kernstück der Lösung: das AB-Cockpit

Eventuelle Abweichungen vom Regelprozess können sehr einfach und übersichtlich im AB Cockpit über eine Ampelfunktion erkannt und bearbeitet werden.

Positionen können dann einzeln oder insgesamt bestätigt oder abgelehnt werden. Über verschiedene Selektionsparameter (z.B. Einkäufergruppe) kann die Treffermenge entsprechend eingeschränkt werden. 

Ebenso steht eine Inplace Dokument-Anzeige zur Verfügung, um das eingegangene AB Dokument einzusehen. 

Weitere Features:

  • Versand von E-Mails aus dem Cockpit heraus
  • Hinterlegen von Kommentaren 
  • Erzeugung eines interaktiven PDF Formulars, das per E-Mail an den Lieferanten verschickt wird. 
  • Der Lieferant kann dann seine Bestätigungsdaten direkt im PDF erfassen und so digital zurückmelden.
4 wesentliche Vorteile einer Digitalisierung im Auftragsbestätigungsprozess:

Nützliche Add-ons und Funktionen der Auftragsbestätigung

Interaktive PDF

Eine Bestellung kann dem Lieferanten auch über ein interaktives PDF zugestellt werden.

Dateneingabe online

Werte für die Bestellung können online eingetragen und das Formular per E-Mail vom Lieferanten zurückgesendet werden.

Bestelldaten-Abgleich

Der Abgleich mit den Bestelldaten erfolgt im HENRICHSEN AB Cockpit. Die hier mögliche Einbindung von B- und C- Lieferanten reduzieren den Aufwand.

Intelligente Archivierung

Die Archivierung der Auftragsbestätigung (AB) und zugehöriger Dokumente erfolgt automatisiert und wird protokolliert.

Selektionsparameter

Selektionsparameter sind voreinstellbar und individuell konfigurierbar.

Klärungen leicht gemacht

Das zeitraubende Nachvollziehen von zu klärenden Themen wird duch den eindeutigen Prozess minimiert. 

Freigabe- und Ablehnungsfunktion

Individuelle Freigabe- und Ablehnungs-Funktion bezüglich Position oder der Auftragsbestätigung (AB) insgesamt.

Automatisierte Positionserfassung

Automatische Erfassung akzeptierter Positionen.

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