Auftragsbestätigungen automatisiert in SAP verarbeiten
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Kontrollieren und verarbeiten Sie eingehende Auftragsbestätigungen schnell und effizient.
Immer seltener decken sich Bestellung und Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigungen werden zunehmend verpflichtend. Das liegt einerseits an der Digitalisierung der Beschaffungsprozesse in den meisten Unternehmen und andererseits an der Aufnahme diverser Lieferanten in den Lieferantenstamm und dem Zuwachs an unterschiedlichen Bestellungen in der Folge.
Auftragsbestätigungen sind dadurch eminent wichtig geworden, um den Überblick behalten zu können. Da es bei den Lieferanten immer wieder zu Produktionsunterbrechungen und Lieferverschiebungen kommen kann, ist mittlerweile eine 100 % Prüfung der eingehenden Auftragsbestätigungen notwendig geworden. Das sichert nicht nur die gesetzliche Widerspruchsfrist, sondern auch die Wirtschaftsprozesse im Unternehmen. Die Notwendigkeit der manuellen Auftragsbestätigungskontrolle aber führt im Einkauf oft zu Ressourcenengpässen und einem hohe Arbeitspensum. Das ist für die Einkaufsabteilungen auf Dauer nicht tragbar.
Genau hier schafft das HENRICHSEN4s AB Cockpit Abhilfe. Wenn die AB-Positionen mit den Bestellpositionen zusammenpassen, kann die Bestätigung automatisch im Hintergrund erfolgen. Die positionsgenauen Abweichungen dagegen werden über ein Ampelsystem im HENRICHSEN4s AB Cockpit dargestellt und können zeitsparend per Knopfdruck abgearbeitet werden. Das ersetzt eine zeitintensive, manuelle Prüfung.
Die Nutzeroberfläche des HENRICHSEN4s AB Cockpit bietet zudem eine nutzerfreundliche Arbeitsumgebung, die sich neben der SAP® GUI Einwahl auch in einer SAP® Fiori App verwenden lässt.
Diese Unternehmen vertrauen bereits auf unsere Lösung
Der Prozess der Auftragsbestätigungsverarbeitung für SAP®
Am Prozessanfang steht der Eingang der Auftragsbestätigungen im Unternehmen in unterschiedlichen Formaten. Das geschieht heute meist in PDF-, EDI- (IDoc) -Format und nur noch selten in Papierform. Die IDoc-Datenformate werden direkt über einen Funktionsbaustein aus dem kundeneigenen, SAP® integrierten IDoc-Monitor in das HENRICHSEN4s AB Cockpit übertragen. Bei PDF- und Papierform erfolgt eine Übergabe aus dem E-Mailfunktionspostfach an die Belegerkennung.
Dort werden durch das Logic Package (Basis KI) und anhand der Stamm- und Bewegungsdaten des kundenseitigen SAP® Systems eine möglichst gute Auslesequote erzielt. Die erkannten Informationen werden dann an das Cockpit übergeben, wo der automatische Abgleich erfolgt. Das anschließende Abarbeiten der Abweichungen wird durch eine Ampelfunktion (z.B. bei Preis, Menge, Termin, etc.) unterstützt, die Abweichungen farblich kenntlich macht. Der Mitarbeiter kann nun über das HENRICHSEN4s AB Cockpit aktiv Entscheidungen treffen. Übereinstimmende Bestellungen können dunkel verarbeitet werden. Die Klärung kann über den integrierten E-Mail Dialog mit inkludiertem Vorlagencenter erfolgen. Die E-Mail wird direkt an der Bestellung abgelegt.
Erleben Sie unsere Lösungen live!
Verpassen Sie nicht unsere Live-Veranstaltungen: in Webinaren, auf Events und Messen geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere Lösungen. Der persönliche Austausch steht dabei im Vordergrund! Wir freuen uns auf Sie!
Die Funktionen des HENRICHSEN4s AB Cockpit
- auf Einteilungsebene mit integrierter Ampelsystemanzeige abgleichen
- Abweichungen direkt und systemgestützt in die Bestellung übertragen
- Einteilungen ganz einfach per Klick erzeugen
- Auftragsbestätigungen samt Protokoll und Mailverkehr automatisch ablegen
- Dunkelverarbeitung auf zwei Ebenen (Belegerkennung und/oder Cockpit)
- fallbezogene Änderung des Einkaufsinfosatzes und des statistischen Lieferdatums
Ein Blick in die HENRICHSEN4s Auftragsbestätigungsverarbeitung
In unserem Video-On-Demand gibt Ihnen unsere Expertin einen Einblick in unsere Lösung und die Funktionen im Detail. Erfahren Sie, wie Sie die HENRICHSEN4s Auftragsbestätigungsverarbeitung im Arbeitsprozess unterstützen kann und wie nutzerfreundlich und übersichtlich sich die Lösung in einer SAP® Fiori App verwenden lässt.
Erfahrungsbericht Robert Keck, SAP MM Inhouse Consultant
“Alles ging auf einmal deutlich schneller bei der Verarbeitung: Wir sparen uns jetzt täglich ca. 11 Stunden Bearbeitungszeit! Die Lösung wurde mit großer Akzeptanz angenommen, die positiven Effekte für die Mitarbeiter überzeugten einfach!"
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Die manuelle Erfassung von Auftragsbestätigungen ist weiterhin möglich. Der aktuell bestehende Weg wird durch das HENRICHSEN4s AB Cockpit nicht eingeschränkt.
Die Auftragsbestätigungsverarbeitung des HENRICHSEN4s AB Cockpit greift durch die SAP® Integration auf den in der SAP® Basis hinterlegten Typ zu. Ein Änderungsbestätigungstyp kann ebenfalls verwendet werden.
Auftragsbestätigungen, welche hauptsächlich aus Freitext bestehen, können digital verarbeitet werden. Der Automatisierungsgrad ist dabei abhängig vom restlichen Aufbau der Auftragsbestätigung und der Bestellung.
Generell können alle Auftragsbestätigungen in digitaler Form über die Lösung verarbeitet werden. Der Automatisierungsgrad wird durch die Qualität der Stammdaten, der Bewegungsdaten, des Belegaufbaus und der Bestätigungstreue des Lieferanten und des SAP® Kundensystems beeinflusst. Gerne können wir hierzu beratend zur Seite stehen.
Neben der gesetzlich geregelten Widerspruchsfrist (Übereinstimmung von Willenserklärungen und Rücktrittsrecht), dient die Kontrolle von Auftragsbestätigungen der Sicherung der Produktions- und Kundenauftragsprozesse. Ein Beispiel: Wird in der Auftragsbestätigung ein abweichender Liefertermin von vier Monaten angekündigt, diese Information aber nicht identifiziert und in die Bestandsliste übertragen, so kann es dazu führen, dass in der Produktion die Bänder stillstehen, weil das Material nicht verfügbar ist.
Für den Purchase-to-Pay Gesamtprozess ist es auch wichtig, Preisabweichungen in der Auftragsbestätigung zu identifizieren und diese in der Bestellung zu korrigieren (soweit der Lieferant mit den Auftragsbestätigungskonditionen im Recht ist), damit nicht die bestellbezogene Rechnung auf Preissperre läuft.
Der Prüfprozess und alle nachgelagerte Prozesse werden beschleunigt sowie Kosten für Ressourcen - wie z.B. Papier - eingespart.
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
