Speziell bei der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen sind enorme Effizienzsteigerungen bei der täglichen Arbeit möglich. Die Erfassung eingehender Auftragsbestätigungen (AB), stellt in vielen Unternehmen eine Effizienzbremse dar, da sie häufig noch manuell vorgenommen werden und der Abgleich von Angebot und Bestellung mit dem Auftrag mühsam ist. Dieser Vorgang kann jedoch automatisiert und deutlich effizienter gestaltet werden.
Das HENRICHSEN Auftragsbestätigungs-Cockpit schließt im Einkaufsprozess damit eine wichtige Lücke, um durchgängig papierlos und digitalisiert arbeiten zu können.
Mit der HENRICHSEN-AB-Lösung sparen wir uns bei der Bearbeitung von Auftragsbestätigungen mehr als 65% an Zeit ein. Die Amortisationszeit für das Einführungsprojekt liegt laut unserer internen Berechnungen bei unter 2 Jahren. Zudem konnten wir durch die HENRICHSEN-Lösung den nachgelagerten Prozess der Abarbeitung und Umsetzung von Kundenaufträgen beschleunigen.
Viele Folgeprozesse im Einkauf sowie anschließend in der Produktion und im Finance hängen von schnell und sicher funktionierenden Prozessen in der Beschaffung und AB-Prüfung ab.
So stehen viele Firmen vor diesen Herausforderungen:
Die HENRICHSEN Lösung "Auftragsbestätigung for SAP" - So funktioniert die Lösung
Belegerkennung in SAP
Das Auslesen und Erkennen von Daten auf eingegangenen Dokumente ist ein wichtiger Baustein der Lösung, um eine effiziente und schnelle Bearbeitung zu unterstützen.
Wir setzen hier auf eine intelligente Belegerkennung, welche über die Kombination verschiedener Funktionen bzw. Strategien (z. B. Stammdatenvergleich, Schlüsselwörter, Trainings Modul...) eine hohe Erkennungsqualität unterstützt.
Im Prozess der digitalen AB-Verarbeitung werden u. a. folgende Informationen ausgelesen:
Die Fachabteilung hat alle prüfungsrelevanten Informationen im Verifizierungs-arbeitsplatz sofort im Zugriff und kann diese bei Bedarf, z. B. bei nicht ausgelesenen Werten korrigieren oder ergänzen.
Das Kernstück der Lösung: das AB-Cockpit
Eventuelle Abweichungen vom Regelprozess können sehr einfach und übersichtlich im AB Cockpit über eine Ampelfunktion erkannt und bearbeitet werden.
Positionen können dann einzeln oder insgesamt bestätigt oder abgelehnt werden. Über verschiedene Selektionsparameter (z. B. Einkäufergruppe) kann die Treffermenge entsprechend eingeschränkt werden.
Ebenso steht eine Inplace Dokument-Anzeige zur Verfügung, um das eingegangene AB Dokument einzusehen.
Weitere Features:
Eine Bestellung kann dem Lieferanten auch über ein interaktives PDF zugestellt werden.
Werte für die Bestellung können online eingetragen und das Formular per E-Mail vom Lieferanten zurückgesendet werden.
Der Abgleich mit den Bestelldaten erfolgt im HENRICHSEN AB Cockpit. Die hier mögliche Einbindung von B- und C- Lieferanten reduzieren den Aufwand.
Die Archivierung der Auftragsbestätigung (AB) und zugehöriger Dokumente erfolgt automatisiert und wird protokolliert.
Selektionsparameter sind voreinstellbar und individuell konfigurierbar.
Das zeitraubende Nachvollziehen von zu klärenden Themen wird duch den eindeutigen Prozess minimiert.
Individuelle Freigabe- und Ablehnungs-Funktion bezüglich Position oder der Auftragsbestätigung (AB) insgesamt.
Automatische Erfassung akzeptierter Positionen.
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