Beschaffungsmanagement in SAP® - automatisch & schnell

Senken Sie Ihre Bestellprozesskosten durch unsere SAP® Procurement-Lösung.

Analoge Bedarfsmeldungen verursachen erheblichen Mehraufwand

In den meisten Unternehmen findet der Beschaffungsprozess noch analog statt. Eine Bestellanforderung wird dort per E-Mail, in Papierform oder auf Zuruf an den Einkauf weitergegeben oder im Worst Case überhaupt nicht gemeldet. Letzteres geschieht vor allem in Abteilungen, in denen die Bestellabwicklung per Telefon oder via E-Mail direkt mit dem Lieferanten stattfindet. Diese personalintensive Beschaffungsmethode führt regelmäßig zu erheblichem Mehraufwand und erschwert es, den Überblick über den Beschaffungsprozess zu behalten.

Anstatt sich hinreichend um die Einkaufsstammdaten oder die Lieferantenauswahl kümmern zu können, ist die Einkaufsabteilung dadurch gezwungen, viel Zeit auf Prozesslücken und Fehler in der Bestellabwicklung zu verwenden. Der resultierende Zeitmangel erschwert es auch, Einkaufs-Guidelines, Freigaberichtlinien und Warengruppenstrategien konstant einzuhalten. Eine Effizienzsteigerung im Beschaffungsprozess rückt so in weite Ferne.

Das HENRICHSEN4s Beschaffungsmanagement bietet genau hier Abhilfe: Durch den Anschluss verhandelter Web Kataloge (OCI) und eine standardisierte Workflow Engine erschließt sich dem Nutzer ein modernes, ortsunabhängiges Beschaffungserlebnis unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Dabei kommen alle drei Oberflächengenerationen (SAP® GUI, Fiori und Web) im Austausch mit SAP® oder nahtlos darin integriert zum Einsatz. Für die Einkaufsabteilung ergeben sich daraus zeitsparende Vorteile im SAP® Beschaffungsprozess.

Vorteile des HENRICHSEN4s Beschaffungsmanagement

Unsere Lösung eignet sich ideal für jede Einkaufsabteilung, die ihre analogen Prozesse durch ein zeitgemäßes Beschaffungserlebnis ersetzen möchte. Im Detail bieten wir dem Nutzer unter anderem diese Vorteile:

Maverick Buying vermeiden

durch systemgesteuerte Leitplanken

Bedarfsgerechte Einbindung

der Einkaufsabteilung

Kostensparende Bestellungvorgänge

bei Bestandslieferanten

Unterstützung der Warengruppenstrategie

durch besseren Überblick

C-Teile-Beschaffung

einfach managen

B-Teile-Beschaffung

unterstützen und digitalisieren

Der Prozess des HENRICHSEN4s Beschaffungsmanagement

Grafik zur Prozessarchitektur des HENRICHSEN4s Beschaffungsmanagement

Im ersten Schritt kann jeder Mitarbeiter über die zentrale Eingabeoberfläche (SAP®GUI, Fiori, Web) seinen Bedarf melden und den Beschaffungsprozess starten. Bei wiederkehrenden Bedarfen unterstützen dabei angeschlossene interne und externe Web Kataloge und das Vorlagencenter.

Parallel werden im Hintergrund die SAP® Regeln für die BANF Erstellung eingehalten. Über eine Workflow Engine erfolgt dann unter anderem nach Sach- oder Kostenbezug die Verteilung der Bestellanforderungen an die zuständigen Freigeber. Alternativ wird eine BANF erstellt, die dann zur Kostenfreigabe als Work Item im Business Workplace generiert wird.

Ist keine Freigabe notwendig, werden im Hintergrund automatisch n-Bestellungen erstellt. Der Bearbeiter kann diese daraufhin an die jeweiligen Lieferanten versenden. Es ist möglich, den gesamten Prozess über die Beschaffungsübersicht laufend zu kontrollieren und jederzeit aktiv zu korrigieren. Muss eine Bestellabwicklung generell bearbeitet oder freigegeben werden, wird diese über den Workflow automatisch bereitgestellt. Durch diese prozessuale Leitplanken können auch neue Mitarbeiter das Beschaffungsmanagement innerhalb kurzer Zeit selbstständig anwenden.